概念︰電子 I-9 表工作流程

區段 1。正職員工資訊與確認

正職員工填寫表單、提供任何必填或選填資料，並選取適當的核取方塊。
如果您想要將
「完成 I-9 表
」任務中的出生日期和 SSN 資料覆寫正職員工基本資料資訊，可以在「維護
I-9 表」上選取「使用 I-9 表覆寫正職員工基本資料的日期和 SSN」
核取方塊
。 -9 設定
任務。當正職員工提交 I-9 表時，Workday 會覆寫 I-9 表中的 SSN 和出生日期，以取代 HR 記錄中的 SSN 和出生日期。
選取此核取方塊不會傳送此變更的通知或確認。
當您撤回「
填寫 I-9 表」
業務流程時，這些流程也會一併撤回。

編制者和/或翻譯人員認證

區段 2。雇主或授權代表審查與驗證

請輸入
清單 A
或
清單 B
和
清單 C
中的文件，然後提供必要的文件詳細資料。
Workday 會根據正職員工選擇的公民或移民狀態，篩選清單 A、B 和 C 提示中的選擇清單，並提供驗證以確保資料輸入正確無誤。
當正職員工在清單 C 文件中提供社會安全卡時，您必須在清單 C 中手動輸入社會安全卡號碼。
當 Workday 選取與文件對應的核發機構時，您可以覆寫此值。
您可以將表單傳回給正職員工，以輸入缺少的資料或更正。
請選取
「我同意」
核取方塊，此核取方塊可做為電子簽章。
您可以將 Workday 配置為在此區段中填入雇主名稱、職銜、組織和地址。Workday 會在您核准表單前加上目前的日期戳。
如有必要，您可以選取
逾期原因
。

(選用) E-Verify 整合

您可以將 Workday 配置為自動將正職員工的 I-9 表資料傳送至 E-Verify。
當原始 I-9 表有可疑資料時，E-Verify 會要求重新驗證。Workday 會在
「I-9 表資料驗證」
事件中顯示自訂說明，指出哪些項目有問題。您可以更正輔助文件資訊，但第 1 節的更正必須由正職員工提供。
您可以配置 Workday，以便︰
檢視過去 365 天內為正職員工建立的個案。您可以先在 E-Verify 關閉重複的個案，然後再建立新個案。
定期從 E-Verify 同步更新的個案狀態。
依據正職員工提供的文件，E-Verify 會傳回正職員工相片供您驗證。E-Verify 會決定相片比對的要求。如果缺少相片或相片不符，您必須上傳正職員工文件的影像。
E-Verify 可能會要求您上傳文件的正面和反面影像，而無需您確認相片是否相符或遺失。
Workday 會重新提交資訊，而 E-Verify 會傳回聘僱授權狀態。當授權為︰
順利完成後，Workday 會關閉 E-Verify 個案，並自動完成 Workday 業務流程的完成步驟。
若失敗，Workday 會維護 E-Verify 個案編號，以便您在 E-Verify 網站上手動解決個案。如果您將整合配置為同步個案狀態，並且您從 E-Verify 收到
美國僱用驗證狀態
，Workday 會自動完成業務流程中的
「美國僱用驗證狀態最終狀態」
步驟。
如果 E-Verify 連線失敗，Workday 會顯示
Awaiting E-Verify Submission
的狀態。如果您擁有
「Process: Resubmit: Form I-9」
網域的權限，可以按一下
「重試」
以重新提交資訊。如果 I-9 表逾期，您可以輸入逾期原因，然後再重試 E-Verify 提交。

手動輸入最終美國就業驗證狀態

您可以使用
「美國就業授權最終狀態」
步驟來輸入僱用資格詳細資料。
未使用 E-Verify 時，您可以判斷適用資格並在此輸入。
如果 E-Verify 未立即傳回授權，Workday 會在此暫停
完成 I-9 表
業務流程。 步驟。 Workday 也會顯示來自 E-Verify 的資訊，方便您在 E-Verify 網站手動填寫 I-9 表。使用 E-Verify 解決問題後，您可以記錄適用資格狀態和任何其他資訊 此處。然後，您可以提交「
完成 I-9 表
」業務流程。
當您選取
「僱用未授權」
或
「驗證未確定」
等狀態時，Workday 會自動撤回「
編輯證件資訊」
業務流程，並從員工記錄中移除 SSN 和 I-9 表 A、B、C 表文件 ID。
如果您輸入的適用資格狀態或 E-Verify 個案編號不正確，且
「完成 I-9 表」
業務流程中已無任何步驟，您可以使用業務流程的
「更正」
動作來變更狀態或個案編號。

驗證未通過的 I-9 表