Conceito: ajuste e cancelamento de despesas de estudante
Ajustes automáticos de despesa
Quando o Workday atribui itens de despesa aos estudantes, ele:
- Compara as novas cobranças com as já contabilizadas na conta do estudante.
- Contabiliza qualquer diferença (positiva ou negativa) como um ajuste do período atual.
O Workday usa suas regras de lançamento em conta e dimensões da regra contábil para:
- Gerar a contabilidade.
- Associe as worktags relevantes.
- Contabiliza os lançamentos nas contas do livro-razão apropriadas.
Ajustes manuais de despesa
Você pode ajustar manualmente os valores de despesa e as datas de vencimento contabilizados na conta de um estudante com a tarefa
Criar ajuste de despesa de estudante
(protegida pelo domínio Student: Manage Charge Processing
), que pode ser acessada selecionando no menu de ações relacionadas da cobrança.Quando você envia a alteração, o Workday:
- Recalcula os saldos da conta do estudante.
- Aplica novamente as regras de precedência de pagamento.
- Gera lançamentos contábeis.
Bloqueio de despesas
Você pode bloquear ou desbloquear despesas enquanto as ajusta manualmente. Quando você bloqueia uma despesa, o Workday não pode ajustá-la mesmo quando ocorrem atividades de estudante que afetam as despesas do estudante.
Exemplo: quando você atribui encargos manualmente, o Workday os bloqueia. Você deve desbloquear as despesas para que o Workday ajuste a despesa automaticamente quando o estudante altera o programa de estudo.
Cancelamento de despesas de estudante
Você pode cancelar encargos registrados com erro. O cancelamento de uma cobrança cancela também todos os ajustes associados. Despesas canceladas não são exibidas nas contas ou nos demonstrativos dos estudantes e o Workday não as inclui nos valores devidos.
Você não pode cancelar despesas que estejam:
- Em um plano de pagamento ou acordo de cobrança
- Não aprovada.
- Despesas de recuperação de reembolso
- Dar baixa
Para cancelar uma despesa, acesse a tarefa
Cancelar despesas de estudante
(com segurança definida para o domínio Manage: Student Charges - Cancel
) selecionando no menu de ações relacionadas da despesa de estudante.Cancelamento e reavaliação de todas as despesas de estudantes em um período acadêmico
Quando você registra um registro retroativo ou um estudante altera seu programa de estudo ou residência, o Workday:
- Cancela e reavalia todas as cobranças do período acadêmico.
- Não ajusta os encargos existentes.
Você pode cancelar e reavaliar manualmente todas as despesas nos registros de período financeiro do estudante usando a tarefa
Cancel and Reavaliar despesas do estudante
(protegida pelo domínio Manage: Student Charges - Cancel
).Você pode cancelar todas as despesas marcando a caixa de seleção
Cancelar despesas apenas
na tarefa Cancelar e reavaliar despesas do estudante
(protegida pelo domínio Manage: Student Charges - Cancel
).