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Última atualização: 2023-06-23
Conceito: acúmulos de AP e suporte técnico de AP

Conceito: acúmulos de AP e suporte técnico de AP

O Auditoria.AI SmartBots for Workday oferece estas funcionalidades de contas a pagar (AP) para ajudar você a gerenciar tarefas em seu processo de aquisição até o pagamento:
  • Acúmulos de AP
  • Helpdesk de AP
Você pode integrar apenas as plataformas de e-mail do Gmail e do Microsoft Outlook à oferta de produtos Auditoria.AI SmartBots for Workday e:
  • As assinaturas dessas plataformas de e-mail não estão incluídas como parte da oferta de produto.
  • As integrações entre essas plataformas de e-mail e a oferta de produto não estão incluídas no Serviço.
Para usar esses recursos, você deve se inscrever no Innovation Services se estiver no acordo de serviço de assinatura do tipo MSA (veja abaixo). Se você não se inscreveu no Innovation Services, entre em contato com seu executivo de conta para solicitar o Innovation Services Addendum. Para obter mais informações, consulte Workday Innovation Services no Workday Community.
Pode ser necessário executar etapas adicionais para habilitar essa funcionalidade com base no contrato de serviço de assinatura da sua organização. Sua organização está no Acordo de serviço principal (MSA) ou no Acordo de serviço principal universal (UMSA). Para determinar o contrato de serviço de assinatura da sua organização:
  1. Selecione o avatar do seu perfil no Workday Community.
  2. Selecione
    Perfil
    .
  3. Na página de perfil, selecione o nome da sua organização, que fica abaixo do seu nome e ao lado do título do seu cargo.
  4. Visualize o valor do seu
    acordo de serviço de assinatura
     .
Se o valor é:
  • UMSA
    , a funcionalidade fica automaticamente disponível. Você pode ignorar a etapa
    Habilitar recursos do Innovation Services e contribuições de dados de aprendizado de máquina para clientes da MSA
     . Para obter mais informações sobre contribuições de dados de aprendizado de máquina, consulte Conceito: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
  • MSA
    , você deve habilitar essa funcionalidade por meio do Innovation Services usando a etapa
    Habilitar recursos do Innovation Services e contribuições de dados de aprendizado de máquina para clientes da MSA
     .
Observação: os clientes UMSA não têm tarefas e relatórios do Innovation Services em seus locatários, pois são apenas para clientes MSA. Os clientes da UMSA podem ignorar todas as informações relacionadas ao Innovation Services.
Para saber mais sobre atualizações, correções e problemas conhecidos, consulte

Acúmulos de AP

Os acúmulos de AP usam SmartBots para enviar e-mails a stakeholders internos e fornecedores solicitando estimativas de acúmulo e acessam dados destes documentos comerciais no Workday Financial Management:
  • Pedidos de compra
  • Faturas de fornecedor
  • Fornecedores
No painel Acúmulos de AP, você pode visualizar:
  • Threads de e-mails quando os fornecedores respondem às solicitações de estimativa de acúmulo.
  • Status para solicitações de estimativa de provisão e lançamentos.
Os SmartBots usam dados das respostas do fornecedor para gerar rascunhos de lançamentos, que você pode modificar antes de contabilizar no Workday.
Você pode atribuir fornecedores a grupos de acúmulos e, em seguida, atribuir proprietários que podem revisar e aprovar os acúmulos para cada grupo. Você também pode detalhar os grupos de acúmulos para visualizar os detalhes de:
  • Linhas de lançamento
  • Dados do pedido de compra
  • Registrar dados.
  • Resumos de fornecedores

Helpdesk de AP

O AP Helpdesk se conecta ao Workday Financial Management, permitindo que você acesse dados do Workday de:
  • Faturas
  • Pagamentos
  • Pedidos de compra
  • Fornecedores
Os SmartBots usam esses dados para concluir tarefas e processar consultas internas e de fornecedor por meio de:
  • Automatizar e encaminhar consultas aos membros da equipe.
  • Classificar e-mails por intenção e tipo de remetente.
  • Sinalizar possíveis envios de faturas duplicadas.
  • Verificando contatos autorizados e enviando respostas.
Você também pode usar o painel de suporte técnico para:
  • Acesse uma caixa de correio compartilhada para visualizar todos os e-mails.
  • Visualizar métricas sobre a atividade da caixa de correio, incluindo volume de e-mails, intenções detectadas pelo SmartBot e ações do SmartBot.
Atribuímos níveis de prioridade às tarefas do painel e as categorizamos em uma destas guias:
Opção
Descrição
Tarefas do SmartBot
Exibe as tarefas que os SmartBots resolveram. Você pode detalhar cada tarefa para visualizar:
  • Rótulos de e-mail aplicados.
  • Fornecedores associados
  • Anexos de e-mail, resumos e threads.
  • Respostas enviadas por SmartBots, que são baseadas em modelos personalizados.
Tarefas de usuário
Exibe tarefas que os SmartBots escalam para os membros da equipe, que podem atribuir a si mesmos ou a outras pessoas a tarefa de resolvê-las manualmente.
Revisar tarefas
Permite que os membros da equipe revisem, editem e aprovem as respostas do SmartBot.
Você também pode:
  • Ajuste as intents detectadas pelo SmartBot e os valores extraídos antes de reprocessá-los.
  • Inscrever fornecedores diretamente para monitoramento de e-mail.

Offboarding

Para concluir o processo de desligamento, e independentemente do seu contrato de serviço, envie uma notificação de descontinuação por meio do seu gestor de sucesso do cliente (CSM) da Workday ou dos canais de suporte.
Se você habilitou a funcionalidade por meio do Innovation Services, também deve recusar o serviço por meio do Innovation Services Enablement. Se você recusar, a funcionalidade poderá ficar disponível para os usuários finais até que o Workday valide sua solicitação de recusa.