Skip to main content

Administrator Guide

Referentie: procurementopties bedrijf

Referentie: procurementopties bedrijf

Algemene instellingen

Algemene instellingen	Omschrijving
Goederencodetype	Selecteer deze optie om een standaardgoederencodetype in te vullen voor uitgavetransacties wanneer u het gekoppelde catalogus- of inkoopitem bestelt. Wanneer u meerdere goederencodetypen voor items configureert en u geen standaardwaarde selecteert in deze prompt, kan het zijn dat de goederencodetypen inconsistent worden ingevuld.

Standaardwaarden voor verzending en facturering

Contactpersoon voor verzending	De standaardwaarde in Workday is de waarde die u invoert op de zelfstandige inkooporder (IO). Als u de inkooporder maakt op basis van een bestelaanvraag, nemen we de contactpersoon voor verzending uit de bestelaanvraag. De contactpersoon moet een medewerker in Workday zijn. Als u deze optie niet configureert, wordt de contactpersoon voor verzending standaard ingesteld op de aanvrager van de bestelaanvraag.
Contactpersoon voor factuur	Workday stelt standaard de waarde voor contactpersoon voor factuur in die u voor het bedrijf invoert in de taak Procurementopties bedrijf bewerken . De contactpersoon moet een medewerker in Workday zijn. Voor inkooporders die automatisch afkomstig zijn van een bestelaanvraag, vult Workday de contactpersoon voor factuur in de volgende volgorde in: Standaardwaarde bedrijf Inkoper voor contract Inkoper uit de sourcingregel voor inkopers Huidige gebruiker Voor ad-hocinkooporders is de contactpersoon voor factuur leeg als u deze optie niet configureert.
Verzendvoorwaarden	De waarde die u invoert voor de zelfstandige inkooporder en voor een inkooporder die u op basis van een bestelaanvraag maakt, wordt in Workday standaard ingesteld. Indien geconfigureerd, wordt deze optie standaard ingesteld op alle procurementdocumenten.
Verzendmethode:	De waarde die u invoert voor de zelfstandige inkooporder en voor een inkooporder die u op basis van een bestelaanvraag maakt, wordt in Workday standaard ingesteld op. Indien geconfigureerd, wordt deze optie standaard ingesteld op alle procurementdocumenten.
Standaardverzendlocatie	Workday vult de waarde in die u invoert op de zelfstandige inkooporder. Als u de inkooporder maakt op basis van een bestelaanvraag, gebruikt Workday de standaardbestelling voor verzending uit de bestelaanvraag of volgt deze standaardinstelling uit de: Waarde voor aanvragende entiteit wanneer deze een verzendlocatie heeft in de aanvragende entiteit. Opgeslagen waarde in het document. Verzendlocatie van de standaardlocatie voor levering. Aanvragende voorraadvestiging. Par-locatie. Aanvragende medewerker. Opties voor procurementbedrijven. Bedrijfsadres met Verzendgebruik uit de taak Contactgegevens bedrijf bewerken . Voordat u een object Locatie als standaardlocatie voor verzending kunt selecteren, moet u dit definiëren met Gebruik van verzending. Indien geconfigureerd, wordt deze optie standaard ingesteld op alle procurementdocumenten. Op inkooporders die zijn gegenereerd op basis van bestelaanvragen, overschrijft de locatie voor verzending van de bestelaanvraag de standaardlocatie voor verzending.

Bestelaanvraag

Algemene opties voor bestelaanvragen	Omschrijving
Standaardwaarden bestelaanvraagregel inschakelen	Selecteer deze optie om bestelregelparameters in te schakelen, zoals: Gevraagde leveringsdatum. Offerteaanvraag vereist. Leveranciers. Worktags. U moet standaardwaarden aan de documentkop toevoegen voordat deze standaardwaarden worden toegevoegd aan documentregels.
Serviceregels voor bestelaanvragen uitschakelen	Selecteer deze optie om de sectie Serviceregels in de taak Bestelaanvraag maken te verbergen. Met deze optie wordt de mogelijkheid om services aan te schaffen voor alle aanvragers uitgeschakeld.
Standaardtype niet-catalogusaanvraagregel in worklet bestelaanvragen	U kunt uw niet-catalogusaanvragen in de worklet Bestelaanvragen instellen op niet standaard op goederen of services, standaard op goederen of standaard op services. Standaard selecteert Workday geen optie bij de prompt Standaard niet-catalogusaanvraagregel in Worklet bestelaanvragen en worden uw niet-catalogusaanvragen in de worklet standaard ingesteld op goederen.
Op ~Project~ gebaseerde serviceregels voor bestelaanvragen uitschakelen	Selecteer deze optie om de sectie 'Projectgebaseerde serviceregels' in de taak 'Bestelaanvraag maken' te verbergen. Schakel deze optie uit als u geen projecten gebruikt.
Transactiebelasting op bestelaanvraag inschakelen	Selecteer deze optie om de volgende belastingvelden op de bestelaanvraagregels op te geven: Toepasselijkheid belasting Belastingcode Terugvorderbaarheid belasting U moet Transactiebelastingen configureren om deze optie in te schakelen. Workday kopieert transactiebelastingen naar de resulterende IO.
Vrachtkosten en overige kosten op bestelaanvraag inschakelen	Selecteer deze optie om vrachtkosten en andere toeslagen toe te voegen aan de koppen van de bestelaanvraag. Workday vult ook automatisch de bedragen voor vracht en andere kosten op de inkooporder in wanneer u een bestelaanvraag zonder wijzigingen naar één inkooporder sourcet. U moet ten minste één uitgavecategorie hebben voor de bestelaanvraag die is ingeschakeld voor overige kosten en transportkosten.
Standaardkenmerken van bestelaanvraagregel van gekoppeld inkoopitem inschakelen	Selecteer deze optie om deze waarden van het gekoppelde inkoopitem aan de bestelaanvraagregel in te vullen als ze niet zijn onderworpen aan sourcing- of belastingregels: Afhandelingsbron. Belastingtoepasselijkheid. Schakel deze optie niet in als u geen inkoopitems gebruikt.

Opties catalogus doorzoeken	Omschrijving
Hoofdknooppunt uitgavecategoriehiërarchie voor catalogus doorzoeken	Selecteer deze optie om zoekopdrachten op uitgavecategoriehiërarchie in te schakelen voor de taak Catalogus doorzoeken . Schakel deze optie in als uw organisatie uitgavecategoriehiërarchieën heeft gemaakt.
Inkoopitems met catalogus-/leveranciersiteminvoer uitsluiten	Selecteer deze optie om de taak Catalogus doorzoeken bij te werken naar: Inkoopitems uitsluiten die aan catalogusitems zijn gekoppeld. Leveranciersitems weergeven (elke unieke invoer op het tabblad Leveranciersgegevens voor inkoopitemtaken). Hiermee worden catalogusitems weergegeven. Workday raadt u aan deze optie in te schakelen om duplicaten in uw zoekresultaten te verwijderen.
Catalogusitems/Leveranciersitems uitsluiten van secundaire leverancier	Selecteer deze optie om alleen primaire (prioriteit 1) en niet-geclassificeerde leveranciersgegevens weer te geven in de taak Catalogus doorzoeken . Workday raadt u aan deze optie in te schakelen om uw medewerkers te stimuleren het voorkeursitem te selecteren en duplicaten in uw zoekresultaten te verwijderen.
Inkoopitems weergeven als er geen prioriteitsleverancier is	Selecteer deze optie om alleen inkoopitems zonder primaire leveranciersgegevens (prioriteit 1) weer te geven in de taak Catalogus doorzoeken . Workday raadt u aan deze optie in te schakelen als u sourcingregels gebruikt.

Opties voor voorraadbestelaanvragen	Omschrijving
Afrondingsoptie voor bestelaanvragen voor voorraadaanvulling	Stel de afrondingsoptie voor het bestellen van hoeveelheden in wanneer u bestelaanvragen voor voorraadaanvulling maakt. Halve hoeveelheden naar beneden en voor de helft naar boven afronden. Deze optie is alleen van toepassing op opgeslagen voorraad en wordt geconfigureerd op voorraadvestigings- of inkoopitemniveau.
Afrondingsoptie voor bestelaanvragen par-aanvulling	Stel de afrondingsoptie voor het bestellen van hoeveelheden in wanneer u bestelaanvragen voor par-aanvulling maakt. Deze optie is alleen van toepassing op PAR-voorraad en wordt geconfigureerd op het PAR-locatie- of inkoopitemniveau.

Opties catalogusitem

Opties catalogusitem	Omschrijving
Wijziging van eenheid inschakelen	Selecteer deze optie om wijzigingen in de eenheid (eenheid) in te schakelen voor catalogusitems die u aanvraagt. Workday baseert de prijs per eenheid voor het item op de eenheid die u selecteert. U kunt bestellen in een voorkeurseenheid voor de beste korting. Schakel deze optie in wanneer u catalogi gebruikt.
Standaardwaarden voor catalogusitemkenmerken van standaardwaarden voor gekoppelde inkoopitems inschakelen	Selecteer deze optie om waarden van gekoppelde inkoopitems te kopiëren naar catalogusitemkenmerken.

Inkoopitemopties

Inkoopitemopties	Omschrijving
Wijzigen van eenheid en kosten per eenheid voor aanvullingsbestelaanvragen inschakelen	Selecteer deze optie om gebruikers in staat te stellen de velden Eenheid en Kosten per eenheid bij te werken voor bestelaanvragen van het aanvullingstype. Deze optie is alleen van toepassing op voorraad. Schakel deze optie in voor alle correcties voor aanvullingsbestelaanvragen om mogelijke matchfouten vooraf op te lossen.
Wijziging van eenheid inschakelen voor bestelaanvragen zonder aanvulling	Selecteer deze optie om gebruikers in staat te stellen een eenheid bij te werken voor bestelaanvragen zonder aanvulling. Deze optie is alleen van toepassing op voorraad. Schakel deze optie in voor alle correcties voor bestelaanvragen die geen aanvulling zijn om mogelijke matchingsfouten van tevoren op te lossen.
Wijziging van eenheid en kosten per eenheid inschakelen	Een niet-voorraaditem is een inkoop- of leveranciersitem met een uitgavecategorie waarvoor het selectievakje Voorraaditem niet is ingeschakeld. Voorbeelden: een uitgavecategorie voor Kantoorbenodigdheden met items zoals Bureaulamp of Printertoner. Kantoorbenodigdheden zijn niet gemarkeerd als voorraaditems. Selecteer deze optie om gebruikers in staat te stellen Eenheid en Kosten per eenheid bij te werken voor beide: Voorraaditems. Bestelaanvragen van het type 'Alleen factuur' (consignatie). Wanneer u het selectievakje inschakelt en een bestelaanvraag of inkooporder wordt gemaakt, kunt u de velden Kosten per eenheid en Eenheid bewerken. Schakel deze optie in wanneer u items gebruikt. U kunt verkeerde eenheden of prijzen voor items corrigeren om mogelijke matchfouten van tevoren op te lossen. Met deze optie kunnen ook prijzen worden bijgewerkt voor bestelaanvragen met alleen factuur.

Sourcing:

Opties voor sourcingconsolidatie	Omschrijving
Bestelaanvragen in inkooporders consolideren	Selecteer deze optie om bestelaanvraagregels te sourcen naar één inkooporder wanneer deze waarden overeenkomen: Inkoper. Bedrijf. Valuta. Adres voor verzending. Leverancier. Leverancierscontract. Als u tijdens het consolideren automatisch wilt sourcen, plant u een automatische sourcingtaak in de taak Automatische sourcing van bestelaanvragen plannen . Wanneer u deze optie selecteert, voorkomt u dat bestelaanvragen na goedkeuring automatisch worden gesourcet naar inkooporders.
Adres voor verzending uitsluiten bij consolidatie van bestelaanvraagregels	Selecteer deze optie om bestelaanvraagregels met verschillende verzendadressen te sourcen naar één inkooporder wanneer deze waarden overeenkomen: Inkoper Bedrijf Leverancier Valuta U kunt deze optie selecteren als uw leveranciers meerdere verzendadressen op een IO accepteren. Het verzendadres wordt aan elke IO-regel toegevoegd.
Automatische sourcing van bestelaanvraag inschakelen voor niet-catalogusregel	Selecteer deze optie om bestelaanvraagregels te sourcen naar inkooporders voor deze items: Niet-catalogusitems. Inkoopitems. Webitems. Vervolgens sourcen we de bestelaanvraagregels automatisch wanneer u: Voer een leverancier in op de bestelaanvraagregel. Stel een resulterend inkopers- of leverancierscontract in voor de ingevoerde leverancier. U moet sourcingregels voor bestelaanvragen definiëren om ervoor te zorgen dat een inkoper, leverancier en verzendadres kunnen worden bepaald, zodat Workday de bestelaanvraag automatisch kan sourcen.
PDF's genereren voor alle inkooporders	Selecteer deze optie om PDF's te genereren voor inkooporders met de uitgifteoptie Afdrukken. Wanneer u deze optie en ook de uitgifteoptie voor de leveranciersportal selecteert, treedt er een kleine vertraging op in aangepaste e-mailmeldingen voor de leverancier. Workday wacht totdat de PDF is gegenereerd voordat de melding naar de leverancier wordt verzonden. Selecteer deze optie als u een PDF-bestand wilt voor alle inkooporders, ongeacht hoe ze zijn uitgegeven.

Opties voor automatische sourcing op regelniveau	Omschrijving
Automatische sourcing op bestelaanvraagregelniveau inschakelen	Selecteer deze optie om automatische sourcing in te schakelen voor alle in aanmerking komende bestelaanvraagregels. U moet niet in aanmerking komende bestelaanvraagregels handmatig sourcen. Als u deze optie niet selecteert, moeten alle bestelaanvraagregels in aanmerking komen voor automatische sourcing om een bestelaanvraag automatisch te kunnen sourcen.
Bestelaanvragen zonder bestelaanvraagtype uitsluiten van automatische sourcing op bestelaanvraagregelniveau	Selecteer deze optie om bestelaanvragen zonder bestelaanvraagtype uit te sluiten van automatische sourcing op bestelaanvraagregelniveau. Deze optie is alleen beschikbaar als u Automatische sourcing op bestelaanvraagregelniveau inschakelen.
Specifieke typen bestelaanvragen uitsluiten van automatische sourcing op bestelaanvraagregelniveau	Selecteer Bestelaanvraagtypen die u op bestelaanvraagregelniveau wilt uitsluiten van automatische sourcing. Deze optie is alleen beschikbaar als u Automatische sourcing op bestelaanvraagregelniveau inschakelen.

Offerteaanvraag

Algemene opties voor offerteaanvragen	Omschrijving
Meldingen voor offerteaanvragen (offerteaanvragen) inschakelen	Hiermee worden door Workday geleverde meldingen over offerteaanvragen weergegeven voor het bedrijf waarvoor u een offerte aanvraagt. U moet bedrijfsprocessen configureren om meldingen te maken.

Inkooporder

Inkooporderopties	Omschrijving
Standaardleveringstype voor voorraaditems uitschakelen	Selecteer deze optie om te voorkomen dat Workday de voorraadaanvulling in het veld Leveringstype vult voor voorraadartikelen op inkooporderregels wanneer u: Inkooporders kopiëren. Maak ad-hocinkooporders. Inkooporders maken op basis van leverancierscontracten. Inkooporders verzenden. U kunt deze optie selecteren om de gegevensinvoer voor inkooporders te verminderen. Deze optie is alleen van toepassing op voorraad. Wanneer inkooporders afkomstig zijn uit bestelaanvragen, wordt het leveringstype voor voorraadartikelen standaard ingesteld op het bestelaanvraagtype.
Ontvangen hoeveelheden en bedragen uitsluiten van concept- en ontvangsten in uitvoering	Selecteer deze optie om te voorkomen dat hoeveelheden en bedragen op onvolledige en niet-goedgekeurde ontvangsten worden weergegeven op inkooporders en contactpersonen van leveranciers. Deze optie is van invloed op de aanvullingsberekeningen doordat deze documenten worden uitgesloten bij het berekenen van de te bestellen hoeveelheid.
Inkooporders automatisch sluiten	Selecteer deze optie om openstaande of uitgegeven inkooporders automatisch te sluiten wanneer ze: Volledig ontvangen, met ontvangsten met de status Goedgekeurd . Volledig betaald. Als dit selectievakje is ingeschakeld, sluit Workday alleen inkooporders die volledig zijn ontvangen en volledig zijn betaald. Inkooporders die volledig zijn ontvangen en betaald voordat u de functionaliteit inschakelt, worden niet met terugwerkende kracht gesloten. Workday heropent gesloten inkooporders niet automatisch wanneer de status van een gerelateerd document verandert, bijvoorbeeld wanneer een betaalde factuur wordt gewijzigd in Onbetaald.

Ontvangst

Opties partijverloop	Omschrijving
Vastleggen van partij en serienummer uitschakelen	Selecteer deze optie om medewerkers in staat te stellen ontvangsten te verzenden zonder partij- of serienummers voor items op de ontvangst in te voeren wanneer Workday op een desktop wordt gebruikt. Schakel deze optie in wanneer u gegevens van een bureaublad vastlegt.
Vastleggen partij verplicht	Selecteer deze optie wanneer u wilt dat medewerkers partijnummers vastleggen voor partijgestuurde items op de ontvangst bij gebruik van een scanner. U kunt een mobiel apparaat gebruiken om deze informatie vast te leggen. U moet het partijnummer in Workday maken voordat het voor een item kan worden vastgelegd.
Vastleggen van serienummers vereist	Selecteer deze optie wanneer u wilt dat medewerkers serienummers vastleggen voor items met serienummer op de ontvangst bij gebruik van een scanner. U kunt een mobiel apparaat gebruiken om deze informatie vast te leggen. Selecteer deze optie niet als u geen serienummers voor een item vastlegt.
Gedrag voor verlopen partijen	Selecteer deze optie om een verlopen partij te verwerken en een waarschuwingsbericht weer te geven. U moet deze optie tijdens het instellen configureren.
Gedrag voor partijen binnen meldingsperiode	Selecteer deze optie om een partij binnen een waarschuwingsperiode te verwerken en een waarschuwingsbericht weer te geven. U moet deze optie tijdens het instellen configureren.
Levering per trackingnummer maken	Selecteer deze optie om leveringen per pakket van afzonderlijke vervoerders te maken, te beheren en vast te leggen op basis van het trackingnummer. Wanneer u meerdere pakketten scant met deze optie, genereert Workday leveringstickets met trackinggegevens voor vervoerders op basis van ontvangsten en niet de itemgegevens van ontvangstregels, zoals Leveringslocatie of Aanvrager.

Levering interne service

Leveringsopties interne service	Omschrijving
Worktags in koptekst uitsluiten van bedrijfsproces	Selecteer deze optie om te voorkomen dat het bedrijfsproces 'Gebeurtenis voor interne servicelevering' goedkeuringen met opbrengstenworktags op kopniveau naar medewerkers verzendt.

Nieuw in Workday 32 Posten: verzenden aan- en leveren aan-locaties voor bestelaanvragen koppelen