Concept: snapshots van records voor financiële ondersteuning en statuswaarden voor kassa's
Wanneer u de academische record van een student bijwerkt, wordt een snapshot voor die ingangsdatum opgeslagen, zodat u de geschiedenis van de wijzigingen kunt bekijken. Als meerdere wijzigingen van kracht zijn op dezelfde datum, wordt de meest recente wijziging gebruikt als snapshot voor de record voor financiële ondersteuning.
Workday gebruikt de snapshots om op elk gewenst moment de laadstatus van het studieprogramma van een student te berekenen. De laadstatuswaarden van het verkooppunt bevatten alleen eenheden voor bepaalde cursussen, in plaats van alles waarvoor de student zich heeft geregistreerd. Om te bepalen welke cursussen moeten worden opgenomen in berekeningen van de laadstatus van het verkooppunt, gaat u naar de volgende verwijzingen in Workday:
- De instellingStandaardlaadstatusconfiguratiein het federale programmabeleid voor studentenhulp voor het primaire studieprogramma in de rapportagerecord van de student.
- Alle studieprogramma's die u handmatig opgeeft met behulp van het rapport 'Studieprogramma's beoordelen voor laadstatus'.
Wanneer u wijzigingen aanbrengt die van invloed zijn op het verkooppunt of de academische record van een student, wordt in Workday soms automatisch de laadstatus van het verkooppunt opnieuw berekend. Op andere momenten moet u de studieprogramma's die u wilt opnemen in de laadstatus van het verkooppunt handmatig beoordelen voordat deze opnieuw kunnen worden berekend.
In Workday wordt de
laadstatus
van studenten geblokkeerd totdat u de kans krijgt om de studieprogramma's te beoordelen die deel uitmaken van de laadstatus van hun verkooppunt. U kunt de blokkering voor de laadstatus
desgewenst uitschakelen. Zie De laadstatusblokkeringsconfiguratie voor studieprogramma's beheren.Handmatige beoordeling vereist in Workday
U moet de studieprogramma's die deel uitmaken van de laadstatus van het verkooppunt van een student altijd handmatig beoordelen wanneer u deze bedrijfsprocessen voltooit:
- Gebeurtenis voor wijzigen van studentrapportagerecord
- Gebeurtenis voor bewerken van studentenprogramma of studiestatus
Als aan al deze voorwaarden wordt voldaan, moet u in Workday de laadstatus van het verkooppunt ook handmatig beoordelen:
- Een student kan zich inschrijven of een van de volgende bedrijfsprocessen is voltooid:
- Gebeurtenis voor studieprogramma toevoegen
- Gebeurtenis voor primair studieprogramma wijzigen
- Voltooiingsgebeurtenis voor conferentieprogramma
- Studieprogrammagebeurtenis verwijderen
- Speciaal verlof aanvragen
- Intrekkingsgebeurtenis studentaanvraag
- Er is een snapshot dat geldig is na het snapshot dat u hebt gemaakt en dat:
- Heeft meer dan één studieprogramma.
- Wordt niet bijgewerkt. Een toekomstige snapshot wordt bijgewerkt als deze op dezelfde datum valt als de snapshot die u hebt gemaakt.
- De student is ingeschreven voor meer dan één studieprogramma en aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:
- De student heeft nu een studieprogramma in een record met een ander referentieniveau dan het primaire studieprogramma van de rapportagerecord.
- Het primaire studieprogramma in de rapportagerecord komt niet in aanmerking voor titel IV, maar de student heeft ook een ander studieprogramma in een record dat wel in aanmerking komt voor titel IV.
- Het primaire studieprogramma van de rapportagerecord is inactief, maar de student heeft een ander actief studieprogramma in een record. In Workday wordt een studieprogramma als actief voor financiële ondersteuning beschouwd als het een van de volgende statuswaarden heeft:
- Wordt uitgevoerd
- Ingeschreven
- Voltooiing in behandeling