Considerações para a definição: contabilidade e worktags para finanças de estudante

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de contabilidade e worktags para as finanças do estudante. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos posteriores e interações entre produtos.

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

O que são

O Workday Student Financials registra transações financeiras em sua instituição, documentando o fluxo de dinheiro em várias contas do livro-razão. Você pode agrupar transações de despesas de estudantes para consolidar lançamentos operacionais.

A definição da contabilidade financeira de estudante inclui estes componentes principais:

As contas do livro-razão armazenam lançamentos operacionais relacionados.

As regras de lançamento em conta direcionam os lançamentos operacionais para as contas do livro-razão especificadas.

Worktags são palavras-chave que você pode atribuir a transações financeiras para fins de geração de relatórios. Essas palavras-chave são exibidas nos seus lançamentos operacionais.

Exemplo: em muitas instituições, o departamento financeiro define a estrutura contábil e as worktags para as finanças da instituição. A contabilidade do estudante trabalha com o departamento financeiro para configurar as worktags, as categorias de receita e as categorias de despesa corretas nas transações de estudantes. Este tópico fornece orientações sobre como usar as configurações contábeis existentes para incluir transações financeiras de estudantes.

Benefícios para a empresa

A contabilidade dá visibilidade às finanças de sua instituição, permitindo:

Forneça demonstrativos financeiros aos seus stakeholders.

Use os dados para tomar decisões financeiras para sua instituição.

Agregar dados contábeis com eficácia para melhorar o desempenho e, ao mesmo tempo, manter a precisão dos registros financeiros.

Em vez de configurar e manter contas do livro-razão adicionais, você pode usar worktags para gerar relatórios usando a mesma conta do livro-razão.

Defina estruturas contábeis e worktags para gerenciar o Workday Student Financials.

Casos de uso

As worktags permitem que:

Um reitor deve considerar a receita quando decide se um programa de estudo deve continuar.

Ao escritório financeiro para analisar as despesas de cada unidade acadêmica e estimar orçamentos para o próximo ano acadêmico.

O escritório de auxílio financeiro, para avaliar quantas bolsas institucionais e isenções cada departamento está desembolsando a seus estudantes.

Perguntas a serem consideradas

Perguntas	Considerações
Onde você quer contabilizar as transações de estudantes?	Para contabilizar transações de estudante em uma empresa, associe a empresa a uma unidade acadêmica. Se você quer publicar: Todas as transações de estudante para a mesma empresa, você pode associar a empresa à unidade acadêmica (AU). Todas as AUs subordinadas herdam automaticamente a empresa. As transações de certas instituições para uma outra empresa, você deve atribuir essa empresa diretamente à AU. Exemplo: você pode gerar demonstrativos financeiros para uma faculdade de médica atribuindo a AU a uma empresa separada, . Transações para empresas que não estão associadas a uma instituição, atribua essa empresa à instituição. Exemplo: sua instituição é afiliada a um hospital representado por uma empresa no Workday, mas não associada a uma AU. Você também pode substituir: Empresas de receita para itens de despesa de estudante. Empresas de despesas para itens de concessão a estudantes e itens de isenção de estudantes.
Quais contas do livro-razão você quer ver nos demonstrativos financeiros?	Consulte seu escritório financeiro para determinar as contas do livro-razão a serem usadas para as transações de estudantes. A maioria das instituições usa contas do livro-razão separadas para suas transações financeiras de estudantes e suas transações financeiras gerais para a instituição. Exemplo: armazene transações de estudantes na conta Contas a receber do estudante, em vez da conta geral de Contas a receber .
De quais worktags você precisa para transações de estudante?	Consulte seu departamento financeiro para determinar as worktags apropriadas para as transações de estudantes. Considere: Os insights que você quer exibir. Worktags a serem usadas no lugar de contas do livro-razão detalhadas. Se você precisa de worktags. Exemplo: você quer gerar relatórios de mensalidades por período acadêmico. Sua instituição tem uma única conta do livro-razão de mensalidades em vez de contas separadas para cada tipo de período acadêmico. Adicione uma worktag de período acadêmico aos itens de cobrança de mensalidades. Quando você gera relatórios sobre mensalidades, pode detalhar os totais da conta do livro-razão de mensalidades para visualizar os dados por períodos acadêmicos.
Onde você precisa definir os valores de worktag por padrão?	O Workday preenche os valores de worktag por padrão para transações de estudantes. Você pode alterar os valores de transações ad hoc que processa manualmente, mas não de transações que o Workday processa automaticamente. Quando seu locatário usa balanceamento por worktag, a Workday recomenda: Defina um valor por padrão para a worktag de determinação de saldo em despesas de estudante, isenções de estudante, concessões a estudante e contratos de patrocinador de estudante. Considere tornar a worktag de determinação de saldo obrigatória nas transações de estudantes.

Recomendações

Colabore com:

Sua diretoria financeira para entender as expectativas deles em relação às transações financeiras de estudantes. Ele pode aconselhá-lo sobre as worktags e as categorias de despesa que permitem que as regras de lançamento em conta encaminhem as transações dos estudantes para as contas do livro-razão corretas. Quando você integra um sistema financeiro de estudante herdado ao Workday Financial Management, pode haver configurações no Workday Financial Management destinadas a oferecer suporte ao sistema herdado. Essas configurações podem não ser necessárias e até interferir no Workday Student Financials. Consulte seu escritório financeiro para identificar as configurações de que você não precisa mais e que deve remover. Exemplo: você usou a regra de lançamento em conta Receita
para encaminhar transações de estudantes. Agora você pode usar a regra de lançamento em conta Receita de estudante
.

Seu escritório de auxílio financeiro para configurar worktags e categorias de despesa para itens de concessão a estudantes.

Requisitos

O Workday requer empresas associadas a todas as unidades acadêmicas para o processamento de transações financeiras dos estudantes.

Limitações

O Workday não:

Data de vigência suas configurações de worktag

Impedir que você altere worktags para um item após a existência de transações associadas. Quando você altera a worktag em um item e ajusta uma transação associada, o Workday aplica diferentes worktags de contabilidade para o ajuste e a transação original.

A Workday recomenda:

Certifique-se de que suas configurações de worktag estejam corretas antes de processar as transações.

Não altere as configurações de worktag depois que houver transações.

Definição de locatário

Opções de definição de locatário	Considerações
Balanceamento por worktag	Você pode configurar o balanceamento por worktag para seu locatário. O balanceamento por worktag atribui a worktag de determinação de saldo obrigatória ao lado da compensação dos lançamentos para todas as transações financeiras que usam regras de balanceamento. A maioria das instituições usa Fundo como a worktag de determinação de saldo principal. Quando seu locatário usa balanceamento por worktag, você deve: Configure o balanceamento por worktag antes de criar qualquer transação no Workday Student Financials. Defina uma worktag de determinação de saldo por padrão para pagamentos de estudante excedentes, pois eles não herdam as worktags de determinação de saldo de transações associadas. Depois de habilitar o balanceamento por worktag, você não poderá desabilitá-lo.
Grupos de atividades de fechamento do período	Agrupar transações de estudantes para que você possa fechá-las sem fechar um período inteiro do livro-razão. Consulte Conceito: grupos de atividades de fechamento do livro-razão .
Agrupar linhas de lançamento de transação de estudante	Marque essa caixa de seleção na tarefa Editar definição de locatário - Estudante para agrupar transações de despesas de estudantes e consolidar lançamentos operacionais. Isso agrega linhas de lançamento a receber de estudante individuais criadas pela mesma vaga em um único lançamento e também agrega linhas de lançamento intercompanhias e interworktag relacionadas. Depois que você habilita essa funcionalidade, pode desabilitá-la posteriormente, mas ela não cancela nem estorna lançamentos para cobranças que o Workday já agrupou. Pode ser necessário criar alguns lançamentos manualmente.

Segurança

Domínios	Considerações
Set Up: Academic Structure na área funcional Academic Fundation. Set Up: Academic Units na área funcional Academic Faculty.	Permite associar empresas a unidades acadêmicas.
Set Up: Enable Worktags nestas áreas funcionais: Gestão financeira comum Worktags	Permite que você configure as worktags e as worktags relacionadas que estão disponíveis para itens de transação de estudante.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing na área funcional Student Financials. Set Up: Student Award Items na área funcional Financial Aid. Set Up: Student Charges na área funcional Student Financials. Set Up: Student Waiver na área funcional Student Financials.	Permite configurar categorias de receita, categorias de despesa, worktags e worktags relacionadas para transações de estudante.

Processos de negócios

Sem impacto.

Subordinação

Relatórios ou painéis	Considerações
Manter uso de worktag relacionada	Configure os tipos de worktag que estão disponíveis ou são obrigatórios para as transações de estudantes, como despesas do estudante ou concessões a estudantes.
Manter uso de worktag	Configure os tipos de worktag principais e adicionais que estão disponíveis ou obrigatórios para transações de estudantes. Esses tipos de worktag podem incluir despesas de estudante ou concessões a estudantes.
Visualizar conjunto de regras de lançamento em conta	Configure regras de lançamento em conta para transações de estudantes.
Worktag Tipos que podem ser marcados	Visualize os tipos de worktags que você pode configurar para transações de estudantes.

Integrações

Sem impacto.

Relações e interações

Funcionalidades	Considerações
Workday Financial Management	Configura empresas, estruturas contábeis e worktags no Workday Financial Management.
Auxílio financeiro Workday	Os administradores de auxílio financeiro devem configurar os detalhes contábeis para itens de concessão a estudantes.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.