Considerações para a definição: vários registros acadêmicos

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de vários registros acadêmicos. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Cada vez que um estudante se matricula em um programa de estudo, o Workday cria um registro acadêmico individual. Os registros acadêmicos contêm detalhes sobre as atividades educacionais de um estudante, como:

Objetivos educacionais

Datas previstas de conclusão

Plano acadêmico

Trabalho de curso

Níveis

Você pode manter vários registros acadêmicos para estudantes que perseguem mais de um objetivo educacional na sua instituição.

Vantagens para a empresa

Com vários registros acadêmicos, você pode:

Monitorar o progresso do estudante em relação às metas educacionais distintas.

Reduzir o esforço manual associado à manutenção de registros para estudantes que perseguem mais de um objetivo educacional.

Manter estatísticas, créditos e históricos acadêmicos separados.

Casos de uso

Você pode usar vários registros acadêmicos para rastrear:

Inscrição consecutiva para estudantes retornados.

Inscrição sobreposta para estudantes que seguem mais de um programa de estudo.

Inscrição simultânea para estudantes que estão cursando mais de um diploma ao mesmo tempo.

Perguntas a considerar

Pergunta	Considerações
O que acontece com o registro acadêmico de um estudante quando ele se matricula em um programa de estudo?	O Workday cria automaticamente um registro acadêmico cada vez que um estudante se matricula em um programa de estudo, a menos que você tenha definido uma política de anexação. Quando você anexa ou adiciona manualmente um programa de estudo, o Workday o armazena em um registro acadêmico existente. Todos os programas estão sujeitos a estatísticas e políticas combinadas. Considere as circunstâncias em que você selecionaria um ou vários registros acadêmicos.
Como a aplicação de cursos de um objetivo educacional para outro afeta o registro acadêmico?	Todos os trabalhos de curso e créditos em um registro acadêmico são contabilizados no histórico acadêmico do estudante, o qual inclui: Requisitos acadêmicos Situação acadêmica Posição da classe Unidades cumulativas Média de pontos (GPA) Status do carregamento Trabalhos de curso repetidos Quando um estudante tem vários registros acadêmicos, o histórico acadêmico do estudante exibe cada registro individualmente.
Se um estudante está buscando vários programas de estudo, como posso relatar apenas um?	Você pode usar vários registros acadêmicos quando quiser manter históricos acadêmicos separados, como para fins de relatório. Exemplo: um estudante está cursando negócios e direito simultaneamente e você quer relatar apenas o GPA de negócios dele.
Como o Workday gerencia os créditos de cursos que eu quero contabilizar em mais de um registro acadêmico?	Quando um estudante tem vários registros acadêmicos, você só pode conceder crédito para um curso no registro acadêmico no qual o registro do curso está. Você pode usar a expressão interna para permitir que o crédito de curso de um registro acadêmico seja contabilizado nos créditos de outro registro acadêmico.
Como as políticas acadêmicas interagem com um e vários registros acadêmicos?	As políticas de um estudante são baseadas no programa de estudo principal em seu registro acadêmico. Quando um estudante tem um registro acadêmico com vários programas de estudo, o Workday usa as políticas associadas ao programa de estudo principal. Quando um estudante tem vários registros acadêmicos, o Workday atribui vários programas de estudo principais, cada um com seu próprio conjunto de políticas. Exemplo: as políticas de repetição de curso de dois programas de estudo podem ser diferentes. Quando você tem um registro acadêmico para cada programa de estudo, o estudante está sujeito à política de repetição de curso do registro acadêmico sob o qual o registro está.
Como vários programas de estudo afetam o registro acadêmico?	Para manter vários programas de estudo em um único registro acadêmico, mas permitir que os estudantes os concluam de forma independente um do outro, configure os programas de estudo para serem empilhados. Você pode criar um registro acadêmico separado para cada programa de estudo quando: Há motivos pelos quais os programas de estudo não podem ou não devem ser empilhados. Você quer permitir que os alunos concluam os programas de estudo em momentos diferentes.

Recomendações

Defina uma política de anexo para definir quando o Workday deve anexar programas de estudo recebidos a um registro acadêmico existente.

Requisitos

Sem impacto.

Limitações

O Workday designa automaticamente um registro acadêmico como o registro de subordinação do estudante, se você não o designou. O registro de relatórios afeta o National Student Clearinguse (NSC) e os serviços financeiros para estudantes. Você pode alterar o registro de relatórios manualmente quando necessário.

Definição do locatário

Sem impacto.

Segurança

Domínio	Considerações
Manage: Programs of Study for Load Status na área funcional Financial Aid.	Permite que você use o serviço Web Get Reporting Records .
Set Up: Academic Records na área funcional Student Records.	Permite que você mantenha políticas de anexo de registro acadêmico.

Processos de negócios

Processo de negócios	Considerações
Evento de alteração de registro de relatório do estudante	Permite que você altere: O registro de relatórios de um estudante usando a tarefa Alterar registro de relatórios do estudante . Registros de relatórios do estudante em lote usando o serviço Web Import Reporting Record Changes .
Evento de matriculação em massa	Inicia a matrícula e cria o registro acadêmico do estudante.

Geração de relatórios

Relatórios ou painéis	Considerações
Localizar registros acadêmicos	Permite visualizar todos os registros acadêmicos no seu locatário.
Registros acadêmicos para aconselhamento e registros	Permite analisar tendências acadêmicas, visualizar e manter: Configurações de políticas Programas de estudo Transferência de crédito

O Workday fornece uma fonte de dados de relatório

de registros acadêmicos

que você pode usar em relatórios personalizados.

Integrações

Item	Considerações
Serviço Web Get Reporting Records	Permite que você recupere registros de relatórios para um registro de auxílio financeiro, estudante ou unidade acadêmica institucional.
Serviço Web Import Reporting Record Changes	Permite que você altere em massa os registros de relatórios de estudantes.
Modelo de integração NSC Enrollment Reporting Outbound	Permite enviar dados de inscrição ao NSC. Quando um estudante tem vários registros acadêmicos, o Workday usa o registro acadêmico designado como registro de relatório ao enviar dados de inscrição para o NSC.

Relações e interações

Recursos	Considerações
Registro de estudante	Você pode atribuir nomeações de registro aos estudantes com base em: Cada um de seus registros acadêmicos. A primeira nomeação disponível em todos os seus registros acadêmicos. Quando os estudantes que têm vários registros acadêmicos se inscrevem nos cursos, o Workday corresponde os registros ao registro acadêmico apropriado. Exemplo: um estudante tem registros acadêmicos separados para um diploma em negócios e em direito. Quando o estudante se inscreve em um curso de negócios de nível superior, o Workday armazena a inscrição no registro acadêmico em que negócios é o programa de estudo principal. Você pode reatribuir registros manualmente, incluindo transferência de créditos, de um registro acadêmico para outro.
Avaliação de transferência de crédito	Para avaliações de transferência automática de crédito, os créditos de transferência de concessões Workday para os registros acadêmicos de um estudante nesta ordem: Um registro acadêmico ativo que já tenha transferência de créditos para a mesma instituição de ensino ou teste educacional. O primeiro registro acadêmico ativo, com base na data de início do registro acadêmico, seguido pela data e hora de criação. Você também pode atribuir e gerenciar manualmente as transferências de créditos em um registro acadêmico específico.
Aconselhamento acadêmico	Os estudantes têm diferentes planos e requisitos acadêmicos com base em cada registro acadêmico individual.
Auxílio financeiro	Os estudantes têm um registro de auxílio financeiro e um plano de frequência, independentemente de quantos registros acadêmicos eles tenham. O programa de estudo principal do estudante em seu registro de relatórios orienta estas áreas de auxílio financeiro: Planos de frequência Custo da frequência Pacote de auxílio financeiro Encargos financeiros

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.