Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-08-22
Concept: financiële ondersteuning verpakken

Concept: financiële ondersteuning verpakken

U kunt een student in één keer financiële ondersteuning bieden voor meerdere academische perioden in een jaar voor financiële ondersteuning. Er wordt één pakket financiële ondersteuning per academische periode gemaakt voor een student. Elk pakket financiële ondersteuning bevat ten minste één toezegging of betalingsbron, zoals een sponsorcontract, een vrijstelling of een privébeurs.

Toezeggingsverwerking

Bij het verwerken van toezeggingen in een pakket voor financiële ondersteuning houdt Workday rekening met details zoals de Student Aid Index (SAI), onvervulde behoeften en onvervulde kosten van aanwezigheid (COA) van de student. In Workday wordt rekening gehouden met de financiële ondersteuningsbehoefte van de student en met:
  • Alle handmatige wijzigingen die u in een toezegging aanbrengt. Voorbeeld: u vergrendelt de toezegging in het rapport
    Totale financiële ondersteuning
     .
  • Het toezeggingstype. Voorbeeld: de toezegging is een externe toezegging of een betalingsbron die van invloed is op de behoefte aan financiële ondersteuning.
  • De behoeftemethode van het toezeggingsitem. Voorbeeld: u configureert een toezeggingsitem met
    vervangingsmethode EFC/SAI
    .
  • De verpakkingsstrategie voor toezeggingen. Voorbeeld: u neemt de toezegging niet op in een verpakkingsstrategie en plaatst deze niet als laatste in uw strategie.
Negatieve SAI-waarden worden in Workday als nul beschouwd bij het berekenen van de behoefte.
Toezeggingen worden in Workday in deze volgorde verwerkt, zodat er minder onvervulde behoeften en COA's voor de student zijn met:
  1. Handmatig vergrendelde toezeggingen die niet zijn opgenomen in een verpakkingsstrategie, inclusief toezeggingen voor PLUS- en alternatieve leningen.
  2. Externe toezeggingen die niet zijn opgenomen in een verpakkingsstrategie.
  3. Betalingsbronnen met gevolgen voor de behoefte aan financiële ondersteuning, zoals sponsorcontracten, vrijstellingen en privébeurzen
  4. Toezeggingen voor een verpakkingsstrategie, inclusief vergrendelde toezeggingen. Deze toezeggingen worden verwerkt in de volgorde die u opgeeft.
  5. Toezeggingen PLUS-leningen die niet zijn opgenomen in een verpakkingsstrategie.
  6. Toezeggingen voor alternatieve leningen die niet zijn opgenomen in een verpakkingsstrategie.

Verpakkingsperioden

Een verpakkingsperiode bepaalt op welke academische perioden de SAI van de student wordt toegepast tijdens de verpakkingstaak. Het SAI-bedrag wordt één keer per verpakkingsperiode gebruikt. U kunt meer dan één verpakkingsperiode per toezeggingsjaar configureren, zodat u de SAI meerdere keren in een toezeggingsjaar kunt gebruiken. Voorbeelden:
  • U verpakt een student één keer voor de herfst en de lente en een tweede keer alleen voor de zomer. Als gevolg hiervan heeft de student twee verpakkingsperioden in het toezeggingsjaar. In Workday wordt SAI eenmaal volledig gebruikt voor de verpakkingsperiode in de herfst en de lente en nogmaals volledig voor de verpakkingsperiode in de zomer.
  • Voor het toekenningsjaar 2024-2025 heeft een BBAY 1-student twee verpakkingsperioden: één voor de zomer en herfst van 2024 en één voor de lente en zomer van 2025.
U kunt zien welke academische perioden een pakketperiode bevat door naar het tabblad
Periodedetails
 van de aanwezigheidsregeling van een student te gaan. Een academische periode met de waarde '
Begin van verpakkingsperiode'
 van
Ja
 is de eerste academische periode van de verpakkingsperiode. In Workday worden de perioden van die periode tot en met de volgende periode met de waarde
'Ja'
 behandeld als één verpakkingsperiode.
Tijdens de verpakkingstaak worden academische perioden in een verpakkingsperiode die niet in aanmerking komen voor verpakking in Workday genegeerd en niet verpakt. Voorbeeld: een academische periode waarvoor de student geen geprognosticeerde of werkelijke inschrijving heeft.
Er is mogelijk een verschil tussen de academische perioden van een pakketperiode zoals geconfigureerd in de aanwezigheidsregeling en de perioden die in Workday kunnen worden verpakt tijdens de inpaktaak.
U kunt ook het rapportveld
'Academische perioden van verpakkingsperiode'
 gebruiken om de academische perioden te retourneren waaruit de verpakkingsperiode bestaat die een bepaalde record voor een financiële ondersteuningsperiode (FAPR) bevat.
U kunt de waarde
voor 'Begin van verpakkingsperiode'
 bijwerken voor academische perioden die beginnen met het toezeggingsjaar 2024-2025 door het volgende te selecteren:
  • Wijzig het begin van de verpakkingsperiode
     in het menu met gerelateerde acties van een FAPR.
  • Wijzig het begin van de verpakkingsperioden
     in het rapport
    'Processies voor financiële ondersteuning studenten uitvoeren op periode'
     .
Het wijzigen van pakketperioden nadat een student in Workday een pakket heeft verpakt, kan van invloed zijn op berekeningen van de behoefte aan financiële ondersteuning en de gerechtigdheid voor toezeggingen. Vergrendelde toezeggingsbedragen worden niet aangepast, zelfs niet als de gerechtigdheid van de student verandert. Dit kan ook gevolgen hebben voor toezeggingen en uitleenperioden voor studenten. We raden u aan alle betrokken academische perioden opnieuw te verpakken en vergrendelde hulpmiddelen te beoordelen nadat u het begin van een verpakkingsperiode hebt gewijzigd.
Bij '
Begin van verpakkingsperiode'
 wordt in Workday '
Ja'
 ingevuld voor de eerste academische periode van een nieuwe reeks of schaalniveaugroep voor het academische jaar. U kunt deze waarde niet overschrijven. U kunt de waarde
voor 'Begin van verpakkingsperiode'
 ook niet wijzigen voor studentaanvragen.

Wat doet toezeggingsverpakking?

Wanneer u financiële ondersteuning verpakt, geldt het volgende in Workday:
  • Identificeert:
    • Studenten die aan uw selectiecriteria voldoen.
    • De strategie voor het verpakken van toezeggingen voor elke student op basis van de academische eenheid en het niveau of het studieprogramma.
    • Alle blokkeringen die verpakken voorkomen.
  • Determines:
    • De te verpakken academische perioden op basis van:
      • Geprognosticeerde inschrijving of werkelijke inschrijving op basis van de
        begindatum van het gebruik van de werkelijke inschrijving
         .
      • Aanwezigheidsregeling voor financiële ondersteuning.
      • De typen toekenningsjaar en academische periode waarvoor u het verpakkingsproces uitvoert.
    • De te verwerken toezeggingen, inclusief externe toezeggingen.
  • Evalueert de gerechtigdheid van een student voor elke toezegging, inclusief of:
    • Zorg voor een bewijs van bekwaamheid voor de verpakking van behoeften en toezeggingen op basis van prestaties waarvoor een bewijs van erkenning is vereist.
    • Een actieve ISIR hebben met een schaalniveau dat matcht met de FAPR van de student, alleen voor 'noodpakket'.
    • Voldoen aan de gerechtigdheidscriteria voor de toezegging.
    • Overgang van een bachelor- naar een masterprogramma tijdens het toekenningsjaar.
  • Berekent:
    • Het studenttoezeggingsbedrag, inclusief vrijstellingen, limieten en de verpakkingsconfiguratie.
    • Verwachte uitbetalingsbedragen en -datums, volgens het uitbetalingsschema en de schemaregels.
  • Hiermee stelt u de toezeggingsstatus in op de oorspronkelijke toezeggingsstatus die voor het toezeggingsitem is geconfigureerd.
  • Hiermee worden verwachte uitbetalingen op studentenrekeningen weergegeven op basis van uw weergaveregels voor verwachte betalingen.

Opnieuw verpakken

U kunt het verpakkingsproces zo vaak uitvoeren als nodig is. Workday raadt u echter aan om geen pakketten uit te voeren voor grote hoeveelheden studenten buiten de orkestratie van de taak 'Student Nightly'. U kunt het financiële-ondersteuningspakket van een student niet handmatig aanpassen terwijl een inpaktaak wordt uitgevoerd waarin de student is opgenomen.
Automatisch:
  • Telkens wanneer u het inpakproces voor de student uitvoert, wordt het bestaande pakket financiële ondersteuning van de student opnieuw geëvalueerd.
  • Hiermee worden uitbetalingsbedragen aangepast wanneer een toezeggingsbedrag wordt gewijzigd en worden aanpassingen in de studentenrekening weergegeven. Workday past ook de COD-oorsprong en uitbetalingsgegevens aan.
  • Markeert studenten voor handmatige beoordeling of opnieuw verpakken wanneer er gegevens worden gewijzigd op basis van uw beleid voor verpakkingsreacties. Studenten worden ook gemarkeerd voor opnieuw inpakken wanneer hun blokkering op basis van behoefte of prestatiebeloning wordt verwijderd.
U wordt aangeraden het verpakkingsproces opnieuw uit te voeren om:
  • Alle academische perioden van een student opnieuw inpakken wanneer deze een nieuwe ISIR krijgt of als de weken van de instructie (WOI) worden gewijzigd. Wijzigingen in de ISIR of WOI van een student kunnen van invloed zijn op het recht op financiële ondersteuning van een student.
  • Gebruik door Workday geleverde nalevingsupdates.
  • Gebruik de meest recente maximum- en minimumbedragen voor Pell-toekenning. Zie Pell-toekenningslimieten voor studenttoezeggingen onderhouden.
  • Zorg ervoor dat uw gegevens nauwkeurig zijn nadat u wijzigingen in uw verpakkingsconfiguratie hebt aangebracht.

Verpakkingstaakruns weergeven

U kunt het rapport
'Functieruns financiële ondersteuning zoeken'
 gebruiken om een gedetailleerde omschrijving weer te geven van de verpakkingstaakruns van de afgelopen 30 dagen. Het rapport bevat informatie zoals toezeggingsbedragen, niet-verwerkte studenten en redenen voor het mislukken van de verpakking.