Conceito: gestão de arquivos e pastas no Drive

Administrator Guide

Esta tabela resume as principais ações que você pode executar com arquivos e pastas no Drive, se:

Você tem as permissões apropriadas.

Você selecionou a opção de gerenciar esse tipo de arquivo durante a definição do Drive.

O Drive oferece suporte à ação para esse tipo de arquivo.

O aplicativo (como Workday Slides ou Workday Worksheets) está disponível no locatário.

Ação	Observações
Carregar arquivos Converter arquivos em pastas de trabalho do Worksheets	Selecione Adicionar novo carregamento ou arraste um ou mais arquivos para a página do Drive. O Drive converte automaticamente os arquivos do tipo planilha carregados em pastas de trabalho se todas estas condições existirem: Worksheets está habilitado no locatário. Você está no domínio de segurança Worksheets . O arquivo é do tipo XLS, XLSX, CSV ou HTML. Para carregar arquivos de mídia (vídeo e conteúdo em pacote), você já deve ter assinado o formulário de pedido do Workday Media Cloud Termos e condições e deve estar no domínio de segurança Manage: Media . O Drive verifica automaticamente a existência de vírus nos itens quando você os carrega. A verificação de vírus não se aplica a arquivos adicionados ao Drive por integrações nem a arquivos de mídia. O tamanho máximo de arquivo para carregamento é de 30 MB.
Criar uma pasta de trabalho do Worksheets	No Drive, selecione Adicionar nova pasta de trabalho para criar uma nova pasta de trabalho em branco. Em um relatório do Workday, selecione Exportar para Worksheets para exportar dados de relatório do Workday e criar uma nova pasta de trabalho. Você pode executar esta ação se estas duas condições existirem: Worksheets está habilitado no locatário. Você está no domínio de segurança Worksheets .
Criar uma apresentação do Workday Slides	Você pode selecionar Adicionar nova apresentação se estas duas condições existirem: O Slides está habilitado no locatário. Você está no domínio de segurança Slides .
Criar um painel de descoberta	Você pode selecionar Adicionar novo painel de descoberta se esta condição existir: Você está no domínio de segurança Discovery Boards: Create .
Criar um modelo de notificação	Você pode selecionar Adicionar novo modelo de notificação se estas duas condições existirem: O Notification Designer está habilitado no locatário. Você está no domínio de segurança Notification Designer .
Criar um modelo de documento do Workday Docs	Você pode selecionar Adicionar novo modelo de documento se estas duas condições existirem: O Workday Docs está habilitado no locatário. Você está nos domínios de segurança Docs e Document Library .
Fazer download de um item	As opções de download dependem de o download estar habilitado para esse tipo de item específico: Para tipos de item com suporte, selecione o item e clique em Baixar . Para tipos de item, como pastas de trabalho, apresentações do Slides e modelos de notificação, abra o item, selecione Arquivo baixar como e selecione um dos tipos de arquivo disponíveis. Para os tipos de item que não têm um visualizador ou pré-visualização, se você clicar duas vezes no nome do item, poderá baixá-lo.
Filtrar a exibição de itens	Selecione uma das visualizações no lado esquerdo da página inicial para ver os itens nessas categorias ou clique no botão Filtrar , no canto superior direito, para ver opções de filtro adicionais. Observe que a visualização Meus arquivos é apenas um filtro que mostra os seus itens em uma lista plana que não mostra a estrutura de pastas. Não recomendamos o uso dessa visualização para gerenciar itens do Drive.
Compartilhar um item usando um link (URL)	Você pode compartilhar um item com vários usuários de uma vez. Basta fornecer a eles um link, que você gera na caixa de diálogo Compartilhar . Os usuários podem acessar arquivos compartilhados somente no domínio Drive ou no domínio View Drive File and Media . Além disso, para cada item que você quer compartilhar, certifique-se de que o destinatário esteja em outro domínio obrigatório para o tipo de item. Exemplo: se você quer compartilhar uma pasta de trabalho do Worksheets, a pessoa com quem você está compartilhando deve estar no domínio Worksheets . Selecione um arquivo no Drive e clique em Compartilhar . Habilite a opção Compartilhamento de links, caso ainda não esteja habilitada. A capacidade de usar o compartilhamento de links é uma configuração do locatário. Se você não encontrar a opção, entre em contato com o administrador para garantir que ela esteja habilitada. Selecione o nível de permissão. Todos que acessarem o arquivo usando o link terão este nível de acesso. Clique em Copiar link . Forneça este URL às pessoas com quem você quer compartilhar o arquivo. Quando usar o compartilhamento de links, considere: O Drive oferece suporte ao compartilhamento de links para todos os tipos de arquivo do Drive, exceto os painéis de descoberta. Você não pode compartilhar pastas usando um link. Compartilhar um item usando um link faz com que o item seja compartilhado com o grupo de segurança Todos os usuários . Qualquer usuário com acesso ao aplicativo relacionado pode acessar o item se tiver o URL. Ao contrário do compartilhamento com usuários individuais, quando você compartilha um arquivo usando um link, o Workday não envia notificações. Você pode querer notificar as pessoas que compartilhou um item com elas; por exemplo, se você compartilhou uma pasta de trabalho do Worksheets com um grupo, pode enviar um link de acesso a ela por e-mail. No Drive, os arquivos que você compartilha usando um link exibem um ícone de Link ao lado dos avatares Quem tem acesso . Você pode abrir a caixa de diálogo Compartilhar clicando no ícone ou em um avatar. Se alguém compartilha um arquivo com você enviando um link, o arquivo compartilhado não é exibido no Drive nem nos resultados da pesquisa. O arquivo é exibido no Drive ou nos resultados da pesquisa somente se ele foi compartilhado com você usando a área Compartilhar com pessoas na caixa de diálogo Compartilhar . Se você altera o nível de permissão do item posteriormente, o nível de acesso é atualizado imediatamente. Exemplo: originalmente você definiu o nível de permissão Editar e forneceu o link para Cara, que agora está editando o arquivo. Se você altera o nível de permissão de compartilhamento de links para Visualizar, a permissão de Cara muda imediatamente e ela não pode mais editar o arquivo. As configurações de compartilhamento de arquivo individual na área Compartilhar com pessoas da caixa de diálogo Compartilhar permanecem ativas se você desativar o compartilhamento de links. Se você usa o compartilhamento de links para um item e também o compartilha com usuários individuais ou grupos, a pessoa obtém o mais alto dos níveis de permissão possíveis. Exemplo: você compartilha um arquivo com Bibi individualmente e concede a ela acesso de visualização. Você também usa o compartilhamento de links e define o nível de permissão como Editar. Bibi tem permissão para editar o arquivo. Se posteriormente você desativar o compartilhamento de links, Bibi continuará a ter a permissão de visualização que você especificou para ela individualmente. Você não pode usar o compartilhamento de links para compartilhar arquivos com usuários implementadores.
Compartilhar um item com grupos de segurança	Você pode compartilhar um item com grupos de usuários digitando os nomes dos grupos de segurança na caixa de diálogo Compartilhar . Você habilita o compartilhamento com grupos para cada tipo de item do Drive na tarefa Configurar compartilhamento com grupos no Drive . Os usuários podem acessar arquivos compartilhados somente no domínio Drive ou no domínio View Drive File and Media . Além disso, para cada item que você quer compartilhar, certifique-se de que o destinatário esteja em outro domínio obrigatório para o tipo de item. Exemplo: se você quer compartilhar uma pasta de trabalho do Worksheets, a pessoa com quem você está compartilhando deve estar no domínio Worksheets . Selecione um item no Drive e clique em Compartilhar . Na área Compartilhar com grupos , selecione um nível de permissão para o item no menu suspenso Permissões . Na área Compartilhar com grupos , digite os nomes dos grupos com os quais você quer compartilhar o item. (Opcional) Se você é o proprietário do item, pode clicar em Avançado para selecionar se quer permitir que editores compartilhem o arquivo e se você quer permitir que pessoas autorizadas a comentar e a copiar, imprimir ou baixar o item. Para arquivos de mídia (vídeo), você pode habilitar ou desabilitar a capacidade de os proprietários permitirem cópia ou download usando a configuração apropriada na tarefa Editar definição de locatário - Sistema . Estas considerações especiais se aplicam ao compartilhamento de pastas: Todos os usuários aos quais você concede acesso de edição de pasta podem adicionar, remover e alterar permissões para colaboradores. Todos os usuários com quem você compartilha a pasta podem baixar, copiar e imprimir arquivos na pasta. Quando compartilhar com grupos de segurança, considere: O Drive oferece suporte ao compartilhamento com grupos de segurança para todos os tipos de item do Drive, incluindo pastas. Ao contrário do compartilhamento com usuários individuais, quando você compartilha um item com um grupo, o Workday não envia notificações. Você pode querer notificar as pessoas que compartilhou um item com elas; por exemplo, se você compartilhou uma pasta de trabalho do Worksheets com um grupo, pode enviar um link de acesso a ela por e-mail. Você pode visualizar e gerenciar quais grupos têm acesso (e o nível de acesso) a um arquivo compartilhado com o grupo na guia Quem tem acesso da caixa de diálogo Compartilhar . Se você ganha ou perde a associação a um grupo, automaticamente ganha ou perde o acesso aos itens que alguém compartilhou com esse grupo. Eles serão exibidos no seu Drive. Se você usa o compartilhamento de links para um item e também compartilha um item com um grupo, o membro do grupo obtém o mais alto dos níveis de permissão possíveis. Exemplo: você compartilha um arquivo com o grupo Gestores, do qual Bibi é membro, e concede ao grupo acesso de visualização; você também usa o compartilhamento de links e define o nível de permissão como Editar. Bibi tem permissão para editar o arquivo. Se posteriormente você desativar o compartilhamento de links, Bibi continuará a ter a permissão de visualização que você especificou para o grupo de gestores. Em geral, os grupos com os quais você compartilha arquivos podem ver todos os dados nos arquivos, exceto: Para painéis de descoberta, a segurança no nível de linha se aplica e os grupos veem somente os dados aos quais têm acesso. Para pastas de trabalho, você pode ocultar o conteúdo, mas se permitir que os usuários copiem a pasta de trabalho, eles poderão mostrar o conteúdo depois de copiar a pasta de trabalho.
Compartilhar um item com usuários individuais	Você pode compartilhar itens no Drive com usuários individuais. Compartilhar com usuários individuais permite que você defina um nível de permissão específico para a pessoa. Os usuários podem acessar arquivos compartilhados somente no domínio Drive ou no domínio View Drive File and Media . Além disso, para cada item que você quer compartilhar, certifique-se de que o destinatário esteja em outro domínio obrigatório para o tipo de item. Exemplo: se você quer compartilhar uma pasta de trabalho do Worksheets, a pessoa com quem você está compartilhando deve estar no domínio Worksheets . Selecione um arquivo no Drive e clique em Compartilhar . Na área Compartilhar com pessoas , selecione um nível de permissão para o item na lista suspensa Permissões . Na área Compartilhar com pessoas , insira os nomes dos usuários com os quais você quer compartilhar o item. (Opcional) Digite uma mensagem para os usuários com os quais você está compartilhando. A mensagem é exibida na notificação do Workday que os usuários recebem depois que você clica em OK . (Opcional) Se você é o proprietário do item, pode clicar em Avançado para atribuir configurações de compartilhamento mais específicas para editores, pessoas autorizadas a comentar e a visualizar. As opções a seguir não se aplicam a pastas: Todos os usuários aos quais você concede acesso de edição de pasta podem adicionar, remover e alterar permissões para colaboradores. Todos os usuários com quem você compartilha a pasta podem baixar, copiar e imprimir arquivos na pasta. Quando compartilhar com usuários individuais, considere: O Drive oferece suporte ao compartilhamento de arquivos com usuários individuais em todos os tipos de arquivo do Drive. Você também pode compartilhar pastas com usuários individuais. Se você usa o compartilhamento de links para um item e também compartilha um item com usuários individuais ou grupos, a pessoa obtém o mais alto dos níveis de permissão possíveis. Exemplo: você compartilha um arquivo com Bibi individualmente e concede a ela acesso de visualização; você também usa o compartilhamento de links e define o nível de permissão como Editar. Bibi tem permissão para editar o arquivo. Se posteriormente você desativar o compartilhamento de links, Bibi continuará a ter a permissão de visualização que você especificou para ela individualmente. Se você altera o nível de permissão do item posteriormente, o nível de acesso é atualizado imediatamente. Exemplo: originalmente você deu permissão Pode editar para Cara, que agora está editando o arquivo. Se você altera o nível de permissão para Visualizar, a permissão de Cara muda imediatamente e ela não pode mais editar o arquivo. Quando você compartilha um item, o usuário recebe uma notificação do Workday e um e-mail (se você habilitou as notificações por e-mail). Em geral, os usuários com quem você compartilha arquivos podem ver todos os dados nos arquivos, exceto: Para painéis de descoberta, a segurança se aplica e os usuários veem somente os dados aos quais têm acesso. Para pastas de trabalho, você pode ocultar o conteúdo, mas se permitir que os usuários copiem a pasta de trabalho, eles poderão mostrar o conteúdo depois de copiar a pasta de trabalho.
Editar um arquivo	Clique duas vezes no nome do arquivo para abrir e editá-lo. Para vídeos: Clique duas vezes no arquivo para abrir a página Visualizar mídia . Clique em Editar mídia . O botão Editar mídia é exibido para vídeos (mas não para conteúdo em pacote) se estas condições existirem: Você está no domínio de segurança Manage: Media . Você é o proprietário do vídeo ou o proprietário concedeu a você permissão de edição.
Mover um item	Clique com o botão direito do mouse no nome do item e selecione Mover . em seguida, navegue até o local onde quer colocar o arquivo.
Copiar um item	Quando você copia um arquivo na interface de usuário do Drive, o destino por padrão é o local do arquivo original. Você pode navegar para um local diferente na caixa de diálogo Copiar. Quando você copia um item de um dos aplicativos de integração, como uma pasta de trabalho da interface de usuário do Worksheets ou uma apresentação do Slides, o destino por padrão pode ser diferente do que você vê no Drive.
Renomear item	Clique com o botão direito do mouse no nome do item e selecione Renomear . Para arquivos de vídeo: Clique duas vezes no arquivo para abrir a página Visualizar mídia . Clique em Editar mídia . Clique no ícone de lápis (Renomear) para renomear o arquivo. O botão Editar mídia é exibido para vídeos (mas não para conteúdo em pacote) se estas condições existirem: Você está no domínio de segurança Manage: Media . Você é o proprietário do vídeo ou o proprietário concedeu a você permissão de edição. Renomear um item no Drive atualiza o nome do arquivo: No Drive Quando alguém abre o item usando um link compartilhado ou diretamente no Drive. Em um artigo da Ajuda, se você anexou um arquivo do Drive ou adicionou um link de um arquivo do Drive e renomeou o arquivo, ele continua sendo aberto corretamente depois de ser renomeado. Recomendamos que você atualize o valor no campo Texto para corresponder ao arquivo renomeado. Exemplo: Em um artigo, use Inserir link para vincular a um arquivo no Drive, ou use Inserir mídia ou Seleção de arquivo do Drive para anexar os resultados de 2022 do arquivo do Drive a um artigo. No campo Texto , digite Resultados de 2022 . Renomeie o arquivo no Drive como Resultados de 2023 . Navegue até o artigo no espaço de trabalho Artigos da Ajuda, selecione a opção para editar o artigo e atualize o valor no campo Texto para Resultados de 2023 .
Substituir um item	Selecione o item e clique em Substituir . em seguida, navegue até o arquivo de substituição. A ação de substituição preserva as permissões de compartilhamento e o link para o arquivo. Quando um usuário seleciona um link que anteriormente abriu o arquivo original, ele abre o arquivo de substituição. No momento, o Drive não tem suporte para estes arquivos para substituição: Painéis Discovery Board Modelos de documento Arquivos de mídia (ZIP, SCORM e arquivos de vídeo/áudio) Modelos de notificação Apresentações do Slides Pastas de trabalho e modelos do Worksheets Durante o uso da nova funcionalidade, considere: O Drive não salva o arquivo original substituído depois que ele é substituído. Para os tipos de arquivo que o Drive converte automaticamente em arquivos do Workday, como a conversão de arquivos XLSX ou CSV em pastas de trabalho do Worksheets, a conversão não ocorre para os novos arquivos substituídos. O tipo de arquivo de substituição deve ser igual ao tipo de arquivo original. Você pode renomear um arquivo durante a ação de substituição. Você não pode desfazer a ação de substituição. Em um artigo da Ajuda, se você usou Inserir mídia ou Selecionar arquivo do Drive para anexar um arquivo do Drive ao artigo, o Drive não substitui o arquivo anexado pelo novo arquivo. Um arquivo anexado é uma cópia do arquivo original do Drive. Você precisa editar o artigo e inserir o arquivo substituído no artigo em vez do original. Em um artigo da Ajuda, se você usou Inserir link para adicionar um link a um arquivo do Drive, o arquivo continua sendo aberto corretamente após ser substituído. Se você alterou o nome do arquivo durante a substituição, recomendamos que atualize o valor no campo Texto para corresponder ao nome do arquivo substituído.
Remova para a pasta Lixeira e recupere da lixeira	Na página inicial do Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta e selecione Remover para movê-lo para a pasta Lixeira . Depois que você move um item para a lixeira, nenhum outro usuário consegue acessá-lo, mesmo que você o tenha compartilhado com eles. Para restaurar um item, na página inicial do Drive, selecione o ícone Lixeira . Selecione a linha que contém o item e clique no ícone Restaurar . O Workday coloca os itens restaurados na visualização da página inicial do Drive. Se você remove um item que alguém compartilhou com você, seu nome é removido da lista de usuários compartilhados. O item desaparece da visualização do arquivo e não é exibido na Lixeira .
Excluir itens permanentemente	Você pode excluir permanentemente até 1.000 itens do Drive que pertencem a um usuário especificado. Acesse a tarefa Excluir arquivo do Drive definitivamente .
Transferir propriedade de arquivos ou pastas individuais	Certifique-se de que você já compartilhou o item com a pessoa para quem quer transferir a propriedade. Selecione Compartilhar o item e selecione Transferir propriedade na lista suspensa de permissões desse usuário. Quando você transfere propriedade: Seu nível de permissão muda para Pode editar. O novo proprietário pode remover seu acesso. Se o item transferido é uma pasta de trabalho do Worksheets: Você não poderá editar nenhum intervalo protegido. O Worksheets cancela todas as programações de atualização de dados dinâmicos existentes. o novo proprietário deve criar uma nova programação. Alguns produtos que se integram ao Drive não permitem transferências de propriedade. Somente usuários individuais (não grupos) podem ter itens no Drive.
Transfira a propriedade de até 1.000 arquivos e pastas de um usuário para outro	Acesse a tarefa Transfer Ownership of Drive Items .
Personalizar o painel de navegação	Clique no ícone Configurações para: Atribua uma visualização por padrão (página inicial) para o Drive, arrastando o item para o topo da lista. A nova visualização por padrão é exibida quando você faz login no Workday e navega até o Drive. Se você abre um item e depois volta para o Drive, ele mostra a última visualização usada. Para reordenar os filtros padrão no painel de navegação, arraste-os para a posição desejada ou oculte os itens arrastando-os para a lista Itens de menu ocultos . Adicione uma ou mais pastas ao painel de navegação para acesso rápido, clicando no link Adicionar pasta . Você pode adicionar até dez pastas à lista de filtros visíveis e até 100 pastas ao total, incluindo itens na lista Itens de menu ocultos .
Navegar até um perfil de usuário a partir de um item do Drive	Clique no link: Campos Proprietário da caixa de diálogo Informações , Criado por e Última modificação . Caixa de diálogo Compartilhar - Campo Quem tem acesso As informações do usuário são exibidas como texto normal quando o usuário aplicável é o mesmo que visualiza o item.
Recolher ou expandir o painel direito	Clique no ícone de seta no divisor de painel direito.

Referência: funcionalidades em dispositivos móveis e observações de usabilidade para o Drive

Workday 31 What's New Post: Link Sharing in Drive