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Documentação
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Última atualização: 2023-06-23
Criar eventos de recrutamento de estudantes

Criar eventos de recrutamento de estudantes

  • A campanha de recrutamento foi aprovada.
  • Crie itens de engajamento que você deseja enviar como convite de evento, confirmação de registro ou comunicação de acompanhamento.
  • Segurança: na área funcional Student Recruiting, configure o
    • Processo de negócios
      Evento de recrutamento de estudantes
       e a política de segurança.
    • Domínio
      Manage: Student Recruiting Event Communication Schedules
Crie um evento para uma campanha de recrutamento de estudantes. Identifique datas, tipo de evento, proprietário, campanha e outros detalhes. Você pode configurar o evento para enviar itens de engajamento, incluindo:
  • Convites
  • Confirmações de inscrição
  • Comunicações de acompanhamento pós-evento
Em vez disso, para copiar um evento aprovado, selecione
Copiar
evento de recrutamento de estudantes
no menu de ações relacionadas. O Workday copia tudo, exceto datas, horas e comunicações.
O
calendário de evento de recrutamento de estudantes
 (protegido para o domínio
Manage: Recruiting Event Calendar
 ) é outra maneira de criar eventos rapidamente sem comunicações.
  1. Acesse a tarefa
    Criar evento de recrutamento de estudantes
     .
  2. Durante a execução da tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Name
    O nome da data e hora de início deve ser exclusivo.
    Data de início/Data de término
    As datas dos eventos devem estar dentro do intervalo de datas da campanha.
    Fuso horário
    O fuso horário do evento.
    Tipo
    Selecione um valor definido pelo Workday.
    Evento privado
    Marque a caixa de seleção para evitar que o evento de recrutamento seja exibido externamente ou em um calendário interno.
    Se você baixar eventos com um serviço Web, poderá identificar os eventos destinados à visualização externa.
    Campanha
    Você pode selecionar entre campanhas aprovadas para sua unidade acadêmica.
    A unidade acadêmica associada ao ciclo de recrutamento para a campanha determina quais itens de engajamento você pode usar com o evento de recrutamento. Você pode usar itens para a unidade acadêmica do ciclo de recrutamento ou unidades acadêmicas subordinadas.
  3. Ao inserir as informações
    de Local e Contato
     , considere:
    Opção Descrição
    Proprietário
    A lista de opções exibe todos os orientadores de admissões ativos. Você também pode localizar eventos de recrutamento por proprietário.
    Anfitrião:
    O local que hospeda o evento.
    Contato do anfitrião
    Lista os representantes da instituição de ensino ou associação externa selecionada no campo
    Anfitrião
     :
    Limite de frequência
    O número máximo de pessoas que podem participar do evento, incluindo convidados. (Você pode inserir o número de convidados de um candidato potencial ao cadastrar candidatos potenciais para o evento.)
    Local
    Se quiser selecionar um campus enquanto uma política de atribuição de campus está em vigor, você pode selecionar dentre os locais de campus que respeitam a política. Caso contrário, você pode selecionar qualquer local com o uso de Campus.
    Os orientadores de admissões podem visualizar o endereço da instituição de ensino (não por correspondência) quando revisam o evento por meio de um dispositivo móvel.
    Para abrir um worklet com informações de frequência e custo de eventos anteriores no mesmo local, clique no ícone
    Visualizar informações relacionadas
     na barra de título.
  4. (Opcional) Quando você inserir as informações
    de Orçamento
     , considere:
    Campo
    Descrição
    Orçamento
    Se você usar Workday Expenses ou Procurement, os orientadores de admissões podem selecionar o nome do evento como uma worktag quando apresentarem relatórios de despesas. Dessa forma, você pode comparar os custos orçados e reais ao visualizar o evento.
    Moeda
    A moeda é o valor por padrão das preferências do usuário.
  5. (Opcional) Na guia
    Critérios de convite
     , selecione as condições que os estudantes potenciais devem atender para receber um convite para o evento.
    Quando você inserir os critérios, considere:
    Opção Descrição
    Unidade acadêmica de recrutamento
    Selecione a unidade acadêmica associada à campanha do ciclo de recrutamento ou unidades acadêmicas subordinadas.
    Nível acadêmico de recrutamento
    A lista de opções inclui os níveis da unidade acadêmica selecionada configurada para o recrutamento de estudantes.
    Regra de elegibilidade
    Selecione regras para engajar os destinatários com determinados critérios. Crie regras usando a tarefa
    Criar regra de elegibilidade
     antes de usá-las para restringir os destinatários.
  6. Na guia
    Comunicações
     , selecione os itens de engajamento definidos para a unidade acadêmica e as unidades acadêmicas subordinadas associadas à campanha. A categoria do item determina sua disponibilidade nas listas de opções de item de engajamento.
    Opção Descrição
    Enviado para e-mail - Prioridade
    Se o destinatário não tem o primeiro tipo de e-mail, o Workday envia e-mails para o próximo tipo no evento de recrutamento.
    Para usar o tipo de e-mail
    Institucional
     , a unidade acadêmica da
    Campanha
     não pode ser:
    • Superior de uma instituição
    • Subordinado a uma unidade acadêmica que não é uma instituição
    Item de convite
    O convite a ser enviado aos candidatos potenciais entre a
    Data de início
     e
    a Data de término.
    O Workday envia o item a todos os candidatos potenciais que atendem às condições na guia
    Critérios de convite
     , a menos que tenham uma preferência de engajamento de Recusar.
    Detalhes da confirmação de registro
    O Workday envia esse item aos candidatos potenciais que se inscrevem no evento, independentemente de terem uma preferência de engajamento Recusar.
    Detalhes do acompanhamento pós-evento
    O Workday envia esses itens de acompanhamento para um grande número de candidatos potenciais, incluindo candidatos potenciais marcados como:
    • Convidados
    • Registrado
    • Frequentou
    • Sem frequência
    Exemplo: para enviar um e-mail de acompanhamento cinco dias após o evento, insira:
    Enviar após:
     5
    Intervalo de datas:
     dias
  7. Na guia
    Equipe
     , selecione outros orientadores de admissões, trabalhadores ou candidatos potenciais que participam do evento.
    O Workday exibe seu número de telefone público principal e seu e-mail.
  8. Se você precisar informar o local, a data, a hora ou o fuso horário posteriormente, clique em
    Salvar para uso posterior
    .
    Para alterar essas informações em um evento aprovado, é preciso reprogramar.
O Workday:
  • Disponibiliza o evento por meio dos relatórios
    Localizar eventos de recrutamento de estudantes
     e
    Calendário de eventos de recrutamento de estudantes
     .
  • Encaminha o evento para aprovação de acordo com seu processo de negócios. Após a aprovação,:
    • Notifica o proprietário do evento e a equipe que eles foram atribuídos ao evento, se você configurou o processo de negócios
      Evento de recrutamento de estudantes
       para aprovações.
    • Envia convites para estudantes potenciais de acordo com suas instruções e atualiza o grupo de perfil Histórico no perfil do candidato potencial.
    • Exibe totais detalháveis para
      Convidados
      ,
      Inscrições
      ,
      Frequência prevista
       (que inclui candidatos potenciais e convidados inscritos),
      Participação em
      e
      Conversas
       relacionadas ao evento.
    • Exibe o campo detalhável
      Custos totais
       , que rastreia as despesas inseridas com a worktag de evento.
Insira esses valores na guia
Critérios de convite
 para enviar convites para candidatos potenciais na fase Solicitante que:
  • Mora na região Sudoeste
    E
  • Têm a etiqueta de estudante Lacrosse - F ou Lacrosse - M.
Campo
Valor
Fase do estudante potencial
Indagador
Etiqueta de estudante
Lacrosse - F
Lacrosse - M
Região de recrutamento
Região Sudoeste
Defina uma programação ou use a programação em todo o locatário para comunicar o evento. Selecione
Iniciar/Programar comunicações do evento
 na ação relacionada de um evento de recrutamento.
  • Se você seleciona
    Executar agora
    , o Workday avalia o evento de recrutamento imediatamente. O Workday o reavalia na próxima execução da programação do locatário.
  • Se você selecionar a
    opção Recorrência diária
    , o Workday avalia o evento com base na programação que você definir.
O uso de uma programação individual exclui o evento de recrutamento da programação em todo o locatário. Definir uma programação individual também oferece maior flexibilidade para comunicações de eventos direcionados que correspondem ao público de estudantes.
Registre candidatos potenciais para o evento.
Os orientadores de admissões podem visualizar os detalhes dos eventos por meio de um dispositivo móvel ou aplicativo para computador. Eles podem ver quem foi convidado e registrar entradas de candidatos potenciais. Um calendário de eventos, que exibe todos os eventos de recrutamento, está disponível para uso em dispositivos móveis e computadores.