Considerações para a definição: pagamentos de estudante

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejamento sua configuração e o uso dos pagamentos de estudante. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Os pagamentos de estudante representam o dinheiro que os estudantes pagam diretamente por suas despesas. Estes tipos de pagamento também podem atender às despesas do estudante:

Concessões de auxílio financeiro .

Contratos de patrocinador de estudante .

Isenções de estudante .

Vantagens para a empresa

Pagamentos de estudante permitem que eles paguem as cobranças em suas contas. Você pode:

Defina as formas de pagamento que você aceita.

Priorize os pagamentos para a aplicativo.

Especifique a quais despesas os pagamentos se aplicam.

Casos de uso

Defina os pagamentos do estudante para serem aplicados a determinadas despesas do estudante antes de outras, com base na precedência do pagamento. Exemplo: você pode aplicar pagamentos primeiro às mensalidades, depois para moradia ou livros.

Habilite opções convenientes on-line para que os estudantes paguem seus saldos de contas de estudante.

Integrar-se a fornecedores terceirizados para permitir que estudantes e seus representantes façam pagamentos com cartão de crédito.

Candidatar-se a bolsas de estudo externas para despesas de estudantes e informar o escritório de auxílio financeiro para que eles possam incluí-las nos pacotes de auxílio financeiro para estudantes.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Que opções de pagamento você quer oferecer aos estudantes?	Você pode permitir que os estudantes selecionem entre: Formas de pagamento, como dinheiro , cheque ou cartão de crédito . Categorias, como Pagamento geral ou Mensalidades .
Como você quer que os estudantes paguem despesas?	Você pode permitir que os estudantes: Fazer pagamentos de despesas individuais, como moradia, mensalidades ou multas de biblioteca. Pague encargos específicos separadamente de outros encargos.
Você planeja habilitar pagamentos com cartão de crédito para despesas de estudantes?	Você pode habilitar pagamentos com cartão de crédito usando um fornecedor terceirizado.
Quais são suas prioridades de pagamento e despesas?	No Workday, os grupos de precedência controlam a prioridade de diferentes pagamentos de estudantes e suas despesas. O Workday recomenda a criação de grupos de precedência adicionais para vários itens de pagamento que se aplicam apenas a despesas específicas, em vez de um grupo de precedência para vários itens de pagamento. O Workday Student também usa grupos de precedência para: Itens de atribuição Contratos de patrocinador Itens de isenção
Sua instituição usa balanceamento por worktag?	Você pode configurar o balanceamento por worktag para seu locatário. O balanceamento por worktag atribui a worktag de determinação de saldo necessário ao lado da compensação dos lançamentos para todas as transações financeiras que usam regras de balanceamento. A maioria das instituições usa Fundo como a worktag de determinação de saldo principal. Se o seu locatário usa o balanceamento por worktag, você deve: Configure o balanceamento por worktag antes de criar qualquer transação no Workday finanças do estudante. Defina uma worktag de determinação de saldo por padrão para pagamentos excedentes de estudantes, uma vez que os pagamentos excedentes de estudantes não herdar as worktags de determinação de saldo de transações associadas. Depois de ativar o balanceamento por worktag, você não pode desabilitá-lo.

Recomendações

Contabilizar pagamentos de estudante excedentes em uma conta do livro-razão separada para pagamentos de estudante na conta . Essa conta separada permite controlar pagamentos a maior e iniciar reembolsos para estudantes.

Processe seus pagamentos de bolsas de estudo particulares usando a tarefa

Registrar pagamento de estudante particular

. Essas transações são encaminhadas para Auxílio financeiro e são adicionadas automaticamente ao Total de assistência financeira para o estudante.

Requisitos

Associar todas as unidades acadêmicas a uma empresa. Essa associação permite contabilizar pagamentos de estudantes em lançamentos contábeis operacionais e executar relatórios sobre os pagamentos.

Limitações

Workday Student:

Requer um fornecedor terceirizado para pagamentos com cartão de crédito e gestão de caixa.

Não oferece suporte a pagamentos de fornecedores terceirizados por meio de dispositivos móveis.

Definição do locatário

Sem impacto.

Security

Configure estes domínios na área funcional finanças do estudante :

Domínios	Considerações
Manage: Student Payment - Cancel Manage: Student Payment Adjustment Processing Manage: Student Payment Processing	Os usuários podem visualizar, processar, ajustar e cancelar pagamentos de estudantes.
Process: Student Payment/Settlement	Os usuários podem visualizar e liquidar pagamentos de estudantes.
Reports: All Student Payment Transaction Types Reports: Student Payments	Os usuários podem gerar relatórios sobre pagamentos de estudante.
Manage: Student Deposits Manage: Student Deposit - Cancel Reports: Student Deposits	Os usuários podem depositar pagamentos de estudante, bem como cancelar e gerar relatórios sobre os depósitos.

Processos de negócios

Processos de negócios	Considerações
Evento de pagamento de estudante	Configure para registrar pagamentos de estudante no Workday.
Evento de depósito de estudante	Configure para depositar pagamentos de estudante no Workday.

Geração de relatórios

Relatórios	Considerações
Localizar depósitos de estudante	Os usuários podem visualizar as informações do depósito, incluindo: Conta bancária Data de pagamento Referência Status Valor total
Localizar itens de pagamento de estudante	Os usuários podem localizar os itens de pagamento de estudante com base no nome e no tipo de recebimento .
Localizar pagamentos de estudante	Os usuários podem visualizar pagamentos contabilizados em contas de estudantes e atributos do pagamento, incluindo: Valor Data Forma de pagamento Estudante
Pagamentos não aplicados para tipos de transação de pagamento de estudante	Use esse relatório para visualizar valores de pagamento não aplicados e identificar pagamentos totalmente aplicados por tipo de transação, incluindo: Notas de crédito Pagamentos de desembolsos Pagamentos de estudante Isenções de estudante

Integrações

Serviços Web	Considerações
Get Student Payments	Os usuários podem recuperar pagamentos de estudantes específicos ou todos os pagamentos de estudantes.
Import Student Application Fee Payments	Os usuários podem carregar um grande número de pagamentos de taxas de aplicativo para estudantes de uma só vez.
Import Student Payments	Os usuários podem carregar um grande número de pagamentos de estudante de uma só vez.
Put Student Payment Item	Os usuários podem criar um novo item de pagamento de estudante ou atualizar um item de pagamento de estudante existente.
Enviar pagamento de estudante	Os usuários podem registrar um novo pagamento de estudante para despesas.

Relações e interações

Os pagamentos de estudante interagem com estes componentes do Workday Financial Management:

Recursos	Considerações
Empresas	O Workday gera a contabilidade para pagamentos de estudantes na empresa da unidade acadêmica referente ao item de pagamento.
Estrutura de contabilidade financeira	O Workday usa a estrutura contábil de uma empresa em lançamentos operacionais para contabilizar os pagamentos do estudante na conta correta.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.