Criar definições de ID e geradores de sequências

Administrator Guide

Segurança:

Domínio Set Up: Company General
na área funcional Common Financial Management.

Domínio Set Up: Contact Info, IDs, and Personal Data
na área funcional Contact Information.

Domínio Set Up: System
na área funcional System.

As definições de ID especificam o formato das IDs que o Workday gera para vários objetos de negócios e campos. Com a variável [seq], a definição de ID se torna um gerador de sequências. Um gerador de sequências identifica pessoas, posições, incidentes ou campos com um número exclusivo dentro de um período especificado.

O Workday oferece dois tipos de geradores de sequências:

Geradores de sequências que geram sequências exclusivas, mas podem ter intervalos de numeração. Esses geradores de sequências permitem que você:

Reinicie a sequência no início do dia, mês ou ano e em um número de sequência especificado.

Especifique um comportamento em caso de estouro da sequência.

Você cria esses geradores de sequências acessando a tarefa

Criar definição de ID/Gerador de sequências

Geradores de sequências que geram sequências que nunca têm intervalos. Como essas sequências não têm interrupções, você não pode selecionar um período de reinicialização ou um comportamento de estouro. Você pode usar esse tipo de gerador quando é importante manter a sequência, como quando seus auditores exigem. Para criar esses geradores de sequências, acesse a tarefa

Criar definição de ID/Gapless Sequence Generator

Você pode criar quantas definições de ID e geradores de sequências forem necessários. Acesse as tarefas

Editar definição de locatário

para selecionar quais usar para faturas, pedidos, recebimentos, colaboradores, beneficiários e assim por diante.

Você pode criar os dois tipos de gerador de sequências, mas o Workday determina quais tipos você pode especificar em uma tarefa

Editar definição de locatário

para uma determinada situação. Exemplo: você não pode usar geradores de sequências sem interrupções para autorizações de despesas, mas pode usá-los para solicitações de pagamentos diversos na tarefa

Editar definição de locatário - Finanças

Você pode substituir algumas seleções de uma empresa específica acessando a tarefa

Editar definições de ID da empresa

. Se você não especifica uma definição de ID, o Workday gera seus próprios códigos de ID internos.

As IDs de gerador de sequências atribuem nomes a sequências usadas em aplicativos Workday. Você pode visualizar uma definição de ID específica nos relatórios

Visualizar definição de ID/Gerador de sequências

Visualizar definição de ID/Gerador de sequências sem interrupções

Acesse uma destas tarefas para criar o tipo de gerador de sequências de que você precisa:

Criar definição de ID/Gerador de sequências

Criar definição de ID/Gerador de sequências sem interrupções

Você também pode selecionar a tarefa de criação do gerador de sequências diretamente nos campos em que são usadas na tarefa

Editar definição de locatário

. Somente a tarefa para o tipo de gerador de sequências que o Workday permite para esse campo é exibida na lista suspensa.

No campo

Incrementar ID de sequência por

, insira um valor diferente de zero pelo qual o número de sequência aumenta cada vez que o Workday gera uma nova ID.

(Opcional) Use

Preenchimento

para indicar o número de dígitos presentes na sequência.

Insira um valor de preenchimento grande o suficiente para que a sequência não encontre uma condição de estouro. A Workday recomenda um valor de preenchimento de pelo menos 6.

Se a sequência exceder o número de dígitos inseridos aqui, a configuração

Comportamento para excesso de IDs de sequência

determinará o próximo número na sequência.

Se você insere zero ou não insere um valor no campo

Preenchimento

O número de sequência aumenta indefinidamente.

O Workday preenche

o Comportamento de excesso de IDs de sequência

com

Ignorar preenchimento automaticamente

No campo

Formato de ID de sequência

, especifique um formato para o identificador.

Você pode usar qualquer cadeia de caracteres de texto com essas quatro variáveis especiais. Os valores relacionados à data representam a data em que a tarefa gera a ID.

Opção	Descrição
[seq]	O número de sequência, que: Aumenta pelo valor especificado no campo Incrementar ID de sequência por . Contém o número de dígitos especificados no campo Preenchimento . O Workday usa uma sequência separada para cada definição de ID que usa essa variável.
[day]	Dia do mês no formato de dois dígitos, 01 - 31.
[month]	Mês no formato de dois dígitos, de 01 a 12.
[year]	Ano no formato de quatro dígitos. Exemplo: 2020.

O campo

Sequência de exemplo

exibe a próxima ID de sequência, com base no

Formato de ID de sequência

e em outras configurações atuais do gerador de sequências.

Se você definir o intervalo

Frequência de reinicialização

, certifique-se de que o número de sequência gerado seja exclusivo, incluindo o período específico no formato. Exemplo: se o período da

Frequência de reinicialização

for Mês
, inclua [month] e [year] no formato. Certifique-se de que o valor de preenchimento seja grande o suficiente para que o gerador de sequências não encontre uma condição de estouro durante o período. O campo

Frequência de reinicialização

não está disponível para geradores de sequências sem interrupções.

Evite espaços em branco no formato se os números de sequência puderem gerar URLs. Exemplo: alguns sites externos de carreiras profissionais adicionam a ID da requisição de recrutamento (gerada durante uma integração de requisições de recrutamento) ao URL da publicação de vaga de emprego. Se um site não codifica caracteres especiais, como espaços, o resultado é um URL inválido.

Para esses objetos de negócios, o Workday usa a ID do gerador de sequências que você definiu como a ID de referência de integração:

Aviso antecipado de embarque

Pedido de compra

Confirmação de pedido de compra

Recebimentos

Atribuições para solicitação de cotação (RFQ)

Requisição

Resposta à solicitação de cotação

Para os objetos de negócios, se:

Você tem várias empresas.

Você quer que o Workday gere IDs em ordem numérica para cada empresa.

Insira números com um grande intervalo entre a

Última sequência usada

no gerador de sequências de cada empresa. Acesse a tarefa

Editar ID da empresa

para atribuir esses geradores de sequências exclusivos a empresas em seu locatário.

Exemplo: um administrador insere 1000001 no campo

Última sequência usada

para o gerador de sequências da Empresa A. Ele também insere 2000002 no campo

Última sequência usada

para o gerador de sequências da Empresa B.

O resultado são geradores de sequências separados que criam IDs em ordem numérica nos pedidos de compra de cada empresa:

PO nº 1 - ID da empresa A: CA-PO-2018-09-1000001

OC nº 2 - ID da empresa A: CA-PO-2018-09-1000002

OC nº 3 - ID da empresa B: CB-PO-2018-09-2000002

OC nº 4 - ID da empresa B: CB-PO-2018-09-2000003

O Workday combina esses geradores de sequências para fornecer IDs para todas as empresas se você:

Mantenha o campo

Última sequência usada

inalterado.

Forneça apenas um pequeno intervalo entre os números.

O resultado são lacunas entre os números de ID nos documentos de aquisição das empresas.

Exemplo: um administrador insere o mesmo número no campo

Última sequência usada

para cada gerador de sequências para as Empresas A e B.

O resultado é que o mesmo gerador de sequências fornece números de ID gerados para as empresas em seus pedidos de compra:

OC nº 1 - ID da empresa A: PO-2018-09-00001

OC nº 2 - ID da empresa B: PO-2018-09-00002

OC nº 3 - ID da empresa B: PO-2018-09-00003

OC nº 4 - ID da empresa A: PO-2018-09-00004

(Opcional) Para redefinir o valor de [seq] como um valor inicial em intervalos regulares, considere:

Opção	Descrição
Frequência de reinicialização	O intervalo de tempo quando a variável [seq] é iniciada novamente no valor do Número de reinicializações . As opções são Dia , Mês ou Ano ; deixe o campo em branco se quiser que [seq] seja exclusivo dentro desta definição de ID. Os dias começam à 0h01. Os meses começam à 00h01 do primeiro dia desse mês. Os anos começam à 00h01 do dia 1º de janeiro. Se você definir uma Frequência de reinicialização e definir o Workday para continuar uma sequência de outro sistema de geração de IDs, deverá definir: Uma última data de uso válida. Uma última sequência usada diferente de zero.
Reiniciar número	O valor que você quer que [seq] comece quando usar a definição de ID pela primeira vez e sempre que a sequência for reiniciada.
Uso do fuso horário	Um fuso horário alternativo no qual se baseia o intervalo especificado no campo Frequência de reinicialização . Esse valor não indica quando a geração da ID realmente ocorre. O Workday usa esse valor apenas para localizar a data no fuso horário especificado. Se você não especificar um fuso horário, o Workday usará o Horário padrão do Pacífico/Horário de verão do Pacífico (PST/PDT).

Esses campos não estão disponíveis para geradores de sequências sem interrupções.

(Opcional) No campo

Comportamento para excesso de IDs de sequência

, configure como deseja que o Workday lide com possíveis condições de estouro de IDs de sequência. Durante o preenchimento do campo, considere:

Opção	Descrição
Permitir excesso com sequências truncadas	O Workday trunca o dígito mais significativo do número de sequência quando ocorre uma condição de estouro. Exemplo: com um valor de Preenchimento igual a 3, o próximo número de sequência após 999 é 1000, mas o 1 fica truncado, portanto, o próximo valor é exibido como 000.
Ignorar preenchimento automaticamente	O gerador de sequências ignora o valor de Preenchimento quando ocorre uma condição de estouro. Exemplo: com um valor de Preenchimento igual a 3, o próximo número de sequência após 999 é 1000.

Se o valor

de Preenchimento

é zero, o Workday seleciona automaticamente a opção

Ignorar preenchimento automaticamente

. Se o preenchimento é um valor diferente de zero, você pode selecionar qualquer uma das opções. A Workday recomenda

Ignorar automaticamente o preenchimento

, pois o gerador de sequências pode produzir números duplicados que podem afetar os sistemas posteriores quando não ignora o preenchimento. Exemplo: um gerador de sequências para cartões de identificação que tem espaço para apenas três dígitos.

Você não pode selecionar o

comportamento de excesso de ID de sequência

para geradores de sequências sem interrupções.

(Opcional) No campo

Substituir grupo de notificações de excesso de definição de locatário

, selecione os grupos de segurança para esse gerador de sequências que substituirão os grupos de segurança de notificação de excesso por padrão. O Workday envia automaticamente uma notificação para os grupos de segurança de notificação de estouro quando a sequência atinge 80% do limite imposto pelo valor de

Preenchimento

. Em seguida, ele envia notificações em incrementos de 5%.

Se você não seleciona grupos de segurança nesse campo, o Workday envia essas notificações de estouro para:

Os grupos de segurança que você seleciona no campo

Grupo de notificação de gerador de sequências por padrão

na tarefa

Editar definição de locatário - Sistema

Os grupos de segurança por padrão que o Workday especifica para notificações de excesso, se você não selecionar grupos de segurança de notificação de excesso por padrão na tarefa

Editar definição de locatário - Sistema

(Opcional) Se você já usou outro sistema de geração de IDs e quer que o Workday continue essa sequência, considere:

Opção	Descrição
Última sequência usada	O último número de sequência usado no sistema de geração de IDs anterior.
Data do último uso	A data em que seu sistema de geração de IDs anterior gerou o último número de sequência.

Depois que o Workday começa a usar o novo gerador de sequências, ele não usa mais esses dois campos.

Se você especifica

Última data usada

e um intervalo para

Frequência de reinicialização

, o Workday compara a data atual com a frequência de reinicialização. Em seguida, define o número de sequência de acordo. Exemplo: se você especificar:

45 para a

Última sequência usada

15 de maio de 2020 como a

última data de uso

Mês
como a

Frequência de reinicialização

5 para

Incrementar ID de sequência em

1 para o

Número de reinicialização

O número de sequência inicial do gerador de sequências será:

Cinquenta (50) se a data atual for em maio.

Um (1) se a data atual for junho.

(Opcional) Marque a caixa de seleção

Baixo volume

para garantir que as sequências geradas pelo gerador de sequências não tenham intervalos.

Marque a caixa de seleção quando você passar por estas duas situações:

A sequência que o Workday gera não é usada em transações de alto volume. Exemplo: sequência de integrações.

Há intervalos indesejados na sequência gerada.

Se você usar o gerador de sequências em um método de codificação para codificar os dados do locatário, não marque a caixa de seleção

Baixo volume

(Opcional) Na seção

Serviço Web

, insira um nome significativo no campo

ID de referência

. Você pode usar essa ID para identificar sequências específicas nos aplicativos Workday Financial Management, Payroll e HCM. Consulte a documentação do aplicativo para obter mais informações sobre como seu aplicativo específico usa esse campo.

Você pode executar o

Relatório de preenchimento do gerador de sequências

para monitorar os geradores de sequências em busca de possíveis problemas de estouro. Para cada gerador de sequências, o relatório exibe uma métrica de percentual de uso que indica o quão próximo o número de sequência atual está do número de sequência máximo alocado. O relatório também exibe o comportamento de estouro e os grupos de notificações para cada gerador de sequências.