Considerações para a definição: despesas do estudante

Apresentação

As despesas dos estudantes representam os custos que o Workday atribui aos estudantes. Itens de despesas do estudante descrevem o que os estudantes devem, como mensalidades ou moradia.

Vantagens para a empresa

Você pode calcular quanto os estudantes devem e apresentar as informações a eles. As despesas permitem o processamento financeiro subsequente, como a cobrança de pagamentos de estudantes e o registro contábil de transações financeiras de estudantes.

Você pode configurar despesas de estudantes para trabalhar com o Workday Financial Aid.

Você pode simplificar a conciliação financeira e melhorar o desempenho agrupando as transações de despesas do estudante em linhas de lançamento de agregação.

Casos de uso

Você pode usar as despesas dos estudantes para:

Atribuir diferentes taxas de mensalidade para alunos de pré-seleção e pós- iniciado .

Cobrar taxas de laboratório.

Cobrar serviços no campus, como moradia, planos de refeição e serviços de saúde.

Registrar multas por devoluções à biblioteca com atraso.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Qual departamento define as taxas que sua instituição cobra dos estudantes?	Quando escritórios diferentes são responsáveis pelo estabelecimento de várias tarifas, consulte cada um dos escritórios para entender todos os itens de despesa a serem configurados em sua instituição. Exemplos: O registrador define mensalidades, moradia e taxas obrigatórias. Os serviços complementares definem os planos de refeições. Os serviços de saúde definem as taxas dos planos de saúde.
De onde são originados seus encargos institucionais?	Você pode usar: Taxas com base no registro para cobrar dos estudantes com base no número de suas unidades registradas. Exemplo: cobrar taxas de mensalidade diferentes para estudantes de período integral e meio período. Atribuições de itens de despesa para cobrar de todos os estudantes em uma instituição ou programa de estudo (POS) um conjunto comum de despesas. Exemplo: atribua taxas obrigatórias a todos os estudantes na Universidade Alma Mater. Taxas de cursos e taxas adicionais para cobrar dos estudantes por cursos registrados específicos. Exemplo: avalie as taxas de laboratório para estudantes registrados em uma seção do BIOL-101. Cursos com taxas não são contabilizados como taxas de registro. Cursos com taxas adicionais podem ser incluídos como taxas com base no registro quando não tiverem taxas de curso. As despesas também podem ter origem em outras fontes. Exemplos: Tarifas de acordo de cobrança Despesas de recuperação de reembolso Despesas contabilizadas manualmente
Qual é a estrutura acadêmica de sua instituição?	Unidades acadêmicas e POS podem herdar taxas com base em registro e itens de despesa de instituições superiores. Você pode atribuir taxas adicionais com base em registro e itens de despesa a instituições subordinado e POS. Você não pode substituir ou remover taxas herdadas ou itens de despesa.
Como você determina as datas limite para despesas dos estudantes?	Você pode anular a data de vencimento de uma despesa em determinados hora de entrada. Exemplos: 20 dias antes do início de um período acadêmico. Dois dias após a contabilização da despesa. O quinto dia do mês.
Como você ajusta as mensalidades e taxas quando um estudante desiste da lição ou se retira da sua instituição?	Você pode configurar nos itens de despesas do estudante se as despesas associadas são reembolsáveis e quanto reembolsar. Para despesas parcialmente reembolsáveis, o Workday usa uma programação de ajuste de despesa para ratear as despesas do estudante. A programação define o rateio da despesa, de acordo com o tempo do evento. Você pode vínculo (noun) vincular (verb) programações de ajuste de despesa para cobrar itens por meio de um grupo de programações de ajuste de despesa. As políticas de período de limpeza permitem que os estudantes troquem registros elegíveis sem repercussões financeiras. Exemplo: quando um registro desistente é combinado com um novo registro, o Workday não contabiliza um rateio para o registro cancelado.
Que limites você quer definir para o número de vezes ou para o valor total que você pode cobrar dos estudantes?	Você pode vínculo (noun) vincular (verb) regras para agregações de despesas do estudante a itens de despesas do estudante para limitar as despesas associadas. Quando um estudante atinge o limite, a regra impede que o Workday cobre ainda mais o estudante pelo item de despesa. Quando necessário, você pode contabilizar manualmente uma despesa que excede o limite.
Que limites você impõe aos estudantes que tentam os cursos?	Você pode criar uma política para cobrar uma taxa adicional dos estudantes quando eles tentarem repetir o curso muitas vezes.
Quantos detalhes você precisa monitorar para gerar relatórios contábeis de despesas de estudantes?	Coordenar com seu departamento financeiro a configuração de worktags e categorias de receita para despesas de estudantes. Analise a estrutura financeira de sua instituição no Workday Financial Management e determine os requisitos para geração de relatórios adequados sobre despesas dos estudantes. A sua instituição também pode exigir worktags de determinação de saldo.
Quão granulares são suas worktags de transação para registrar despesas de estudantes?	Considere: Definir um nível acadêmico no item de despesa Criar itens de despesa para diferentes níveis acadêmicos que, de outra forma, são idênticos.
Você considera as mensalidades para períodos de verão como receita diferida?	Quando você tem diferentes requisitos de reconhecimento de receita para diferentes períodos acadêmicos, deve criar itens de despesa separados com diferentes categorias de receita.
Quais grupos de estudantes, se houver, exigem reavaliações de despesas para alterações de status de associação ?	Você pode configurar o Workday para reavaliar as despesas de um estudante quando a associação dele em um grupo de estudantes é alterada. Exemplo: o estudante adiciona, desiste ou altera seu status em uma coorte ou equipe esportiva.
Sua instituição permite que os estudantes se candidatem a um auxílio estudantil federal para despesas não institucionais?	Você pode configurar a Política de autorizações de auxílio estudantil em sua instituição. Essa política permite que os estudantes autorizem a aplicação de auxílio financeiro a despesas não institucionais, como livros e suprimentos.

Recomendações

Crie nomes e descrições significativos para itens de despesas do estudante . Evite acrônimos e abreviações, como TUIT para mensalidade. Quando os estudantes revisam suas transações de conta, itens de despesa descritivos podem ajudá-los a entender suas despesas com mais facilidade.

Limite os itens de despesa para estudantes a uma única origem. Não reutilize itens de despesas do estudante entre origens. Exemplo: não use o mesmo item de despesa para uma tarifa com base no registro e uma atribuição de item de despesa. Quando necessário, copie itens de despesa para usar em origens separadas.

Requisitos

As instituições devem ter:

Empresa associada para contabilizar despesas de estudantes em lançamentos contábeis operacionais e gerar relatórios sobre essas despesas.

Item de despesa para recuperação de reembolso antes de desembolsar contratos de auxílio financeiro, pagamentos ou contratos de patrocinador .

Limitações

O Workday não oferece suporte a cálculos com base em períodos acadêmicos não padrão para itens de despesa que você atribui a unidades acadêmicas, programas de estudo ou áreas de programa . As cobranças por essas taxas são sempre contabilizadas em períodos acadêmicos padrão.

Definição do locatário

Sem impacto.

Security

Estes domínios na área funcional finanças do estudante :

Domínios	Considerações
Manage: Federal Student Aid Authorizations	Os usuários atribuídos podem acessar tarefas e relatórios relacionados à autorização federal de auxílio estudantil.
Manage: Student Charge Processing	Os usuários atribuídos podem processar despesas de estudantes.
Manage: Student Charge Adjustment Processing	Os usuários atribuídos podem ajustar as despesas dos estudantes.
Self-Service: finanças do estudante	Os estudantes podem visualizar suas despesas de estudante.
Set Up: Student Charges	Os usuários atribuídos podem configurar itens de despesas do estudante .

Processos de negócios

Você pode usar a tarefa

Aplicar despesas do estudante

para contabilizar e aprovar despesas manualmente de um estudante em uma base ad hoc. A tarefa inicia o processo de negócios
Evento de despesas do estudante
, permitindo que você selecione uma data de vencimento, um valor, worktags e outros detalhes que diferem de:

O que o Workday atribui com a tarefa noturna Atribuir despesas do estudante.

Quando você usa a tarefa manual no relatório

Executar processos de finanças do estudante por período

.

Você pode configurar o processo de negócios Evento de autorizações de auxílio financeiro ao estudante
como um subprocesso nos processos de negócios Evento de onboarding do estudante
e Evento de onboarding contínuo de registro de estudante
.

Geração de relatórios

Você pode usar estes relatórios e outros com base no acesso de segurança ao definir e gerenciar a funcionalidade de despesas do estudante:

Relatórios	Considerações
Localizar programações de ajuste de despesa por grupo	Permite que você localizar programações de ajuste de despesa por grupo, ano e período acadêmico.
Localizar programações de avaliação de despesas	Permite que você acesse programações de avaliação de despesas e usa a fonte de dados Charge Assessment Schedules.
Localizar regras para a data de vencimento da despesa	Permite que você localizar Regras de data de vencimento da despesa.
Localizar registros de período finanças do estudante inativos com transações ativas de despesa ou isenção	Permite identificar estudantes com transações ativas em registros de período financeiro inativos de estudante.
Localizar regras de agregação de despesas do estudante	Permite que você acesse as regras de agregação para despesas de estudantes em seu locatário, . O relatório usa a fonte de dados de relatório Student Charge Aggregate Rule .
Localizar despesas do estudante	Permite que você visualize os detalhes das transações de despesas do estudante , incluindo nome da despesa, estudante, data da transação, data de vencimento, valor da despesa e valor devido. Você pode drill down para visualizar uma despesa individual. Planejamos inativar o campo de despesas do estudante herdado em uma versão futura. A Workday recomenda que você use o campo calculado Student for Student Charge . Você pode atualizar seus relatórios personalizados substituindo o campo herdado pela versão do campo calculado para garantir a estabilidade do relatório em longo prazo.
Localizar itens de despesa de estudante	Permite que você localizar itens de despesas do estudante com base no Tipo e na Categoria de receita.
Localizar grupos de taxas de estudante	Permite localizar grupos de taxas de estudante com base em nome, unidade acadêmica e nível acadêmico.
Localizar taxas com base no registro do estudante	Permite localizar tarifas com base em registro usando Nome, Item de despesa e Cálculo de nível de tarifa para filtro os resultados.
Visualizar atribuições de taxas de estudante	Permite visualizar as atribuições de taxas para unidade e nível acadêmico ou de programa de estudo para um período acadêmico. Esse relatório inclui os itens de despesa e sua herança.

Integrações

Você pode usar estas operações de serviço Web para importar e exportar despesas de estudantes e itens de despesa:

Serviço Web	Descrição
Get Charges for Student	Fornece informações de despesas e lista os ajustes feitos nela.
Get Federal Student Aid Authorizations Policies	Fornece as políticas de autorizações de auxílio estudantil no nível institucional.
Import Charges for Student	Permite carregar um grande número de despesas de estudantes e processar a tarefa em pequenos lotes
Import Student Charge Aggregate Beginning Balances	Permite carregar saldos de despesas iniciais para itens de despesas com uma regra de agregação associada para despesas de estudantes.
Put Federal Student Aid Authorizations Policy	Permite que você crie ou atualize políticas federais de autorização de auxílio estudantil no nível institucional.
Put Student Charge Item	Permite que você crie ou atualize itens de despesa de estudante.

Relações e interações

Recursos	Considerações
Workday Financial Management	As despesas do estudante exigem: Empresas para unidades acadêmicas associadas Uma estrutura contábil para orientar os lançamentos operacionais. Worktags Categorias de receita
Registro de estudante	O Workday usa o número de unidades de faturamento nas quais um estudante se registra para calcular suas despesas.
Desembolsos de auxílio financeiro	Quando você considera os pagamentos antecipados de auxílio financeiro em relação às despesas dos estudantes, estes podem estimar melhor o que devem após o desembolso do auxílio financeiro . Você também pode configurar o Workday para considerar um auxílio antecipado em caso de quedas flexíveis de registro para saldos vencidos. Toda instituição deve ter um item de despesa para recuperação de reembolso antes que você possa desembolsar um auxílio financeiro.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.