设置时需考虑的事项：学生财务的会计信息和工作标记

定义

Workday Student Financials（Workday 学生财务）可记录您机构的财务交易，以及转入各个分类账账户的资金流动。您可以对学生费用交易进行分组，以合并业务日记账。

学生财务会计的设置包括以下主要构成：

分类账账户存储相关的业务日记账。

账户过账规则将业务日记账定向至指定的分类账账户。

工作标记是关键字，您可以指定给财务交易以生成财务报告。这些关键字随后会显示在您的业务日记账中。

示例：在许多机构，财务部门负责为机构的财务设置会计结构和工作标记。财务办公室与财务办公室合作，为学生交易配置正确的工作标记、收入种类和支出种类。本主题指导如何使用现有会计配置来处理学生财务交易。

业务优势

会计功能可让您深入了解机构的财务状况，从而：

向利益相关方提供财务报表。

使用这些数据为您的机构做出财务决策。

有效聚合会计数据以提高性能，同时保持财务记录的准确性。

您可以在使用相同分类账账户的同时使用工作标记进行报告，而无需配置和维护其他分类账账户。

设置会计结构和工作标记，以管理 Workday 学生财务。

用例

使用工作标记可以：

院长在决定是否应继续进行某个学科设定时考虑收入。

财务办公室分析每个学术单位的费用，并预测下一学年的预算。

经济资助办公室评估每个部门向学生支付的机构奖金和豁免数量。

要考虑的问题

问题	需考虑的事项
您希望在何处过账学生交易？	要将学生交易过账到公司“”，请将该公司与某个学术单位相关联。如果您要过账：如果所有学生交易都关联到同一家公司“”，则可以将该公司与学术单位 (AU) 相关联。所有下级 AU 都会自动继承“”公司。某些机构与其他公司的交易，您必须将该公司直接指定给 AU。示例：您可以通过将 AU 指定给单独的公司“”来生成“”的财务报表。交易到与机构未关联的公司，请将该公司指定给机构。示例：您的机构隶属于 Workday 中由某家公司表示的一家医院，但与 AU 并无关联。您还可以重设：学生费用条目的收入公司学生奖励条目和学生豁免条目的支出公司。
您希望在财务报表上看到哪些分类账账户？	请咨询您的财务部门，确定用于学生交易的分类账账户。大多数机构的学生财务交易和机构的整体财务交易使用单独的分类账账户。示例：将学生交易存储在“学生应收账款 ”账户中，而不是存储在常规“应收账款 ”账户中。
学生交易需要哪些工作标记？	请与您的财务部门联系，确定适用于学生交易的工作标记。请参考以下信息：要显示的洞察信息。用于代替精细分类账账户的工作标记。您是否需要工作标记。示例：您希望按学期报告学费。您的机构对每种学术期间类型使用单一的“学费” 分类账账户，而非单独的分类账账户。为学费费用条目添加“学术期间” 工作标记。生成学费报告时，您可以深入挖掘“学费” 分类账账户的账户总计，按学术期间查看数据。
您需要在何处定义默认工作标记值？	Workday 会为学生交易填充默认工作标记值。您可以更改您手动处理的特殊交易的值，但不能更改 Workday 自动处理的交易的值。当您的租户使用工作标记平衡时，Workday 建议您执行以下操作：为学生费用、学生豁免、学生奖励和学生赞助方合同上的平衡工作标记定义一个默认值。请考虑将学生交易的平衡工作标记设为必选。

建议

协同工作：

财务部门的报告，以了解他们对学生财务交易的期望。他们可以就工作标记和支出种类提供建议，以便启用账户过账规则，将学生交易发送到正确的分类账账户。如果您将旧版学生财务系统与 Workday Financial Management 集成，则可以在 Workday Financial Management 中进行配置来支持旧版系统。这些配置可能不是必需的，甚至可能会干扰 Workday Student Financials（Workday 学生财务）。请咨询您的财务部门，确定您不再需要且应移除的配置。示例：您使用了“收入”
账户过账规则来发送学生交易。您现在可以改用“学生收入”
账户过账规则。

经济资助办公室，为学生奖励条目配置工作标记和支出种类。

要求

对于学生财务交易处理，Workday 需要与所有学术单位相关联的公司。

限制

Workday 有以下方面的限制：

您的工作标记配置的生效日期。

在存在关联的交易后，可防止您更改条目的工作标记。当您更改条目的工作标记并调整关联交易时，Workday 会为调整条目和原始交易应用不同的会计工作标记。

Workday 建议您：

在处理交易之前，请确保您的工作标记配置正确。

请勿在交易存在后更改工作标记配置。

租户设置

租户设置选项	需考虑的事项
工作标记平衡	您可以为租户配置工作标记平衡。对于所有使用平衡规则的财务交易，工作标记平衡会为日记账抵消方指定必需的平衡工作标记。大多数机构使用“资金” 作为主要平衡工作标记。当您的租户使用工作标记平衡时，您必须：在 Workday Student Financials 中创建任何交易之前，请先配置工作标记平衡。为超额学生付款定义一个默认平衡工作标记，因为超额学生付款不会从关联的交易继承平衡工作标记。启用工作标记平衡后，您无法将其禁用。
期间关账活动组	对学生交易进行分组，以便您可以在不关闭整个分类账期间的情况下关闭这些交易。请参见概念：分类账关账活动组。
学生交易日记账行组	在 “编辑租户设置 - 学生” 任务中选中此复选框，对学生费用交易进行分组，以合并业务日记账。此操作会将由同一职务运行创建的各个学生应收账款日记账行聚合到一个日记账中，还会聚合相关的公司间和工作标记间日记账行。启用此功能后，您可以将其禁用，但此功能不会取消或转回 Workday 已分组费用的日记账。您可能需要手动创建某些日记账分录。

安全性

域	需考虑的事项
“Academic Funding”功能区域中的“Set Up: Academic Structure” 。 “Academic Faculty”功能区域中的“Set Up: Academic Units” 。	可将公司与学术单位相关联。
以下功能区域中的“Set Up: Enable Worktags” ： Common Financial Management 工作标记	让您能够配置可用于学生交易条目的工作标记和相关工作标记。
“Student Financials”功能区域中的“Manage: Student Sponsor Contract Processing” 。 “Financial Aid”功能区域中的“Set Up: Student Award Items” 。 “Student Financials”功能区域中的“Set Up: Student Charges” 。 “Student Financials”功能区域中的“Set Up: Student豁免” 。	让您能够为学生交易配置收入种类、支出种类、工作标记和相关工作标记。

业务流程

无影响。

报告

报告或面板	需考虑的事项
维护相关工作标记用途	配置学生事务可用或必需的工作标记类型，例如学生费用或学生奖励。
维护工作标记用途	配置可用于或学生事务必需的主要和其他工作标记类型。这些工作标记类型可包括学生费用或学生奖励。
查看账户过账规则集	为学生交易配置账户过账规则。
工作标记可标记类型的类型	查看您可以为学生交易配置的工作标记类型。

集成

无影响。

关系和关联点

功能	需考虑的事项
Workday 财务管理	在 Workday Financial Management（Workday 财务管理）中配置公司、会计结构和工作标记。
Workday 经济资助	经济资助管理员必须为学生奖励条目配置会计详细信息。

Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解Workday Touchpoints Kit，请访问 Workday Community。