Aandachtspunten bij de configuratie: studentbetalingen

Dit onderwerp bevat informatie die u helpt bij het nemen van beslissingen bij het planning van de configuratie en het gebruik van studentbetalingen. Het volgende wordt uitgelegd:

Redenen om deze functionaliteit in te stellen.

De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Studentbetalingen vertegenwoordigen het geld dat studenten rechtstreeks betalen voor hun studentenkosten. Met de volgende typen betalingen kunnen ook studentenkosten worden voldaan:

Toezeggingen voor financiële ondersteuning .

sponsor .

Studentenkortingen .

Belangrijkste voordelen

Met studentbetalingen kunnen studenten de kosten op hun rekeningen betalen. U hebt de volgende mogelijkheden:

Definieer de betalingsmethoden die u accepteert.

Prioriteit geven aan de betalingen voor toepassing.

Geef op op welke kosten de betalingen van toepassing zijn.

Gebruiksscenario's

Stel studentenbetalingen zo in dat bepaalde studentenkosten eerder zijn dan andere, op basis van betalingsprioriteit. Voorbeeld: u kunt betalingen eerst toepassen op het lesgeld en vervolgens op huisvesting of boeken.

Biedt studenten handige onlineopties voor het betalen van hun studentenrekeningsaldi.

Integreer met externe aanbieders om studenten en hun volmachten in staat te stellen kaart uit te voeren.

Breng externe beurzen aan op de studentenkosten en stel de dienst voor financiële ondersteuning hiervan op de hoogte, zodat deze kan worden opgenomen in de pakketten voor financiële ondersteuning voor studenten.

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Welke betalingsopties wilt u studenten aanbieding ?	U kunt studenten laten kiezen uit: Betalingsmethoden, zoals Contant , Cheque of Creditcard . Categorieën, zoals Algemene betaling of Collegegeld .
Hoe wilt u dat studenten de kosten betalen?	U kunt studenten het volgende inschakelen: Betalingen uitvoeren voor individuele kosten, zoals huisvesting, collegegeld of boetes voor de bibliotheek. Betaal specifieke kosten afzonderlijk van andere kosten.
Bent u van plan kaart voor studentenkosten in te schakelen?	U kunt kaart inschakelen met behulp van een externe aanbieder.
Wat zijn uw prioriteiten voor betalingen en kosten?	In Workday bepalen prioriteitsgroepen zowel de prioriteit van verschillende studentbetalingen als de bijbehorende kosten. Workday raadt u aan voor meerdere betalingsitems aanvullende prioriteitsgroepen te maken die alleen van toepassing zijn op specifieke kosten, in plaats van één prioriteitsgroep voor meerdere betalingsitems. Workday Student maakt ook gebruik van prioriteitsgroepen voor: Toezeggingsitems Contracten sponsoren: Ontheffingsitems
Gebruikt uw instelling worktagsaldering?	U kunt worktagsaldering configureren voor uw tenant: . Met een worktagsaldering wordt de vereist salderingsworktag toegewezen aan de tegenboeking van journalen voor alle financiële transacties waarvoor salderingsregels worden gebruikt. De meeste instellingen gebruiken 'Financieel' als primaire salderingsworktag. Als uw tenant worktagsaldering '' gebruikt, moet u: Configureer de worktagsaldering voordat u transacties maakt in Workday financiële gegevens student. Definieer een salderingsworktag voor overtollige studentbetalingen, omdat te veel studentbetalingen geen salderingsworktags van gekoppelde transacties overnemen . Als u worktagsaldering '' inschakelt, kunt u dit niet meer uitschakelen.

Aanbevelingen

Boek overtollige studentbetalingen naar een afzonderlijke grootboekrekening voor a conto studentbetalingen. Met deze afzonderlijke rekening kunt u overbetalingen bijhouden en restituties aan studenten starten .

Verwerk uw privébeursbetalingen met de taak

Privébeursbetaling student vastleggen

. Deze transacties worden gerouteerd naar financiële ondersteuning die automatisch wordt opgeteld bij de totale financiële ondersteuning voor de student.

Vereisten

Koppel alle academische eenheden aan een bedrijf: . Met deze koppeling kunt u studentbetalingen boeken naar operationele boekingsjournalen en rapporten over de betalingen uitvoeren.

Beperkingen

Workday student:

Voor kaart en kasbeheer is een externe aanbieder vereist.

Biedt geen ondersteuning voor betalingen van externe aanbieders via mobiele apparaten.

Tenantinstellingen

Geen invloed.

Beveiliging

Configureer de volgende domeinen in het functionele gebied ' financiële gegevens student' :

Domeinen	Overwegingen
Beheren: studentbetaling - annuleren Beheren: verwerking studentbetalingsaanpassingen Beheren: verwerking studentbetalingen	Gebruikers kunnen studentbetalingen weergeven, verwerken, aanpassen en annuleren.
Proces: studentbetaling/-afrekening	Gebruikers kunnen studentbetalingen weergeven en afrekenen.
Rapporten: alle transactietypen studentbetalingen Rapporten: studentbetalingen	Gebruikers kunnen rapporteren over studentbetalingen.
Beheren: studentenstortingen Beheren: studentenstorting - annuleren Rapporten: studentenstortingen	Gebruikers kunnen studentbetalingen storten en stortingen annuleren en rapporteren.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen	Overwegingen
Studentbetalingsgebeurtenis	Configureer deze optie om studentbetalingen vast te leggen in Workday.
Studentenstortingsgebeurtenis	Configureer deze optie om studentenbetalingen in Workday te storten.

Rapportage

Rapporten	Overwegingen
Studentstortingen zoeken	Gebruikers kunnen de stortingsgegevens bekijken, waaronder: Bankrekening: Betalingsdatum: Referentie: Status Totaalbedrag
Studentbetalingsitems zoeken	Gebruikers kunnen studentbetalingsitems zoeken op basis van naam en ontvangst .
Studentbetalingen zoeken	Gebruikers kunnen betalingen die naar studentrekeningen zijn geboekt en kenmerken van de betaling weergeven, waaronder: Bedrag Datum Betalingstype: Workday Student
Niet-toegepaste betalingen voor transactietypen studentbetalingen	Gebruik dit rapport om niet-toegepaste betalingsbedragen weer te geven en volledig toegepaste betalingen te identificeren op transactietype, waaronder: Creditnota's Betalingen van uitbetalingen Studentbetalingen: Studentenkortingen

Integraties

Webservices	Overwegingen
Studentbetalingen ophalen	Gebruikers kunnen specifieke studentbetalingen of alle studentbetalingen ophalen.
Betalingen studentkosten voor studentaanvragen importeren	Gebruikers kunnen een groot aantal betalingen voor de toepassing voor studenten tegelijk laden.
Studentbetalingen importeren	Gebruikers kunnen een groot aantal studentbetalingen tegelijk laden.
Studentbetalingsitem plaatsen	Gebruikers kunnen een nieuw studentbetaling maken of een bestaand studentbetaling bijwerken.
Studentbetaling verzenden	Gebruikers kunnen een nieuwe studentbetaling voor kosten vastleggen.

Relaties en interacties

Studentbetalingen werken samen met de volgende componenten van Workday Financial Management:

Functies	Overwegingen
Bedrijven:	Workday boekt boekingen voor studentbetalingen naar het bedrijf van de academische eenheid voor het betalingsitem.
Structuur financiële boeking	Workday gebruikt de boekingsstructuur van een bedrijf in operationele journalen om studentbetalingen op de juiste rekening te boeken.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.