Definir programações de períodos de folha de pagamento e controle de horas

Administrator Guide

Revise as considerações para a definição de programações de períodos.

Quando usar o Workday Payroll e o Time Tracking, determine se quer criar programações de períodos compartilhadas para ambos.a

Segurança:

Domínio Set Up: Payroll - Pay Group Specific
na área funcional Core Payroll.

Domínio Set Up: Payroll Interface
na área funcional Payroll Interface.

Definir: pagamento sob demanda

Domínio Set Up: Period Schedule
na área funcional Projects.

Domínio Set Up: Time Tracking
na área funcional Time Tracking.

Você pode definir períodos consecutivos para processamento da folha de pagamento e controle de horas, como semanal ou mensal. Quando as datas dos períodos e dos períodos de pagamento correspondem, você pode usar a mesma programação para a folha de pagamento e o controle de horas. Grupos de pagamentos com a mesma frequência podem usar a mesma programação de períodos.

Você pode definir programações de períodos existentes para pagamento sob demanda para definir quando os trabalhadores podem solicitar pagamento antecipado e a função de ajuste automático da data de pagamento para fins de semana.

Para pagamentos únicos, a Workday recomenda criar pagamentos sob demanda para um ou vários trabalhadores, em vez de criar várias programações de períodos curtos.

Certifique-se de ter pelo menos um período em sua programação de períodos com datas anteriores à data de vigência de suas primeiras transações do Workday Payroll ou HR.

Quando você tem requisitos específicos além das datas de pagamento ou de controle de horas, pode criar um campo personalizado usando a tarefa

Criar objeto personalizado

. Em seguida, você pode:

Adicione o campo a uma programação de períodos, como para uma data limite de admissão.

Adicione o campo a um ou mais períodos de pagamento, como uma data limite da folha de pagamento. Os períodos não herdam objetos personalizados que você define no nível da programação de períodos.

Você pode usar estes serviços Web para carregar ou recuperar programações de períodos:

Atualizar programação de períodos

Obter programações de períodos

Acesse a tarefa

Criar programação de períodos

Durante a execução da tarefa, considere:

Opção	Descrição
Uso	Selecionar Folha de pagamento e controle de horas .
Dia de pagamento normal	O Workday relata o Dia de pagamento regular nos demonstrativos de remuneração obrigatórios dos colaboradores. O Workday relata o número da programação de períodos que você definiu para a categoria de execução regular do grupo de pagamentos de um colaborador. Para criar valores para esse campo, selecione Criar dia de pagamento regular da folha de pagamento .
Dia de pagamento normal	Esse campo é somente para os EUA.
Ajuste automático da data de pagamento	Insira valores nestes campos para alterar as datas de pagamento que caem em fins de semana ou feriados para um dia de semana: Sábado Zero é exibido por padrão, indicando que atualmente não há ajuste automático para datas de pagamento de fim de semana. Insira um valor para ajustar uma data de pagamento de sábado. Exemplo: insira -1 para mover as datas de pagamento de sábado para a sexta-feira anterior. Domingo Zero é exibido por padrão, indicando que atualmente não há ajuste automático para datas de pagamento de fim de semana. Insira um valor para ajustar uma data de pagamento de domingo. Exemplo: insira -2 para mover as datas de pagamento para a sexta-feira anterior. Calendário de feriados Selecione um calendário de feriados para evitar que as datas de pagamento caiam em feriados. Você pode selecionar somente 1 calendário de feriados por vez. Ajuste automático em feriados Selecione uma destas opções: Após o feriado Antes do feriado Quando você gera manualmente novos períodos em uma programação de períodos existente, as datas de pagamento se ajustam automaticamente e ignoram os feriados, dependendo da opção selecionada. Se você modifica a configuração de ajuste automático de feriados de Depois do feriado para Antes do feriado em uma programação de períodos existente vinculada a eventos de calendário, essas datas de pagamento não são ajustadas automaticamente. Você deve ajustar manualmente as datas de pagamento. Você pode adicionar datas de pagamento que ocorrem em feriados para períodos adicionais que não são exibidos na programação de períodos. O Workday não ajusta automaticamente essas datas de pagamento. Para adicionar o calendário de feriados, use a tarefa Editar programação de períodos adicionais .
Cálculo contínuo da folha de pagamento	(Opcional) Exibido quando você habilita o cálculo contínuo da folha de pagamento em seu locatário. Você pode programar um tempo por padrão para: Execute um cálculo completo para abrir cada período de pagamento. Interromper a criação de novas tarefas de cálculo contínuo para o período. Você pode alterar o cálculo completo e as horas de interrupção automática em períodos individuais.
Pagamento sob demanda	(Opcional) Exibido quando você tem acesso de segurança ao domínio Set Up: Pay On-Demand e tem o uso da folha de pagamento identificado na programação de períodos. Dias após a data de início do período para abertura de solicitações - Quando você insere o número de dias nesse campo, o Workday preenche a data real no campo Solicitações em aberto na seção Pagamento sob demanda da Programação de períodos. Dias a partir da data de término do período para fechar solicitações - Quando você insere o número de dias nesse campo, o Workday preenche a data real no campo Fechar solicitações na seção Pagamento sob demanda da Programação de períodos. Ajuste automático de data de pagamento - Concluído para evitar que as datas de pagamento caiam em um fim de semana. A data de pagamento de uma solicitação de pagamento sob demanda é determinada por estes campos: Compensação por padrão Sábado Domingo Compensação por padrão indica o número de dias que o Workday adiciona à data da solicitação de pagamento sob demanda para determinar a Data de pagamento. Se a Data de pagamento derivada da Compensação por padrão cai em um sábado ou domingo, o Workday adiciona o valor nos campos Sábado ou Domingo à Data de pagamento. Exemplo: você configura estes campos: Compensação por padrão = 1 Saturday = 2 Domingo = 1 Um trabalhador faz uma solicitação de pagamento sob demanda no sábado, 1/1. O valor de Compensação por padrão de 1 indica uma Data de pagamento de domingo, 1/2. No entanto, como 1/2 cai em um domingo e o valor para domingo é 1, a data de pagamento real é segunda-feira, 1/3. Para evitar que solicitações de pagamento sob demanda sejam processadas quando um período de pagamento ultrapassa um ano-calendário, altere manualmente as datas de solicitações em aberto para esses períodos de pagamento.
Períodos	Insira a Data de início do período , a Data de término do período e, quando diferir da data de término do período, a Data de pagamento da folha de pagamento . Depois de salvar a programação de períodos, você pode configurar o Workday para selecionar uma data de pagamento com base em um número de dias após a data de término do período. Selecione Programação de períodos Editar no menu de ações relacionadas da programação de períodos e insira um valor para o campo Valor por padrão de dias de compensação da data de pagamento . Ajuste todas as datas de pagamento que caem em um feriado.
Substituição da data contábil	Insira uma data entre a data de início do período e 31 dias após a data de término do período. Dependendo de sua configuração, o Workday define a nova data de substituição como a data contábil inicial para estes lançamentos operacionais dentro e fora do ciclo: Valores reais dos benefícios extrassalariais Adicional sob demanda Substituição sob demanda Valores reais da folha de pagamento Ajustes contábeis da folha de pagamento Exemplo: para o mês de agosto, a data de início do seu período é 17-08-2020 e a data de término do período é 30-08-2020. Em seguida, você pode selecionar uma data contábil que se enquadre no intervalo de 08-17-2020 e 09-30-2020. Quando você marca a caixa de seleção Fora do ciclo - Usar data de pagamento como data contábil da seção Contabilização da folha de pagamento da tarefa Editar definição de locatário - Folha de pagamento e também insere uma Substituição da data contábil na programação de períodos, o Workday usa a data de substituição como a data inicial. data contábil para pagamentos fora do ciclo.

Selecione

Programação de períodos

Editar

no menu de ações relacionadas da programação de períodos.

(Opcional)Selecione

Editar

dados adicionais

no menu de ações relacionadas da programação de períodos ou de cada período. Em seguida, selecione o campo personalizado na lista de opções

Objeto personalizado

Quando criar uma programação de períodos compartilhada com o Workday Time Tracking, defina quais trabalhadores atribuir para fins de controle de horas:

Expanda a seção

Controle de horas

Elegibilidade do trabalhador

, selecione todas as condições que os trabalhadores devem atender para que a programação seja atribuída.

Você pode selecionar entre as regras criadas com a tarefa

Criar regra de elegibilidade para controle de horas

Quando criar uma programação de períodos compartilhada com o Workday Time Tracking, especifique as datas disponíveis para entrada de horas:

Durante a execução da tarefa, considere:

Opção	Descrição
Abrir entrada de horas	A data e a hora em que os trabalhadores podem começar a informar horas para o período. Deixe em branco se não houver restrições. Você só pode executar cálculos em um período em aberto.
Bloquear entrada de horas	A data e hora após as quais os trabalhadores não podem mais informar horas ou alterar entradas de horas para o período. Como prática recomendada, bloqueie o período para processamento da folha de pagamento. Você pode isentar os administradores de folha de pagamento e outros usuários do bloqueio para que eles possam fazer alterações de última hora nos blocos de horas durante o período de bloqueio inicial. Os usuários isentos devem pertencer a um grupo de segurança com base em usuários ou funções, associado ao domínio Time Tracking: Exempt from Lockout .
Desbloquear para ajustes	Selecione para desbloquear o período após a conclusão da folha de pagamento para que você possa inserir e corrigir as horas do período usando: Cálculos de pagamento retroativo da folha de pagamento do Workday para processar automaticamente as correções. Ajustes manuais
Fechar entrada de horas	A data e hora de fechamento final do período. Impede que os usuários façam entradas de horas adicionais e correções para o período. Quando você marca a caixa de seleção Permitir transferência de projeto em períodos fechados na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto , os usuários podem transferir blocos de horas do projeto em períodos de entrada de horas fechados. A Workday recomenda que você selecione uma data que não ultrapasse três meses após a data de término do período.

As programações de períodos sempre abrem, bloqueiam, desbloqueiam e fecham no horário do Pacífico.

Os campos

Solicitação em aberto

Solicitação de fechamento

na seção

Pagamento sob demanda

são preenchidos automaticamente quando você insere

Dias após a data de início do período para abertura de solicitações

Dias antes da data de início do período para fechar solicitações

. Você pode substituir essas datas.

(Opcional) Preencha a seção

Provisões do livro-razão da folha de pagamento

para criar uma provisão futura para o período.

Você não pode atualizar as opções de acúmulo quando os cálculos da folha de pagamento estão em andamento para o período.

Opção	Descrição
Criar provisão futura	Quando um período de pagamento abrange vários períodos de relatório, o Workday estima os custos da folha de pagamento até o final de um período de relatório financeiro. O Workday: Calcula a provisão futura como Valor do imposto x Soma dos rendimentos acumulados/Rendimentos totais x Proporção da provisão futura. Cria o acúmulo futuro como uma proporção de Dias a acumular sobre os Dias na base . O Workday exclui: Rendimentos retroativos Rendimentos com a opção Excluir da provisão futura selecionada na guia Sem data de vigência da tarefa Editar rendimento . Despesas, quando selecionado na tarefa Manter opções contábeis da folha de pagamento . A provisão futura não calcula resultados fora do ciclo para pagamentos sob demanda ou manuais. Para garantir que você inclua as despesas do empregador em provisões futuras, use o grupo de componentes de pagamento Benefícios pagos pelo empregador como um componente de pagamento. Quando você configura o pagamento sob demanda para trabalhadores com vários cargos, o Workday calcula as provisões futuras para vários valores brutos para líquidos em um período de pagamento como a soma de todos os impostos obrigatórios pagos pelo empregador, incluindo todos os resultados sob demanda no pagamento. período.
Dias a acumular	Número de dias no período de pagamento para os quais estimar os pagamentos.
Dias na base	Número de dias úteis ou de calendário em um período de relatório financeiro completo, normalmente o período de pagamento integral mais recente.
Data da provisão	Data na qual a provisão futura deve ser criada. Usada para o lançamento contábil, essa data geralmente é o último dia do período contábil. Você também pode definir a data de acúmulo igual ou posterior à data de início do período de pagamento.
Data de estorno da provisão	Qualquer dia após a data de acúmulo. Normalmente, o primeiro dia do próximo período contábil.

(Opcional) Adicione uma linha à seção

Substituições de data de liquidação da folha de pagamento

para definir datas de pagamento diferentes por país. Exemplo: defina datas de substituição para países com diferentes calendários bancários para garantir que os pagamentos ocorram em dias úteis bancários.

Opção	Descrição
País	O Workday aplica a Data de substituição quando a conta bancária que recebe o pagamento está neste país. Você pode visualizar o país da conta bancária na tarefa Conta bancária .
Data de substituição	Substitui a Data de pagamento da folha de pagamento . Somente para pagamentos dentro do ciclo. O Workday aplica a Data de substituição durante a liquidação, mas exibe a data de pagamento por padrão nos resultados da folha de pagamento e no recibo de pagamento.

O Workday atribui um

Número do período

sequencial a cada período que tem uma data de pagamento no mesmo ano-calendário.

Você não pode excluir um período designado como o primeiro período de processamento no campo

Substituir primeiro período de processamento

do relatório

Visualizar grupo de pagamentos

Você não pode excluir períodos com resultados de compromisso gerados para eles. Se um período tem resultados de compromisso, a coluna

Compromissos

na seção

Usado em

da grade é selecionada.

Para o Payroll for Canada, quando você visualiza ou edita programações de períodos, o Workday exibe a guia

Fatores de anualização canadenses

. Ela lista os fatores, derivados das contagens de

Número do período

, que usa para anualizar e cancelar a anualização de salários e impostos. Para programações de exercício parcial, o Workday usa o fator de anualização para a frequência do período de pagamento.

Adicione períodos para criar a programação. Você pode:

Adicione períodos individualmente com a tarefa

Editar programação de períodos

Gere vários períodos com a tarefa

Gerar períodos da programação de períodos

. Para cada período, o Workday preenche automaticamente as datas relevantes.

Carregar períodos com o serviço Web Put Period Schedule
. Insira todas as datas relevantes na planilha EIB.

Atribuir programações de períodos de pagamento a grupos de pagamentos.

Para garantir que os trabalhadores não se qualifiquem para mais de uma programação de períodos, revise periodicamente o relatório

Auditoria - Trabalhadores com várias programações de períodos

Para Payroll for the UK, acesse o relatório

Period Schedule - UK Payroll and Tax Period Report

para visualizar cada período da folha de pagamento:

O número do período com base nos períodos contados.

O número do período fiscal.