概念︰應計應付帳款和應付帳款服務台
Auditoria.AI 智慧型機器人 (用於 Workday) 提供以下應付帳款 (AP) 功能，協助您管理採購到付款流程中的任務︰
- 應計應付帳款
- 應付帳款服務台
您只能將Gmail 和 Microsoft Outlook 電子郵件平台與 Auditoria.AI SmartBots for Workday 產品整合，且︰
- 這些電子郵件平台的訂閱不包含在提供的產品中。
- 這些電子郵件平台與提供的產品之間的整合不屬於「服務」的一部分。
如果您是 MSA 類型 (見下文) 訂閱服務協議，您必須先訂閱 Innovation Services，才能使用這些功能。 如果您尚未訂閱 Innovation Services，請聯絡您的客戶經理人員，索取 Innovation Services 附錄。 如需更多資訊，請參閱 Workday Community 中的 Workday Innovation Services。
依據貴組織的訂閱服務合約，您可能需要執行其他步驟才能啟用此功能。您的組織已簽署主要服務合約 (MSA) 或通用主要服務合約 (UMSA)。若要確定貴組織的訂閱服務協議，請執行以下操作︰
如果值為︰
- UMSA，系統會自動使用此功能。您可以略過為 MSA 客戶啟用 Innovation Services 功能和 AI 資料提供的步驟。如需有關機器學習資料貢獻的詳細資訊，請參閱「概念︰適用於通用主要訂閱合約客戶的 Workday AI」 。
- MSA 中，您必須透過「為 MSA 客戶啟用 Innovation Services 功能」和「AI 資料貢獻」步驟，透過 Innovation Services 啟用此功能。
注意︰UMSA 客戶的用戶中沒有 Innovation Services 任務和報告，因為這些任務和報告僅供 MSA 客戶使用。UMSA 客戶可以忽略所有有關 Innovation Services 的資訊。
若要進一步了解更新、修正和已知問題，請參閱
應計應付帳款
應計AP 會使用智慧型機器人向內部利益相關者和供應商傳送電子郵件，以索取應計休假預估，並存取 Workday Financial Management 中以下業務文件的資料︰
- 採購單 (PO)
- 供應商帳單
- 供應商
在應計應付帳款儀表板上，您可以檢視︰
- 在供應商回覆應計休假預估申請時，透過電子郵件與對方交談。
- 應計休假預估申請和日記帳分錄的狀態。
智慧型機器人會使用供應商回覆的資料來產生日記帳分錄草稿，您可以在過帳至 Workday 之前加以修改。
您可以將供應商指派至應計休假群組，然後指派擁有者可檢閱和核准每個群組的應計休假。您也可以向下探查應計休假群組，以檢視以下項目的詳細資料︰
- 日記帳明細
- 採購單資料
- 記錄資料。
- 廠商摘要
應付帳款服務台
AP Helpdesk 連線至 Workday Financial Management，讓您能夠從以下位置存取 Workday 資料︰
- 發票
- 付款
- 採購單
- 供應商
智慧型機器人使用這些資料完成任務，並透過以下方式處理內部和供應商查詢︰
- 將查詢自動化並向上呈報給團隊成員。
- 依目的和寄件者類型分類電子郵件
- 標幟可能提交的重複發票。
- 正在驗證授權聯絡人並傳送回覆。
您也可以使用服務台儀表板來執行以下操作︰
- 存取共用信箱以檢視所有電子郵件。
- 檢視信箱活動指標，包括電子郵件數量、SmartBot 偵測到的意向和 SmartBot 動作。
我們會為儀表板任務指派優先順序，並將其分類到以下其中一個分頁中︰
選項 | 說明 |
|---|---|
智慧機器人任務
| 顯示智慧型機器人已解決的任務。 您可以向下探查每個任務，以檢視︰
|
使用者任務
| 顯示智慧型機器人上報給團隊成員的任務，團隊成員可手動指派自己或其他人解決任務。 |
檢閱任務
| 可讓團隊成員檢閱、編輯及核准智慧型機器人回覆。
您還可以︰
|
離職
若要完成退出流程，無論您的服務合約為何，請透過您的 Workday Customer Success Manager (CSM) 或支援管道傳送中止通知。
如果您是透過 Innovation Services 啟用該功能，則還必須透過 Innovation Services Enablement 選擇停用該服務。如果您選擇停用，在 Workday 驗證您的停用要求前，一般使用者仍可使用此功能。