Factuursjablonen maken
Met factuursjablonen kunt u een aantal terugkerende velden vooraf invullen en bepalen welke velden zichtbaar zijn op facturen, zodat u uw eigen PDF-bestanden voor facturen kunt beheren en aanpassen. U kunt verschillende secties in- of uitschakelen met de optie bovenaan de koptekst voor optionele secties. Voorbeeld: u kunt de sectie
'Te betalen leverancier'
uitschakelen als u niet wilt dat deze sectie op uw facturen wordt weergegeven. Alle aangebrachte wijzigingen worden weergegeven in de voorbeeldfactuur aan de rechterkant van de pagina.- Selecteer in de koptekst .
- Selecteer het tabbladSjablonenen klik opSjabloon toevoegen.
- Houd bij het invullen van de sectieOpmaakrekening met het volgende:
Optie Omschrijving Verticale indeling/Horizontale indelingConfigureer of u de factuur verticaal of horizontaal wilt weergeven.FactuurnummerConfigureer of u het factuurnummer in de kop wilt weergeven.Workday VNDLY-logoConfigureer of het Workday VNDLY-logo in de koptekst moet worden weergegeven.PaginanummersConfigureer of de paginanummers in de voettekst worden weergegeven. U kunt ook de uitlijning configureren: links, gecentreerd, rechts.AanmaakdatumConfigureer of de aanmaakdatum in de voettekst wordt weergegeven. U kunt ook de uitlijning configureren: links, gecentreerd, rechts. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectieSjabloontitels:
Optie Omschrijving SjabloonnaamHiermee wordt de sjabloon aangegeven.RapporttitelStatische tekst die op de factuur wordt weergegeven. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectie'Betalingsvoorwaarden':
Optie Omschrijving InvoertypeGeef aan of u de betalingsvoorwaarden handmatig wilt invoeren of dat u de betalingsvoorwaarden uit het leveranciersprofiel wilt laten lezen.WeergaveoptiesGeef aan of de betalingsvoorwaarden en de vervaldatum op de factuur moeten worden weergegeven.Betalingsvoorwaarden (in dagen)Het aantal dagen nadat de factuur is voltooid, wanneer de factureren aan-entiteit zonder boete op basis van de betalende entiteit kan betalen. Het nummer is over het algemeen contractueel en is alleen beschikbaar als u het invoertype 'Handmatig' hebt geselecteerd. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectie'Factureren aan':
Optie Omschrijving Factureren aan:De entiteit die verantwoordelijk is voor het betalen van het factuurbedrag.Logo voor factuurHiermee kunt u een bestand uploaden met het logo voor de entiteit die verantwoordelijk is voor het betalen van het factuurbedrag. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectie'Te betalen leverancier':
Optie Omschrijving InvoertypeGeef aan of u de details van de te betalen leverancier handmatig wilt invoeren of de details van de te betalen leverancier uit het leveranciersprofiel wilt lezen. Als uLezen van leveranciersprofielselecteert, kunt u de velden selecteren die u wilt opnemen. Als u ervoor kiest om hetadres voor te betalen leverancierin het leveranciersprofiel te gebruiken, is dit alleen van toepassing op facturen die één leverancier bevatten. Facturen van verschillende aanbieders maken geen gebruik van deze optie.Te betalen leverancierDe entiteit waarnaar de betaling moet worden verzonden.Logo te betalen leverancierHiermee kunt u een bestand met het logo uploaden voor de entiteit waarnaar de betaling moet worden verzonden. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectie'Belastingen - kop':
Optie Omschrijving Belastingbedrag in kop weergevenSelecteer deze optie om het belastingbedrag in de factuurkop weer te geven.Belastingregistratienummer weergevenSelecteer deze optie om het belastingregistratienummer in de factuurkop weer te geven. Als deze optie is geselecteerd, moet u het boekingstype selecteren. Als uHandmatigselecteert, moet u het belastingregistratienummer invoeren. Als uLezen uit leveranciersprofielselecteert, wordt het belastingregistratienummer automatisch uit het leveranciersprofiel gehaald. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectieAangepaste velden:
Optie Omschrijving Aangepaste veldenAlleen aangepaste velden die zijn geconfigureerd voor weergave op facturen, kunnen worden geselecteerd. Elke sjabloon kan zo nodig verschillende aangepaste veldconfiguraties voor die factuur weergeven. Als u wilt weergeven in de sjabloon, configureert u het aangepaste veld op hetniveau Businessunit: Allein de instellingen voor aangepast veld. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectieBerichten:
Optie Omschrijving Bericht op factuurHiermee kunt u een bericht invoeren dat op de factuur wordt weergegeven. - Klik opBewerkenrechts van de sectieFactuurdetailsvan het sjabloonvoorbeeld.
- Houd rekening met de volgende items bij het invullen van de sectieFactuurdetails:
Optie Omschrijving RapportSelecteer het juiste rapport om te bepalen welke velden beschikbaar zijn voor selectie. Schakel vervolgens het selectievakje in voor elk veld dat u in het rapport wilt opnemen. U kunt de veldnaam en de volgorde van de velden indien nodig wijzigen.Kolom makenU moet de groepsnaam invoeren en vervolgens de velden selecteren die u in de groep wilt opnemen. Klik opToevoegen aan lijst. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectieSubtotalen:
Optie Omschrijving SubtotaalHier worden de velden weergegeven die zijn geselecteerd in de sectie'Factuurdetails'en waarvan de subtotalen kunnen worden berekend. Schakel het selectievakje in voor elk veld waarvoor u subtotalen in de factuur wilt opnemen. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectievoor het groeperen van factuurdetails:
Optie Omschrijving Factuurdetails groeperenHiermee kunt u velden met de geselecteerde waarden groeperen. Schakel het selectievakje in voor een of meer velden waarop u wilt ordenen. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectieTabelopmaak:
Optie Omschrijving Strepen tabelrijVoegt afwisselend grijze rijen toe aan uw factuurtabellen voor een betere weergave.Celranden tabelVoegt randen toe aan elke cel in de factuurtabellen voor een betere weergave. - Klik opBewerkenrechts van de sectieTotalenvan het sjabloonvoorbeeld.
- Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectieBelastingen - voettekst:
Optie Omschrijving Koers weergevenOmvat het belastingtariefpercentage in de factuurvoettekst.Belastingbedrag in voettekst weergevenAls deze optie is geselecteerd, wordt het totale belastingbedrag weergegeven in de voettekst van de factuur. SelecteerGecombineerde belastingenom het gecombineerde totaal van belastingen weer te geven of selecteerGesplitste belastingenom een rij weer te geven voor elk belastingtype op de factuur. - Houd rekening met het volgende bij het invullen van de sectieTotalen:
Optie Omschrijving Clienttotalen weergevenSelecteer deze optie om klanttotalen op de factuur weer te geven.Totalen aanbieder weergevenSelecteer deze optie om de leverancierstotalen op de factuur weer te geven. Als deze optie is geselecteerd, kunt u ookSubtotaal klantofKortingenweergeven kiezen.Valutacode weergeven in totalenSelecteer deze optie om de totalen met de lokale valutacode weer te geven. Als u ookTotalen weergeven in basisvalutaselecteert, worden de totalen weergegeven met de basisvalutacode.Totalen in basisvaluta weergevenSelecteer deze optie om de totalen om te rekenen naar het bedrag in de basisvaluta. - Schakel het selectievakje 'Gebruiken als standaard'in als u van deze sjabloon de standaardfactuursjabloon wilt maken.
- Klik opOpslaanin de rechterbovenhoek van de pagina.