跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2024-06-14
將合併資料載入 Workday

將合併資料載入 Workday

  • 設定合併資料擷取。請參閱「」 步驟：設定合併資料擷取。
  • 對於外部 ERP 端點上的新實體，您可以使用「
    Put Beginning Balance Journal」
    或「
    Import Beginning Balance Journal」
    Web 服務，在 Workday 中載入期初餘額。
  • 配置
    「合併資料日記帳建立事件」
     業務流程。
  • 使用「
    維護日記帳來源與營業交易的對應
     」任務，將
    外部合併資料日記帳分錄來源
     對應至營業交易。
  • 安全性︰「進階關帳與合併」功能區中的
    「流程︰資料擷取」
    。
您可以手動載入合併資料，也可以透過文件擷取服務連線 (例如︰安全檔案傳輸通訊協定 (SFTP)) 載入合併資料。
僅載入目前開放期間的期間活動。
Workday 不會根據載入的期末餘額重新計算期間活動。
Workday 只會保留您上傳的 CSV 檔案名稱，而不會儲存檔案。Workday 假設您的外部 ERP 端點將繼續做為非 Workday 實體的記錄系統，以便進行稽核。
在公司、帳簿代碼和會計日期 (或分組維度) 相同的開放期間重新載入合併資料時，請考慮以下合併資料的狀態︰
合併資料狀態
說明
已核准
會計日記帳已過帳並與此資料相關聯。Workday 會取消先前具有相同分組維度的合併資料 (包括所有日記帳)，並將其取代為新的合併資料。
已取代
Workday 已將此資料取代為具有相同分組維度的後續合併資料。已取消其相關日記帳。
草稿
沒有任何會計日記帳與此資料相關聯。因此，Workday 不會取消先前的合併資料。您必須按一下
「取消」
，手動取消合併資料。
如果您要為相同的分組維度重新提交合併資料，您必須重新載入整個匯總的試算表期間活動。不要載入增量調整日記帳分錄。
  1. (選用) 根據您的需求，建立自訂驗證，找出需要更仔細檢閱或採取進一步動作的交易問題。範例︰建立自訂驗證，確保每當您使用
    「更正合併資料」
     任務更新明細時，Workday 都會建立明細備註，以供稽核軌蹟之用。請參閱 「步驟︰設定自訂驗證」。
    只要兩個位置都存在欄位，您就可以在會計日記帳中共用這些驗證。
    如需在整合事件期間以及建立合併資料載入之前，Workday 提供的驗證清單，請參閱 「Community上的合併資料擷取驗證」。
  2. 存取
    合併資料中心
     報告。
  3. 按一下
    上傳
    。
  4. 在
    「上傳合併資料」
     頁面中完成任務時，請參考以下說明︰
    選項
    說明
    來源系統整合
    選取要執行的整合名稱。您已在
    「維護來源系統至整合對應」
     設定任務中指派整合名稱。
    自動提交
    如果您希望 Workday 自動起始業務流程以確保合併資料無誤，請勾選此選項。
    當您的對應規則產生衝突的輸出值時，Workday 會︰
    • 不會填入對應結果。
    • 將顯示警告。
    • 即使您選取「
      自動提交」
      ，也不會自動提交資料。
    附件
    使用
    將檔案拖放到這里
     或
    選取檔案
     選項來新增合併資料檔案。
    您只能根據 Workday 定義的檔案格式載入檔案。請參閱「」 參照︰合併資料 - 傳入整合 CSV 檔案格式。
  5. 請確認合併資料檔案已成功載入，然後按一下
    「確定」
    。
  6. 在
    合併資料中心
     報告上，按一下
    重新整理
     ，確認整合事件順利完成。
    整合事件順利完成後，如果整合事件未發生任何錯誤，Workday 會將
    「整合事件 (過去 30 天)」
     網格中的
    「處理」
     分頁替換為
    「已完成」
    分頁。
    合併資料中心
     報告會在以下 2 個網格上顯示合併資料的詳細資料︰
    • 合併資料 (此網格預設會顯示目前開放期間的合併資料。您可以透過搜尋提示自訂此檢視)。
    • 整合事件 (過去 30 天)
  7. 在
    合併資料
     網格上，檢閱每個上傳的合併資料的詳細資料，例如︰
    選項
    說明
    公司
    包含合併資料的公司名稱。
    來源系統
    外部 ERP 端點的名稱。
    狀態
    指出每個合併資料檔案的下列狀態︰
    • 已核准︰您已核准合併資料並產生會計資料。
    • 草稿︰您已成功載入合併資料，但尚未提交資料以供核准。透過業務流程提交資料前，可能會有一些錯誤/警告需要您注意。
    • 已取消︰您已使用「取消」按鈕取消合併資料
    • 已取代︰ 您重新提交的檔案包含相同的分組維度︰
      • 被取代的合併資料狀態會從
        「已核准」
         變更為
        「已取代
         」。
      • 相關日記帳的狀態為
        「已取消」
        。
    • 錯誤︰您已順利將合併資料提交審核，但在業務流程完成時，Workday 會建立錯誤日記帳。如果您無法解決錯誤，請聯絡 Workday 客戶支援團隊尋求進一步協助。
    • 已提交︰您已使用「
      合併資料日記帳建立事件」
       業務流程將資料提交審核。
    錯誤
    表示合併資料中的錯誤數。
    您可以按一下數字，檢視錯誤的詳細資料。
    日記帳
    Workday 在合併資料核准後建立的日記帳。
    您可以按一下日記帳，深入探查日記帳的詳細資料。
  8. 按一下
    檢視
    可檢閱您上傳的合併資料的詳細資料。
    1. 如果您只想檢視先前已更正的分類帳科目和 Worktag 的更新明細，請勾選
      「僅限更新的明細」
      。
    2. 按一下
      確定
      。
      Workday 會顯示合併資料的相關資訊，例如︰
      • 對應的分類帳科目和目前的分類帳科目
      • 交易和分類帳貨幣
      • 交易和分類帳金額
      • 對應的 Worktag 和目前的 Worktag
      • 對應結果
      • 上次更新資料的使用者名稱和上次更新時間 (分鐘)。
  9. 按一下
    「更正」
     以更正合併資料中的錯誤。更正錯誤後，您可以提交合併資料以供核准。
  10. (選用) 按一下
    取消
     ，取消合併資料。您只能取消處於
    「草稿」
     狀態的合併資料。
  11. 檢閱
    整合事件 (過去 30 天)
     網格上的 4 個分頁。
    • 「處理中」
       分頁會顯示 Workday 仍在完成中的整合事件的詳細資料。
    • 已完成
       分頁會顯示每個已完成整合事件的詳細資料，例如︰
    選項
    說明
    整合事件
    整合事件的實例。
    您可以按一下實例，深入探查事件的詳細資料。
    診斷稽核下載 URL
    實例到診斷檔案。
    若要診斷檔案錯誤，請按一下 URL，然後按一下「+」按鈕以展開選擇。
    診斷稽核下載會提供整合摘要，並顯示檔案相關錯誤 (若有)。
    整合訊息
    整合訊息會顯示與整合相關的錯誤。
    如果您在上傳檔案後無法解決所有錯誤，Workday 建議您聯絡系統管理者。
    檢視合併資料
    按一下向下箭頭，即可︰
    • 檢視合併資料的詳細資料。
    • 匯出至 Excel。
    • 匯出為 PDF。
    • 「未完成」
       分頁會顯示每個因錯誤而建立某些合併集的整合事件的詳細資料。其中顯示以下資訊︰
    選項
    說明
    整合事件
    整合事件的實例。
    您可以按一下實例，深入探查事件的詳細資料。
    診斷稽核下載 URL
    實例到診斷檔案。
    若要診斷檔案錯誤，請按一下 URL，然後按一下「+」按鈕以展開選擇。
    診斷稽核下載，主要顯示檔案相關錯誤。
    整合訊息
    整合訊息會顯示與整合相關的錯誤。
    如果您在上傳檔案後無法解決所有錯誤，Workday 建議您聯絡系統管理者。
    • 「失敗」
      分頁會顯示因係統錯誤而導致 Workday 未建立合併資料集的失敗整合事件詳細資料。其中顯示以下資訊︰
    選項
    說明
    整合事件
    整合事件的實例。
    您可以按一下實例，深入探查事件的詳細資料。
    診斷稽核下載 URL
    實例到診斷檔案。
    若要診斷檔案錯誤，請按一下 URL，然後按一下「+」按鈕以展開選擇。
    診斷稽核下載，主要顯示檔案相關錯誤。
    整合訊息
    整合訊息會顯示與整合相關的錯誤。
    如果您在重新載入檔案後無法解決所有錯誤，Workday 建議您聯絡系統管理者。