Facturen ongeldig maken

U kunt facturen ongeldig maken in Workday VNDLY die u per ongeluk hebt gemaakt. Als u een factuur ongeldig maakt, wordt de factuur geannuleerd zonder deze te verwijderen, waardoor de historische records behouden blijven voor toekomstige audits.

Workday VNDLY biedt een instelling om nieuwe factuurbestanden te genereren wanneer een factuur wordt geannuleerd, met daarin de geannuleerde transactie-items. De instelling is beschikbaar op in de kop: selecteer

Meer

bedrijfsinstellingen

. Klik in de sectie

Boekingsgegevens

op

Facturen en betalingen

. Schakel in de sectie

Algemeen

de optie 'Factuur annuleren wordt gegenereerd - factuurbestand genereren' in

. Als deze optie is ingeschakeld, wordt bij het ongeldig maken van een factuur een factuurbestand gegenereerd met de details van de geannuleerde transacties. Als deze optie is uitgeschakeld, wordt in Workday VNDLY geen ongeldig factuurbestand gegenereerd. Als u bepaalde configuraties hebt, zoals SFTP, wordt het bestand niet geleverd aan geconfigureerde downstreamsystemen en -integraties.

Voorbeeld: u kunt een factuur ongeldig maken wanneer:

Belastingen zijn onjuist berekend.
Regelitems zijn onjuist gemaakt en moeten worden verwijderd.
Factuurgroeperingsregels groeperen regelitems niet zoals verwacht.

Wanneer u een factuur ongeldig maakt, gebeurt het volgende:

Vergrendel de factuur en wijzig de status in
'Ongeldig'
.
Leg in het activiteitenlogboek vast wie de factuur ongeldig heeft gemaakt en wanneer deze is geannuleerd.
Gerelateerde budgetten bij te werken zodat werkelijke gefactureerde bedragen worden weergegeven.
Maak de gekoppelde regelitems beschikbaar om opnieuw te worden gefactureerd.
Genereer een nieuw factuurbestand met de geannuleerde transactie-items (als u deze instelling hebt ingeschakeld).

Voor elke ongeldig gemaakte factuur maakt Workday VNDLY automatisch een creditfactuur om het factuurbedrag in de rapportage te verrekenen. De creditfactuur zorgt er ook voor dat nauwkeurige creditgegevens doorstromen naar alle Workday-integraties. Creditfacturen hebben hetzelfde factuurnummer als de oorspronkelijke factuur, met -VOID toegevoegd aan het einde en de status

'Credit annuleren

'. Voorbeeld: INV0000001-VOID.