Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Concept: studentensponsorcontracten

Concept: studentensponsorcontracten

Met studentensponsorcontracten kunnen externe entiteiten, zoals bedrijven, onderwijsinstellingen, overheidsinstanties of externe organisaties, de opleidingskosten voor een of meer studenten betalen. Betalingen worden toegepast op studentenkosten volgens de betalingsprioriteitsregels.
Workday genereert facturen voor studentensponsor rechtstreeks op basis van studentensponsor . U kunt studentensponsor maken, beheren, consolideren, afdrukken, e-mailen en rapporteren in Workday Student. Workday genereert boekingsjournalen op basis van facturen van studentensponsor op basis van geconfigureerde rekeningboekingsregels.

Sponsorprofielen

U maakt en beheert sponsor met behulp van de Workday Financials Grant Management-functionaliteit. Zie Sponsorgegevens instellen en beheren .

Werkstromen voor uitbetalingen en facturering

U kunt de werkstroom maken die het beste bij uw organisatie past. U kunt het bedrijfsproces
Gebeurtenis voor studentensponsorfactuur
 gebruiken om facturen te maken op basis van contract .
U hebt de volgende mogelijkheden:
  • Maak facturen voor in aanmerking komende contract .
  • Kies ervoor om sponsor uit te betalen voordat u factuur.
  • Geef aan dat u sponsors factuur voordat u betalingen vastlegt en middelen uitbetaald.
    Raadpleeg bij deze optie uw Workday Financials Grants Accounting-vertegenwoordiger om te zorgen dat de grootboekboeking op de juiste manier wordt ontworpen.
  • Facturen synchroniseren met contractregel . Wanneer het contract bedragen:
    • Als u de factuur verlaagt, genereert Workday credit- en opnieuw te factureren facturen.
    • Workday . Er wordt een nieuwe factuur gemaakt voor het aanvullende bedrag.

Sponsorbetalingen

Contractbeheerders registreren sponsor en passen deze rechtstreeks toe op studentensponsor .
Gebruik:

Geconsolideerde studentensponsorfacturen

U kunt meerdere goedgekeurde studentensponsor groeperen in één geconsolideerde factuur voor een sponsor.
Wanneer u facturen consolideert, kunt u:
  • Neem alleen goedgekeurde facturen met de status
    'Goedgekeurd'
     op.
  • Alleen facturen met de status
    'Onbetaald'
     of
    'Gedeeltelijk betaald'
     opnemen.
  • Hiermee kunt u alle afzonderlijke facturen in het geconsolideerde document weergeven.
  • Houd betalingen bij, druk de geconsolideerde factuur af en e-mail deze.

Afdrukken en e-mailen:

U kunt afzonderlijke en geconsolideerde studentensponsor afdrukken en per e-mail verzenden.
Wanneer u de verzending van factuur beheert, kunt u:
  • Facturen worden in batches afgedrukt met behulp van filters zoals academische eenheid, sponsor en factuur .
  • E-mail de factuur rechtstreeks naar sponsors.
  • Bekijk de geschiedenis van afdrukruns en de leveringsstatus van verzonden e-mails.
Wanneer u facturen per e-mail verzendt, kunt u de factuur pas verzenden als u eerst een zakelijk e-mailadres configureert voor de sponsor ''.

Factuurnummering

We gebruiken configureerbare ID-generatoren voor studentensponsor . U kunt nummerreeksen definiëren voor standaardfacturen, facturen voor opnieuw factureren, creditaanpassingen en geconsolideerde facturen op tenant of bedrijf .

Opmerkingen en bijlagen

U kunt meerdere opmerkingen en bijlagen bij afzonderlijke facturen van studentensponsor beheren.
Wanneer u factuur beheert, kunt u:
  • Voeg nieuwe opmerkingen of bestanden toe aan een bestaande factuur: .
  • Bestaande opmerkingen bewerken om ze nauwkeuriger te maken.
  • Verwijder opmerkingen of bijlagen die niet meer relevant zijn.