Editar processos de negócios

Administrator Guide

Segurança: estes domínios na área funcional System:

Administração de processos de negócios

Gerenciar: definições de processo de negócios

Os processos de negócios por padrão do Workday são definições fornecidas e podem ser personalizados para atender às suas necessidades. As definições de processo de negócios por padrão contêm etapas recomendadas e configuração básica. Quando um processo de negócios não tem uma definição por padrão, você pode usar a tarefa

Criar definição de processo de negócios (definição por padrão)

para criar e configurar a definição por padrão.

Você pode alterar uma definição de processo de negócios quando precisar de um fluxo de trabalho diferente da definição de processo de negócios por padrão. Você pode basear processos de negócios personalizados em uma regra de condição configurável ou para uma organização específica.

Para personalizar as definições de processo de negócios, você pode:

Altere a definição por padrão.

Copie e altere a definição por padrão.

Quando você edita uma definição de processo de negócios por padrão e a usa para todas as organizações, pode ser necessário adicionar muitas personalizações, o que pode tornar o processo de negócios complexo e difícil de manter. A Workday recomenda que você copie as definições de processo de negócios por padrão e as altere para cada uma de suas organizações. Isso permite que você organize melhor diferentes definições de processos de negócios em seu locatário que atendam às suas necessidades de negócios.

Quando você edita uma definição de processo de negócios com uma data de vigência futura e adiciona uma nova etapa, o

Relatório de trilha de auditoria

pode exibir uma entrada de trilha de auditoria com o nome da etapa e alguns detalhes no relatório como

step-

Exemplo: hoje é 15-07-2020. Você adiciona uma nova etapa
de Aprovação
a uma definição de processo de negócios com uma data de vigência futura de 30-07-2020. Quando visualizar o

Relatório de trilha de auditoria

, você verá uma entrada de trilha de auditoria para a nova etapa Aprovação
e poderá ver alguns detalhes como

etapa

no relatório.

Para obter o desempenho ideal do processo de negócios, a Workday recomenda que você limite o número de etapas em uma definição de processo de negócios.

Oferecemos suporte a no máximo 72 etapas consecutivas não manuais em um processo de negócios. Uma etapa não manual é aquela processada automaticamente pelo sistema sem a interação do usuário. Exemplo: etapas não obrigatórias, uma etapa de integração
ou uma etapa de relatório
. Se você tiver processos de negócios com 72 etapas consecutivas e não manuais, a Workday recomenda que você avalie a definição de processo de negócios para reduzir o número dessas etapas consecutivas ou configure uma definição de processo de negócios com base em regras com etapas condicionais.

Selecione

Processo de negóciosEditar

definição

no menu de ações relacionadas do processo de negócios.

Selecione uma

Data de vigência

para quando as alterações de definição de processo de negócios entram em vigor.

Selecione uma

Data de vencimento

para refletir o tempo decorrido desde o início do processo de negócios até a conclusão.

(Opcional) Na lista de opções

Suprimir canais para notificações

, selecione o canal de notificação para suprimir o envio de notificações de processo de negócios personalizadas e do sistema.

Quando você seleciona a opção de lista de opções

Notificações por push em dispositivo móvel

, o Workday não envia uma notificação por push para nenhuma notificação personalizada e do sistema associada a eventos para a definição de processo de negócios.

Exibimos a

lista de opções Suprimir canais para notificações

nas definições de processos de negócios, independentemente de você ter configurado ou não notificações por push na tarefa

Editar definição de locatário - Notificações

Durante a execução da tarefa, considere:

Opção	Descrição
Fuso horário	Você pode inserir um fuso horário quando marcar a caixa de seleção Fuso horário da configuração de processo de negócios na tarefa Editar definição de locatário - Sistema . Quando você seleciona: A data atual, as alterações entram em vigor imediatamente. Os usuários em outros fusos horários veem as alterações imediatamente. Uma data futura, as alterações entram em vigor à meia-noite da data especificada. Os usuários em outros fusos horários veem as alterações na data e hora correspondentes aos fusos horários deles. Uma data passada, as alterações entram em vigor às 23:59:59 da data especificada. Os usuários em outros fusos horários veem as alterações na data e hora correspondentes aos fusos horários deles.
Ordem	Insira uma ou mais letras para definir o fluxo de trabalho do processo de negócios. A etapa de Início é a e você não pode ter outra etapa com a letra a . Quando você salva a definição de processo de negócios, o Workday classifica as etapas do processo de negócios em ordem alfabética. O Workday aplica o idioma inglês na exibição e no processamento das etapas do fluxo de trabalho.
Ordem de etapa simultânea em Minhas tarefas	Em cada etapa com a mesma ordem, insira uma ou mais letras para controlar a ordem na qual as etapas simultâneas de um processo de negócios são exibidas em Minhas tarefas em relação a outras etapas simultâneas. Exemplo: na definição de processo de negócios, o administrador de processos de negócios define etapas simultâneas nesta ordem: ca cb cc O Workday exibe as tarefas em Minhas tarefas na ordem oposta especificada na definição de processo de negócios se você classifica Minhas tarefas por Mais recente no início . A tarefa mais antiga (ou a próxima) fica na parte inferior de Minhas tarefas e as tarefas mais recentes são exibidas na parte superior. Para corresponder a ordem das etapas simultâneas com a ordem em que as tarefas são exibidas em Minhas tarefas, classifique suas Minhas tarefas por Mais antigas no início .
Tipo	Certos tipos de etapa também exigem uma entrada na coluna Especificar . Além disso, os tipos de etapa Lote/Tarefa e Integração exigem que você especifique uma ID de usuário na coluna Executar como usuário . Quando você seleciona Aprovação consolidada , deve concluir a configuração de aprovação. Você pode concluir a configuração de aprovação depois de concluir a edição do processo de negócios. No menu de ações relacionadas da etapa, selecione Processo de negócios Configurar aprovação consolidada . Quando você seleciona Cadeia de aprovação ou Cadeia de aprovação consolidada , pode configurar a etapa para roteamento por hierarquia de organizações em vez de hierarquia de gestão (roteamento com base em posição). Você não pode alterar o tipo de etapa existente quando edita uma definição de processo de negócios. Se você quiser alterar o tipo de etapa, pode removê-la e adicionar uma nova etapa com um novo tipo de etapa.
Especificar	Selecione a ação apropriada para o tipo de etapa.
Opcional	Os destinatários não precisam concluir etapas opcionais. A mensagem de notificação contém um link no qual o destinatário pode clicar para ignorar a etapa. O destinatário deve ignorar ou concluir uma etapa opcional para mover o processo para a próxima etapa. Quando um destinatário salva uma etapa opcional para uso posterior, ele pode ignorar essa etapa. Quando você define uma notificação em uma etapa opcional, o Workday envia uma notificação para quem está configurado na notificação personalizada se o destinatário pula a etapa. Você pode usar o campo de relatório Etapa ignorada para criar uma regra de condição para impedir que o Workday envie notificações para etapas ignoradas.
Grupo	Especifique os grupos de segurança responsáveis por esta etapa. O Workday exibe os grupos de segurança habilitados pela política de segurança. Quando a etapa é uma etapa de ação que inicia outro processo de negócios, os grupos de segurança disponíveis são definidos pela política de segurança do subprocesso. Você pode encaminhar determinadas etapas do processo de negócios para funções da organização na organização atual ou em uma organização proposta. Quando você adiciona uma etapa da cadeia de aprovação e a configura para ser encaminhada por hierarquia de organizações, só pode selecionar grupos de segurança com base em funções com restrição.
Modificador de roteamento	Selecione um modificador de roteamento. O Workday exibe essa coluna somente se o processo de negócios tem tipos de etapa que oferecem suporte a modificadores de roteamento. Você pode usar um roteamento de grupo específico para qualquer tipo de etapa do processo de negócios se o grupo de segurança tem uma organização de supervisão habilitada para a função atribuível na tarefa Manter funções atribuíveis .
Todos	Selecione quando todos em todos os grupos de segurança especificados devem concluir a etapa.
Data de vencimento	Você pode definir uma data de vencimento para o processo de negócios como um todo ou em cada etapa do processo de negócios. Defina uma data limite para a etapa. Esse é o tempo decorrido desde o início da etapa até sua conclusão. Para usuários localizados em fusos horários UTC-1 ou posteriores, o Workday exibe a data limite da etapa no fuso horário local deles. Para determinar a data de vencimento, usamos o fim do dia (23:59:59) no fuso horário do Pacífico (UTC-8) do sistema e convertemos a data de vencimento para o fuso horário local do usuário. O Workday exibe o fuso horário local do usuário para a data de vencimento em: Aguardando sua ação na página inicial do Workday. Item Minhas tarefas Histórico de processos do item Minhas tarefas. Mensagem para a próxima etapa . Caixa de diálogo enviada . A coluna Data de vencimento na página Visualizar evento . Isso não se aplica a usuários localizados em fusos horários UTC-2 ou inferiores. Exibimos a data de vencimento no horário do Pacífico. Para datas de vencimento que o Workday calcula em unidades de dias, o Workday usa calendários com base em regras que você configura na definição de processo de negócios para calcular a data de vencimento. Para definições de processo de negócios que não usam um calendário com base em regras ou não calculam a data de vencimento em unidades de dias, o Workday calcula as datas de vencimento em dias consecutivos. Quando um processo de negócios é executado como um subprocesso, o Workday usa os calendários com base em regras configurados na definição de processo de negócios do subprocesso. Ele não usa os calendários com base em regras no processo de negócios principal.
A data de vencimento é baseada na data de vigência	Você pode definir uma data de vencimento para o processo de negócios como um todo ou em cada etapa do processo de negócios. Marque a caixa de seleção do Workday para calcular a data de vencimento da etapa com base na data de vigência desta instância de processo de negócios. Caso contrário, o Workday calcula a data de vencimento a partir do momento em que a etapa anterior é concluída. Exemplo: a data em que um aumento salarial entra em vigor ou a data de início de um novo colaborador pode ser semanas após a conclusão do processo de negócios. Se uma etapa do processo de negócios é configurada com uma data de vencimento e a caixa de seleção Data de vencimento é baseada na data de vigência também é marcada na etapa ou na definição de processo de negócios como um todo, o Workday pode adicionar um dia adicional à data de vencimento com base em como o sistema mantém a data de vigência do processo de negócios.
Não avançar	Marque essa caixa de seleção para marcar certas etapas de tipos de processo de negócios que podem ser adiantados manualmente como Não avançar . Se selecionada, um evento não pode ser avançado de ou por meio de uma etapa marcada como Não avançar . Você pode usar essa funcionalidade para reduzir o risco de problemas que podem surgir quando os usuários avançam manualmente as etapas até a conclusão. Observação: essa funcionalidade está disponível apenas para etapas que você pode atribuir a um grupo de segurança. As etapas que você não pode atribuir a um grupo de segurança, com exceção de uma etapa de relatório , não podem ser marcadas como Do Not Advance .

As alterações que você faz em uma definição de processo de negócios de uma organização pai afetam todas as organizações subordinadas que não têm sua própria definição de processo de negócios personalizado.

Quando você edita uma definição de subprocesso, as alterações não são exibidas no

Relatório de trilha de auditoria

do processo de negócios principal. No entanto, quando você desmarca ou marca a caixa de seleção

Usar data de início do subprocesso

em uma definição de processo de negócios marcada para auditoria, talvez veja entradas adicionais no

Relatório de trilha de auditoria

Depois de concluir a edição do processo de negócios, você pode personalizar ainda mais sua definição de processo de negócios, configurando:

Roteamento avançado nas etapas do processo de negócios Aprovação
, Aprovação consolidada
e Tarefas a fazer
. No menu de ações relacionadas da etapa, selecione

Processo de negócios

Manter roteamento avançado

Roteamento com base na organização nas etapas Cadeia de aprovação
e Cadeia de aprovação consolidada
. No menu de ações relacionadas da etapa, selecione

Processo de negócios

Manter roteamento avançado

. Em seguida, marque a caixa de seleção

Roteamento com base na organização

Atraso em etapas do processo de negócios. No menu de ações relacionadas da etapa, selecione

Processo de negócios

Manter atraso da etapa

Uma etapa de ação
para acionar condições de validação quando os revisores adicionam aprovadores adicionais na etapa do processo de negócios. No menu de ações relacionadas de uma etapa de Ação
, selecione

Processo de negócios

Manter condições da etapa

. Em seguida, marque a caixa de seleção

Habilitar condições de validação para adicionar aprovadores

Uma etapa como uma etapa de Conclusão
. No menu de ações relacionadas da etapa, selecione

Processo de negócios

definido como Conclusão

. Exibimos

Sim

na coluna

Concluído

da definição de processo de negócios.

Notificações personalizadas que são acionadas em qualquer etapa do processo de negócios ou no status do processo de negócios como um todo. Você também pode atrasar o envio de uma notificação personalizada configurando um atraso de notificação em seus processos de negócios. No menu de ações relacionadas de uma definição de processo de negócios, selecione

Processo de negócios

Adicionar notificação

Ocultar detalhes do histórico de processos de negócios da pessoa associada ao processo de negócios, como um colaborador interno. Acesse a política de segurança de processos de negócios e marque a caixa de seleção

Ocultar histórico do processo para a pessoa

. Em seguida, ative a alteração pendente da política de segurança.

A funcionalidade de ocultar histórico de processos de negócios não funciona com processos de negócios de componente de modelo que você cria no Workday Extend.