Considerações para a definição: contabilidade e worktags para finanças do estudante

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de contabilidade e worktags para Finanças do estudante. Ele explica:

Por que essa definição é útil.

Como essa definição é integrada ao Workday.

Impactos consequentes e interações entre produtos.

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios.

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação.

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes da configuração.

Apresentação

O Workday Student Financials registra transações financeiras em sua instituição, documentando o fluxo de dinheiro para várias contas do livro-razão.

A definição da contabilidade financeira do estudante inclui estes componentes principais:

As contas do livro-razão armazenam lançamentos operacionais relacionados.

As regras de lançamento em conta direcionam os lançamentos operacionais para contas do livro-razão especificadas.

Worktags são palavras-chave que você pode atribuir a transações financeiras para fins de relatório. Essas palavras-chave são exibidas em seus lançamentos operacionais.

Exemplo: em muitas instituições, o departamento financeiro define a estrutura contábil e as worktags para as finanças da instituição. O escritório do tesoureiro trabalha com o departamento de finanças para configurar as worktags, categorias de receita e categorias de despesa corretas nas transações de estudantes. Este tópico fornece orientação sobre como usar as configurações contábeis existentes para acomodar as transações financeiras do estudante.

Vantagens para a empresa

A contabilidade oferece visibilidade das finanças de sua instituição, permitindo que você:

Forneça demonstrativos financeiros aos seus stakeholders.

Use os dados para tomar decisões financeiras para sua instituição.

Em vez de configurar e manter contas do livro-razão adicionais, você pode usar worktags para geração de relatórios enquanto usa a mesma conta do livro-razão.

Defina estruturas contábeis e worktags para gerenciar o Workday Student Financials.

Casos de uso

As worktags permitem:

Um reitor para considerar a receita quando decidir se um programa de estudo deve continuar.

O departamento financeiro para analisar as despesas de cada unidade acadêmica e prever orçamentos para o próximo ano acadêmico.

O escritório de ajuda financeira para avaliar quantas bolsas de estudo e isenções cada departamento está concedendo a seus estudantes.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Onde você quer contabilizar as transações do estudante?	Para contabilizar transações de estudantes em uma empresa, associe a empresa a uma unidade acadêmica. Se você quer publicar: Todas as transações de estudante para a mesma empresa, você pode associar a empresa à unidade acadêmica (AU). Todas as UAs subordinadas herdam automaticamente a empresa. Transações de determinadas instituições para uma empresa diferente, você deve atribuir essa empresa diretamente à UA. Exemplo: você pode gerar demonstrativos financeiros para uma faculdade de medicina atribuindo a AU a uma empresa separada. Transações para empresas que não estão associadas a uma instituição, atribua essa empresa à instituição. Exemplo: sua instituição é afiliada a um hospital representado por uma empresa no Workday, mas não associada a uma AU. Você também pode substituir: Empresas de receita para itens de despesa de estudante. Empresas de despesas para itens de concessão a estudantes e itens de renúncia de estudantes.
Quais contas do livro-razão você quer ver nos demonstrativos financeiros?	Consulte seu escritório financeiro para determinar as contas do livro-razão a serem usadas para transações de estudantes. A maioria das instituições usa contas do livro-razão separadas para suas transações financeiras de estudantes e suas transações financeiras gerais para a instituição. Exemplo: armazene transações de estudantes na conta Contas a receber de estudante em vez da conta geral de Contas a receber .
De quais worktags você precisa para transações de estudantes?	Consulte seu departamento financeiro para determinar as worktags apropriadas para transações de estudantes. Considere: As informações que você quer exibir. As worktags a serem usadas no lugar de contas do livro-razão granulares. Se você precisa mesmo de worktags. Exemplo: você quer gerar relatórios de mensalidades por período acadêmico. Sua instituição tem uma única conta do livro-razão de mensalidades em vez de contas separadas para cada tipo de período acadêmico. Adicione uma worktag Período acadêmico aos itens de despesa de mensalidade. Quando você gera relatórios de mensalidades, pode detalhar os totais da conta do livro-razão de mensalidades para visualizar os dados por períodos acadêmicos.
Onde você precisa definir os valores de worktag por padrão?	O Workday preenche valores de worktag por padrão para transações de estudantes. Você pode alterar os valores das transações ad hoc que processa manualmente, mas não das transações que o Workday processa automaticamente. Quando seu locatário usa balanceamento por worktag, a Workday recomenda que você: Defina um valor por padrão para a worktag de determinação de saldo em despesas de estudante, renúncias de estudante, prêmios de estudante e contratos de patrocinador de estudante. Considere tornar a worktag de determinação de saldo obrigatória em transações de estudantes.

Recomendações

Colaborar com:

Seu departamento financeiro para entender suas expectativas em relação às transações financeiras dos estudantes. Eles podem aconselhá-lo sobre as worktags e categorias de despesa que permitem que as regras de lançamento em conta encaminhem as transações dos estudantes para as contas do livro-razão corretas. Quando você integra um sistema financeiro de estudantes herdado ao Workday Financial Management, pode haver configurações no Workday Financial Management destinadas a oferecer suporte ao sistema herdado. Essas configurações podem não ser necessárias e podem até mesmo interferir no Workday Student Financials. Consulte seu escritório financeiro para identificar as configurações que você não precisa mais e que devem ser removidas. Exemplo: você usou a regra de lançamento em conta Receita
para encaminhar transações de estudantes. Agora você pode usar a regra de lançamento em conta Receita de estudante
.

Seu escritório de ajuda financeira para configurar worktags e categorias de despesa para itens de concessão a estudantes.

Requisitos

O Workday requer empresas associadas a todas as unidades acadêmicas para o processamento de transações financeiras de estudantes.

Limitações

O Workday não:

Data de vigência das suas configurações de worktag.

Impedem que você altere as worktags de um item após a existência de transações associadas. Quando você altera a worktag de um item e ajusta uma transação associada, o Workday aplica diferentes worktags contábeis para o ajuste e a transação original.

A Workday recomenda que você:

Certifique-se de que suas configurações de worktag estejam corretas antes de processar transações.

Não altere as configurações de worktag depois que as transações existirem.

Definição de locatário

Opções de definição de locatário	Considerações
Balanceamento por worktag	Você pode configurar o balanceamento por worktag para seu locatário. O balanceamento por worktag atribui a worktag de determinação de saldo obrigatória ao lado da compensação dos lançamentos para todas as transações financeiras que usam regras de balanceamento. A maioria das instituições usa Fundo como a worktag de determinação de saldo principal. Quando seu locatário usa balanceamento por worktag, você deve: Configure o balanceamento por worktag antes de criar qualquer transação no Workday Student Financials. Defina uma worktag de determinação de saldo por padrão para pagamentos excedentes de estudantes, pois os pagamentos excedentes de estudantes não herdam as worktags de determinação de saldo das transações associadas. Depois de habilitar o balanceamento por worktag, você não pode desativá-lo.
Grupos de atividades de fechamento do período	Agrupe transações de estudantes para que você possa fechá-las sem fechar um período inteiro do livro-razão. Consulte Conceito: grupos de atividades de fechamento do livro-razão.

Opções de definição de locatário

Considerações

Balanceamento por worktag

Você pode configurar o balanceamento por worktag para seu locatário. O balanceamento por worktag atribui a worktag de determinação de saldo obrigatória ao lado da compensação dos lançamentos para todas as transações financeiras que usam regras de balanceamento. A maioria das instituições usa Fundo
como a worktag de determinação de saldo principal.

Quando seu locatário usa balanceamento por worktag, você deve:

Configure o balanceamento por worktag antes de criar qualquer transação no Workday Student Financials.

Defina uma worktag de determinação de saldo por padrão para pagamentos excedentes de estudantes, pois os pagamentos excedentes de estudantes não herdam as worktags de determinação de saldo das transações associadas.

Depois de habilitar o balanceamento por worktag, você não pode desativá-lo.

Grupos de atividades de fechamento do período

Agrupe transações de estudantes para que você possa fechá-las sem fechar um período inteiro do livro-razão. Consulte Conceito: grupos de atividades de fechamento do livro-razão.

Segurança

Domínios	Considerações
Set Up: Academic Structure na área funcional Academic Foundation. Set Up: Academic Units na área funcional Academic Faculty.	Permite que você associe empresas a unidades acadêmicas.
Set Up: habilite worktags nestas áreas funcionais: Gestão financeira comum Worktags	Permite que você configure as worktags e as worktags relacionadas que estão disponíveis para itens de transação de estudante.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing na área funcional Student Financials. Set Up: Student Award Items na área funcional Financial Aid. Set Up: Student Charges na área funcional Student Financials. Set Up: Student Waivers na área funcional Student Financials.	Permite que você configure categorias de receita, categorias de despesa, worktags e worktags relacionadas para transações de estudantes.

Processos de negócios

Sem impacto.

Geração de relatórios

Relatórios ou painéis	Considerações
Manter uso de worktag relacionada	Configure os tipos de worktag disponíveis ou obrigatórios para transações de estudantes, como despesas de estudante ou prêmios de estudante.
Manter uso de worktag	Configure os tipos de worktag principais e adicionais que estão disponíveis ou são obrigatórios para transações de estudantes. Esses tipos de worktag podem incluir despesas de estudante ou prêmios de estudante.
Visualizar conjunto de regras de lançamento em conta	Configure regras de lançamento em conta para transações de estudantes.
Worktag Tipos para itens que podem ser marcados	Visualize os tipos de worktags que você pode configurar para transações de estudantes.

Integrações

Sem impacto.

Relações e interações

Funcionalidades	Considerações
Workday Financial Management	Configura empresas, estruturas contábeis e worktags no Workday Financial Management.
Auxílio financeiro da Workday	Os administradores de auxílio financeiro devem configurar os detalhes contábeis dos itens de concessão a estudantes.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.