概念︰清除招募資料
為遵守隱私權法規和《一般資料保護規範》(GDPR)，Workday 可讓您從用戶中清除所選資料類型的個人可識別資訊 (PII)。
您可以在自訂報告中選取某個群體，從 Workday 用戶中清除他們的特定 PII。
範例︰
- 作用中的員工
- 候選人
- 僱用人選
- 具有候選人基本資料的僱用人選
- 潛在客戶
- 離職員工
Workday 可讓您建立及管理清除計畫，在其中指定清除中要包含哪些資料群體。
清除資料時，資料會從您的用戶中永久移除。Workday 無法還原或回溯刪除的資料。
為防止重要資料遭到刪除，Workday 建議您︰
- 將清除資料的能力授予給了解清除流程及其後果的使用者
- 先只清除在沙箱環境中經過測試及確認的資料，再在正式環境中清除資料
清除個人資料
您可以使用
清除隱私資料
任務，僅移除您在清除計畫中指定的個人身分識別資訊。當您需要定期清除資料集時，可以使用此任務。範例：清除離職員工資料。清除單一實體
Workday 可讓您清除候選人或求職申請等單一實體，只要使用該實體的相關動作功能表即可。有權存取「Purge Single Entity Data」網域的安全群組可以清除個人記錄。
清除候選人資料
如果收到相關要求或已不再需要相應資料，您可以清除候選人或候選人文件。範例：在候選人接受其他職務後清除其求職申請。
如果您清除以下項目︰
- 非您僱用的候選人，則 Workday 會移除該名候選人的 PII、其「候選人首頁」使用者名稱，以及與該名候選人相關的所有文件
- 您僱用的候選人，則 Workday 會移除他們的「候選人首頁」使用者名稱，以及其員工基本資料的候選人文件區段
清除員工資料
Workday只會清除符合以下條件的員工︰
- 在可使用「清除隱私資料」任務建立的自訂報告中，將「符合清除資格」標示為。
- 終止。如果員工具有作用中的員工職位，或處於離職待處理狀態，您便無法將其清除。
Workday 不會清除以下對象：
- 開放或已凍結職務的候選人
- 未來僱用人選
清除離職員工資料
當您清除離職員工時，Workday 將不再於搜尋中傳回這些員工，並會移除他們所有的 PII。基於記錄人員編制用途，Workday 會採取以下動作：
- 在任何通常會顯示已清除實例姓名的位置，將其註明為已清除的人員
- 將所有剩餘資料與已清除的人員建立關聯，而非與可識別人員關聯