Considerações para a definição: Workday Strategic Sourcing

Administrator Guide

Você pode usar este tópico para ajudá-lo a tomar decisões ao planejar sua configuração e usar o Workday Strategic Sourcing (WSS). O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

O WSS é uma plataforma que agiliza o processo desde o sourcing até o contrato. Você pode criar e gerenciar:

Projetos

Eventos de sourcing

Contratos

Fornecedores

Vantagens para a empresa

Visibilidade e geração de relatórios de projetos de sourcing em andamento e concluídos.

Padronização do processo para as equipes de sourcing e seus respectivos stakeholders de negócios.

Permitir que os stakeholders se mantenham informados sobre o status e o andamento de projetos.

Comparar rapidamente preços de fornecedores e notificá-los caso sejam escolhidos para a premiação de negócios.

Gerenciar a comunicação e a negociação com fornecedores diretamente no WSS.

Organizar obrigações contratuais, incluindo renovações, em um repositório centralizado.

Manter o controle das aprovações com visibilidade de todo o processo de sourcing.

Conduzir o onboarding de fornecedores e a coleta e aprovação de informações em um só lugar.

Usar a geração de relatórios e o diretório de fornecedores para obter uma única visualização de todas as atividades com os fornecedores.

Casos de uso

Gerenciar processos de projetos de aquisição do início ao fim e colaborar com equipes relevantes.

Automatizar fluxos de aprovação de contratos e manter-se informado das próximas atividades de renovação.

Receber dados analíticos sobre informações importantes do fornecedor, como o risco, durante o onboarding de um fornecedor.

Coletar feedback de stakeholders sobre fornecedores para impulsionar melhorias de sourcing.

Perguntas a considerar

Assunto	Perguntas	Considerações
Pipeline	Como você quer segmentar o acesso dos usuários aos projetos?	Você pode definir as Configurações de equipe dos projetos em sua pipeline, habilitando diferentes níveis de acesso para: Usuários habilitados Stakeholders
Pipeline/Contratos	Quais processos e tipos de projeto e de contrato sua organização usa?	Você pode definir tipos de projetos e contratos, além de marcos com base no modelo para cada tipo.
Pipeline	Quais tipos de projeto os seus stakeholders solicitam?	Você pode disponibilizar vários tipos de projeto na captação ou ter uma captação geral para vários tipos de solicitação.
Pipeline/Contratos	De quais dados em projetos e contratos você precisa para monitorar e gerar relatórios?	Você pode usar campos por padrão e personalizados em tipos de projeto e contrato que os seus stakeholders e usuários habilitados podem preencher.
Pipeline	Qual controle de economia atual ou futura você precisa monitorar?	Você pode monitorar a economia em projetos definindo os tipos de economia em Configurações da empresa.
Contratos	Você precisa que os contratos sejam aprovados por outras pessoas antes do fechamento?	Você pode configurar fluxos de aprovação que sejam executados antes de o contrato se tornar Ativo.
Sourcing	Existem modelos de RFx que sua equipe de sourcing usa hoje para padronizar processos?	Você pode criar modelos inteiros de eventos de sourcing, questionários e planilhas. A criação de modelos de texto ou perguntas padrão feitas em toda a sua organização em RFxs ajuda a criar uma base para que os gerentes de sourcing definam seus eventos mais rapidamente.
Sourcing	Como os fornecedores são notificados sobre lances premiados ou rejeitados?	Você pode definir modelos para prêmios e rejeições. A função de resumo da premiação pode monitorar os prêmios no Strategic Sourcing para fins de rastreabilidade futura.
Gestão de fornecedores	Quais dados você precisa monitorar nos perfis de fornecedor?	Você pode monitorar e gerar relatórios dos dados de campos personalizados configurados em perfis de fornecedor.
Gestão de fornecedores	Quais informações você coleta para o onboarding inicial de fornecedores?	Você pode criar modelos de formulário de onboarding na biblioteca de modelos para padronizar quais informações quer coletar dos fornecedores.
Gestão de fornecedores	Qual é o seu processo de aprovação para fazer onboarding de fornecedores?	Você pode definir Formulários de fornecedor para garantir que as pessoas certas revisem e aprovem as respostas do formulário antes da finalização.
Gestão de fornecedores	Quais áreas de desempenho dos fornecedores você avalia?	Você pode criar um modelo de avaliação de desempenho para executar essa avaliação. Os cabeçalhos das seções no modelo principal determinam as áreas de desempenho nas quais você avalia todos os fornecedores.
Gestão de fornecedores	Como você engaja o fornecedor no processo de avaliação de desempenho?	Você pode determinar quais fornecedores convidar para participar de uma avaliação de desempenho criada por você ou sua equipe.

Recomendações

Pipeline e Contratos: Crie no mínimo uma equipe que tenha acesso total a todos os projetos.
Mantenha o mínimo de campos no formulário de abertura para simplificar e agilizar o envio para os stakeholders.
Você pode optar por disponibilizar vários projetos e contratos na captação ou criar um formulário de captação para a organização deles. Se o formulário de captação ou o projeto tiver poucos campos personalizados, mova todos os campos para Detalhes do projeto.
Use campos condicionais para reduzir o número de tipos de contrato e projeto necessários.
Minimize o número de projetos com status Ativo e contratos com status Em andamento movidos manualmente em projetos pelos membros da equipe.
Use marcos para indicar aprovações que ocorrem enquanto o projeto está com status Ativo ou o contrato está com status Em andamento.
Use marcos com base no modelo para gerenciar tarefas que precisam ser acessadas por um stakeholder que não seja o proprietário ou para fins de geração de relatórios.
Gerencie categorias e subcategorias com campos personalizados dependentes e de seleção única em vez do campo de categoria por padrão para fins de geração de relatórios. O campo de categoria por padrão não obriga você a selecionar uma subcategoria e, quando um usuário seleciona uma subcategoria, o campo de categoria não pode ser usado para gerar relatórios.
Use a sincronização bidirecional por padrão de stakeholders para projetos do Strategic Sourcing, a menos que haja um caso de uso específico que precise de sincronização unidirecional ou não precise de sincronização.
Sourcing: Monitore campos personalizados para um evento no nível do projeto para garantir a disponibilidade de dados relevantes de sourcing nos relatórios do projeto.
Crie no mínimo um modelo de evento para compartilhar com
Minha empresa inteira
. Esse modelo proporciona uma base para os usuários fazerem edições e adições em seus eventos individuais.
Use as Seções condicionais e as Perguntas condicionalmente obrigatórias ao criar modelos de evento para reduzir a quantidade de informações necessárias dos fornecedores.
Diminua o número de modelos de evento compartilhados usando grupos selecionados de stakeholders para reduzir a manutenção administrativa.
Gestão de fornecedores: Use as Seções condicionais e as Perguntas condicionalmente obrigatórias ao criar modelos de formulário para reduzir a quantidade de informações necessárias dos fornecedores.
Mantenha o número mínimo de perguntas no formulário de fornecedor que foram mapeadas para o perfil de fornecedor a fim de tornar a visualização de perfis fácil e simples.
Para as informações de onboarding que atualmente são preenchidas internamente, crie campos em um projeto em vez de em um modelo de formulário.
Use campos personalizados em vez de etiquetas no perfil de fornecedor. Esses campos permitem padronizar a terminologia entre os fornecedores e atualizar os dados por meio de importadores de dados.

Requisitos

Sem impacto.

Limitações

Sem impacto.

Definição do locatário

Sem impacto.

Segurança

Domínio	Considerações
Na área funcional Integrations: Domínio Integration Build Domínio Integration Configure	Você pode transferir dados de sourcing entre o Workday e o WSS usando uma integração.
Domínio Security Configuration na área funcional System.	Você pode definir uma autenticação única (SSO) para o WSS.

Processos de negócios

Sem impacto.

Relatórios

Relatório ou painel	Descrição
Visão geral do pipeline	Painel principal de projetos que resume os seus projetos e economias.
Painel de eventos	Painel principal de eventos que resume os seus eventos e despesas.
Painel de contratos	Painel principal de contratos que resume os seus contratos.
Relatórios personalizados	Página de relatórios que permite criar relatórios com base nos dados que você selecionar.

Integrações

Tipo de integração	Descrição
Conector de fornecedores	Permite o onboarding de fornecedores e a transferência de informações de fornecedores entre o WSS e o Workday.
Integração de premiação para requisição	Automatiza o processo de criação de requisições no Workday a partir de premiações no WSS.

Relações e interações

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.