Etapas: criar fluxos de aprovação de projeto
Você pode exigir aprovações de projeto de indivíduos e grupos na sua empresa. Com as aprovações de projeto, você pode:
- Crie regras para automatizar o processo de aprovação e a ordem das aprovações.
- Permite que alterações ad hoc sejam feitas nos fluxos de aprovação.
Quando você habilita alterações de aprovação ad hoc, essas funções podem editar os fluxos de trabalho de aprovação de projetos:
- Administradores da empresa com permissão Leitura/Gravação
- Administradores do departamento com permissão para Leitura/Gravação
- Gerentes de sourcing com permissão Leitura/Gravação
- O proprietário de sourcing do projeto
Quando você adiciona aprovadores ad hoc, o Strategic Sourcing envia e-mails de notificação aos aprovadores recém-adicionados e substituídos quando as aprovações são enviadas. Quando são feitas edições em um fluxo de aprovação, elas não são mantidas se o estado de aprovação for retirado. Quando um registro é retirado e, em seguida, enviado para aprovação novamente, a aprovação ad hoc deve ser redefinida. Você não pode excluir usuários do grupo de aprovação existente no projeto. Você pode alterar a ordem de aprovadores somente para grupos de aprovação que já têm uma ordem determinada.
Quando você habilita as aprovações de projetos, os projetos existentes e novos exigem que os usuários os enviem para aprovação antes de movê-los para Concluído, mesmo que nenhum grupo ou fluxo de aprovação esteja configurado. Se você não configura grupos ou fluxos de aprovação, o Strategic Sourcing aprova automaticamente os projetos quando você os move para Enviar para aprovação.
- Quando você cria grupos de aprovação, não pode rotear para funções. Você deve criar grupos de aprovação com usuários específicos.
- Acesse emConfigurações.
- Clique emCriar novo fluxopara criar um novo fluxo de aprovação de projeto.
- (Opcional) SelecioneHabilitar alterações de aprovação ad hocpara editar fluxos de trabalho de aprovação de projeto em um projeto.
- No novo fluxo de aprovação, clique emAdicionar uma nova fase.
- Clique emCriar nova regra.
- Para adicionar critérios de fluxo de trabalho de aprovação de projeto, clique emEditar regras. Selecione filtros e colunas para definir os critérios que um projeto deve atender para iniciar o fluxo de aprovação.Quando você adiciona vários campos à regra, o projeto deve incluir um valor de cada um dos campos adicionados.Quando você adiciona vários valores a um campo, o projeto deve incluir um dos valores.
- Clique emAdicionar grupos de aprovação. Selecione grupos de aprovação para os critérios definidos.Grupos de aprovação em:
- Uma única fase receberá todas as solicitações de aprovação simultaneamente, a menos que você defina uma ordem na seçãoEntão enviar para....
- Fases consecutivas recebem solicitações sequencialmente.
Todas as regras são executadas simultaneamente em uma fase. Depois que todas as regras aplicáveis em uma fase são aprovadas, o processo de aprovação passa para a próxima fase. - Adicione regras e fases adicionais para atender às suas necessidades de negócios.
Você pode:
- Enviar e monitorar solicitações de aprovação antes da conclusão do projeto.
- Retirar solicitações de aprovação.
- Registrar os detalhes da aprovação.
Este exemplo ilustra como criar uma regra que exclui um tipo de projeto específico.
Os tipos de projeto da GMS, Inc. são:
- Projeto geral
- Avaliação de desempenho
- Sourcing
- Integração de fornecedores
Para encaminhar todos os tipos de projeto, exceto o tipo de projeto
de Avaliação de desempenho,
para o Grupo de aprovação de aquisições:
- Para adicionar uma nova regra, clique emEditar regras.
- Clique emEscolher filtros e colunas.
- SelecioneTipo de projetona seção Campos de pipeline.
- Clique emSalvar.
- Na lista de opçõesPor tipo de projeto, selecione estas opções:
- Projeto geral
- Sourcing
- Integração de fornecedores
- Clique emAdicionar.
- Adicione ogrupo de aprovação de aquisições.
- Salve a regra.