Considerações para a definição: sequência sem interrupções

Administrator Guide

Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de números de sequência sem interrupção em faturas. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

A sequência sem interrupções permite que você crie e atribua números de fatura sem interrupções em um ou mais exercícios ou períodos do livro-razão para uma empresa. Este número é exibido no lugar do número da fatura padrão em faturas de cliente e fornecedor. Você pode sequenciar os números por:

Data da aprovação de uma fatura de cliente.

Data de contabilização de uma fatura de fornecedor.

Data contábil.

Quando você habilita a funcionalidade, o Workday cria um gerador de sequências. Você pode configurar o gerador de sequências para:

Redefinir cada período do livro-razão, exercício do livro-razão ou ano-calendário para corresponder ao período contábil de um determinado tipo de fatura.

Definir o padrão de sequência dos números das faturas.

Vantagens para a empresa

Usar a sequência sem interrupções:

Aumenta a visibilidade dos detalhes da transação e reduz as preocupações de auditoria.

Ajuda a cumprir os requisitos de geração de relatórios das autoridades fiscais locais.

Permite que você atenda aos requisitos de faturamento obrigatórios.

Casos de uso

Sua empresa fatura em um país que requer um número de sequência sem interrupções nas faturas.

Quando há uma auditoria em sua empresa, os auditores podem selecionar um número de fatura aleatório para testar e não encontrar esse número, causando preocupações. Eles então requerem evidências adicionais para provar que a fatura realmente não existe.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Quando você deseja começar a atribuir números sem interrupções às suas faturas?	O Workday cria geradores de sequências sem interrupções após o início de um novo período ou exercício fiscal quando não existem geradores de sequências para uma empresa. Isso se aplica a exercícios fiscais principais e alternativos quando o sequenciamento sem intervalos é habilitado. Para criar um gerador de sequências sem interrupções para um calendário fiscal alternativo, a data de início do calendário alternativo deve corresponder à data de início de um período do livro-razão principal. A duração de um exercício fiscal alternativo deve ser coberta por exercícios fiscais principais correspondentes.
Quando você pode alterar a configuração da regra ou a vida útil do gerador de sequências?	As alterações só se aplicam a: Novos geradores de sequências no próximo período aberto. Geradores não usados no período aberto existente.
Deseja continuar usando as regras de aplicação automática com o tipo de aviso de remessa?	Você pode continuar a usar as regras de aplicação automática. O tipo de aviso de remessa tem a opção de fazer referência a um Número da fatura sem interrupções , se existir.
Você precisa aplicar restrições de data às faturas dos clientes?	O Workday atribui o número da fatura sem interrupções às faturas do cliente no momento da aprovação da fatura. As faturas podem estar fora de ordem com base no uso de datas de fatura ou datas contábeis em atraso. Se você deseja que a sequência sem interrupções seja cronológica por uma dessas datas, use validações personalizadas para restringir as datas ao dia atual.

Recomendações

Você não pode alterar os geradores de sequências uma vez que eles estejam em uso. Verifique o padrão na sandbox primeiro para garantir que os números de sequência estejam de acordo com suas expectativas.

Quando você deseja sequenciar cada tipo de documento de fatura, use a mesma regra do gerador de sequências. Para ter uma sequência separada para cada documento de fatura, crie regras diferentes.

Para evitar a criação de intervalos, não reabra um período fechado quando desejar aplicar o número do documento sem interrupções a faturas e ajustes de fornecedor recém-aprovados. Quando a data contábil é anterior à data contábil do último documento, a sequência pode conter um intervalo.

Para evitar confusão, dê aos seus números de fatura sem interrupções um formato diferente dos números das faturas existentes. Você pode usar as regras de sequência específicas do seu país e da sua empresa para determinar o padrão de números sem interrupções.

Para atender aos requisitos de geração de relatórios obrigatórios locais para transações operacionais, você pode configurar suas empresas de modo a permitir a contabilidade até a data de aprovação da fatura de cliente.

Requisitos

Para criar geradores de sequências sem interrupções, habilite a funcionalidade para uma empresa desejada.

Especifique o período de início da sequência sem interrupções para determinar quando o Workday começará a criar geradores.

Para ter um número sem interrupções, as faturas do cliente devem estar com status aprovado. No entanto, para faturas de fornecedor, você deve fechar o período.

Configure ou selecione uma regra do gerador de sequências para cada fatura, ajuste de crédito, ajuste de débito e refaturamento de crédito. O Workday atribui o número da fatura sem interrupções com base nessas regras.

Para incluir o número da fatura sem interrupções em uma fatura, atualize seu layout BIRT personalizado porque é um atributo separado do número da fatura padrão.

Limitações

Depois que o Workday atribui um número de sequência sem interrupções a uma fatura, você não pode mais cancelar ou alterar essa fatura. Em vez disso, use ajustes de fatura para fazer modificações.

Quando você altera uma regra de configuração existente, as atualizações se aplicam apenas a novos geradores de sequências.

Você pode editar ou substituir os geradores de sequências somente se eles não estiverem em uso.

Depois de criar a primeira fatura usando a sequência sem interrupções para um calendário fiscal alternativo, você não pode reverter para o uso da sequência sem interrupções para o calendário fiscal principal.

Definição do locatário

Sem impacto.

Segurança

Configure estes domínios de segurança para sequência sem interrupções:

Domínio	Considerações
Domínio Set up: Company General na área funcional Common Financial Management.	Os usuários protegidos neste domínio podem habilitar a funcionalidade de sequência sem interrupções e configurar regras do gerador de sequências.
Domínio Set Up: Tax na área funcional Common Financial Management.	Os usuários protegidos neste domínio podem configurar regras do gerador de sequências sem interrupções em faturas aprovadas de cliente ou fornecedor por tipo de fatura obrigatória.
Domínio Public Reporting Items .	Os usuários protegidos neste domínio podem criar relatórios personalizados para exibir o número da fatura ou o número do documento sem interrupções.

Processos de negócios

Para configurar um número de sequência cronológica sem interrupções em faturas de cliente quando a data do documento de fatura não é a data atual, você pode adicionar validações personalizadas nas condições da regra de processo de negócios.

Geração de relatórios

Se o número sem interrupções existir em um determinado período, você poderá usar todos os relatórios padrão existentes para rastrear faturas com um número de documento sem interrupções para uma empresa.

Você pode usar o campo de relatório personalizado

Invoice date is in Closed Period

no objeto de negócios Documento de fatura de cliente
em suas validações personalizadas para configurar números de sequência sem interrupções cronológicas em faturas de cliente.

Integrações

Você pode usar estes serviços Web para sequência sem interrupções:

Serviço Web	Considerações
Obter definições de ID da empresa Colocar definições de ID da empresa	Recupera as IDs necessárias para permitir que você habilite a sequência sem interrupções para uma empresa.
Obter faturas de cliente Obter ajustes de fatura de cliente	Atualize seus modelos EIB (Enterprise Interface Builder) para esses serviços Web para oferecer suporte a números de fatura sem interrupções.
Importar fatura de cliente	Permite adicionar ou atualizar faturas de cliente com número de sequência sem interrupções.
Enviar fatura de cliente Enviar ajuste de fatura de cliente	Permite criar faturas de cliente e ajustes com número de sequência sem interrupções.

Quando você habilita essa funcionalidade, atualize seus modelos de integração para usar o número da fatura sem interrupções em vez do número da fatura padrão.

Relações e interações

Quando você habilita a sequência sem interrupções para uma empresa, ele se estende a todas as faturas e ajustes originados de concessões, programações de faturamento e projetos faturáveis.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.