Concept: e-mailopname
U kunt E-mailopname gebruiken om gegevens te parseren en te extraheren uit e-mails die naar Workday worden verzonden. Workday-toepassingen kunnen de geëxtraheerde gegevens gebruiken om automatisch tickets en taken te maken, wat u tijd bespaart en handmatig werk elimineert. Aan de ontvangende domeinen gekoppelde toepassingen starten acties op basis van de inhoud van inkomende e-mails. Voorbeeld: wanneer een geautoriseerde leverancier een e-mailfactuur verzendt, verwerkt Workday de inhoud in een leveranciersfactuuraanvraag.
Typen ontvangende domeinen
U kunt uw Workday-tenants configureren voor het ontvangen van inkomende e-mails van specifieke ontvangende domeinen, zodat e-mailopname deze kan verwerken. U kunt een door Workday geleverd ontvangend domein of een door de klant geleverd ontvangend domein gebruiken voor e-mailopname. Het door Workday geleverde ontvangende domein wordt voor u ingesteld en onderhouden. U kunt het door de klant geleverde ontvangende domein ook zelf instellen en onderhouden. U wordt aangeraden het ontvangende domein van Workday te gebruiken omdat:
- U bespaart tijd door een ontvangend domein te gebruiken dat voor u wordt geconfigureerd. Wanneer u een door de klant geleverd ontvangend domein maakt, moet u de DNS-configuratie voor uw bedrijf bijwerken. Mogelijk hebt u hierbij hulp van uw IT-team nodig.
- Vereenvoudigt vernieuwingen buiten de productieomgeving door het elimineren van aanvullende configuratiestappen die door de klant verstrekte ontvangende domeinen vereisen.U moet de taak 'Instellingen voor e-mailopname configureren'openen in uw niet-productietenant om het door Workday geleverde ontvangende domein na elke niet-productievernieuwing opnieuw te selecteren.
Doorsturen en omleiden met e-mailopname
U kunt e-mails doorsturen en omleiden naar een door Workday geleverd ontvangend domein of een door de klant geleverd ontvangend domein in uw Workday-tenant. U kunt verschillende e-mailclients van derden gebruiken om e-mails door te sturen en om te leiden. Voorbeelden:
- Apple Mail
- Google Mail
- Microsoft Outlook
Wanneer u uw instellingen voor e-mailopname configureert, kunt u een e-mailadres voor doorsturen of omleiden toevoegen aan de lijst met toegestane afzenders. Vervolgens kunt u uw e-mailclient configureren om e-mail door te sturen of om te leiden naar het ontvangende domein.
Voorbeeld: u configureert een ontvangend domein in uw tenant: email@destination.com. U stelt ook een doorstuuradres in uw e-mailclient in: email@forward.com. Uw e-mailclient leidt vervolgens alle e-mails die zijn verzonden naar email@forward.com om naar uw ontvangende domein: email@destination.com.
Wanneer u een e-mail opstelt die u wilt doorsturen naar een ontvangend domein voor e-mailopname, voegt u alleen het doorstuuradres toe aan het veld
'Aan'
van de e-mail. Voeg eventuele aanvullende adressen van ontvangers toe aan het veld 'CC'
, zodat de e-mail kan worden opgenomen met de e-mailopname.Stappen om het gebruik van e-mailopname te stoppen
Als u geen e-mailopname meer wilt gebruiken en het door Workday geleverde ontvangende domein of het door de klant geleverde ontvangende domein gebruikt, moet u het volgende doen:
- Verwijder de instellingen voor e-mailopname.
- Verwijder eventuele doorstuurregels die u hebt gemaakt.
Wanneer u het door de klant geleverde ontvangende domein gebruikt, moet u ook het volgende doen:
- Verwijder het ontvangende domein voor e-mailopname.
- Werk samen met uw IT-beheerder om gegevens over e-mailopname uit uw DNS-configuratie te verwijderen.