Concept: bestanden en mappen beheren in Drive

Administrator Guide

In deze tabel ziet u een overzicht van de primaire acties die u kunt uitvoeren met bestanden en mappen in Drive, als:

U hebt de juiste machtigingen.

U hebt bij het instellen van Drive aangegeven dat u dat bestandstype wilt beheren.

Drive ondersteunt de actie voor dat bestandstype.

De toepassing (zoals Workday Slides of Workday Worksheets) is beschikbaar in de tenant.

Actie	Opmerkingen
Bestanden uploaden Bestanden converteren naar Worksheets-werkmappen	Selecteer Nieuwe toevoegen Uploaden of sleep een of meer bestanden naar de pagina Drive. Drive converteert geüploade spreadsheetbestanden automatisch naar werkmappen als aan al deze voorwaarden wordt voldaan: Worksheets is ingeschakeld in de tenant. U bevindt zich in het beveiligingsdomein Worksheets . Het bestand heeft het type XLS, XLSX, CSV of HTML. Als u mediabestanden (video- en pakketinhoud) wilt uploaden, moet u het bestelformulier voor de voorwaarden van Workday Media Cloud al hebben ondertekend en moet u zich in het beveiligingsdomein 'Manage: Media' bevinden. Drive scant items automatisch op virussen wanneer u ze uploadt. Virusscans zijn niet van toepassing op bestanden die vanuit integraties aan Drive zijn toegevoegd of op mediabestanden. De maximale grootte van het uploadbestand is 30 MB.
Een Worksheets-werkmap maken	Selecteer in Drive de optie Nieuwe toevoegen Werkmap om een nieuwe lege werkmap te maken. Selecteer in een Workday-rapport de optie Exporteren naar Worksheets om Workday-rapportgegevens te exporteren om een nieuwe werkmap te maken. U kunt deze actie uitvoeren als beide voorwaarden aanwezig zijn: Worksheets is ingeschakeld in de tenant. U bevindt zich in het beveiligingsdomein Worksheets .
Een Workday Slides-presentatie maken	U kunt Nieuwe toevoegen Presentatie selecteren als beide voorwaarden aanwezig zijn: Slides is ingeschakeld in de tenant. U bevindt zich in het beveiligingsdomein Slides .
Discoveryboard maken	U kunt Nieuwe toevoegen Discoveryboard selecteren als deze voorwaarde aanwezig is: U bevindt zich in het beveiligingsdomein Discoveryboards: maken .
Meldingssjabloon maken	U kunt Nieuwe toevoegen Meldingsjabloon selecteren als aan beide voorwaarden wordt voldaan: Notification Designer is ingeschakeld in de tenant. U bevindt zich in het beveiligingsdomein Notification Designer .
Een Workday Docs-documentsjabloon maken	U kunt Nieuwe toevoegen Documentsjabloon selecteren als aan beide voorwaarden wordt voldaan: Workday Docs is ingeschakeld in de tenant. U bevindt zich in de beveiligingsdomeinen Documenten en Documentbibliotheek .
Een item downloaden	De downloadopties zijn afhankelijk van de vraag of downloaden is ingeschakeld voor dat specifieke itemtype: Voor ondersteunde itemtypen selecteert u het item en klikt u vervolgens op Downloaden . Voor itemtypen zoals werkmappen, Slides-presentaties en meldingssjablonen opent u het item, selecteert u Bestand downloaden als en selecteert u uit de beschikbare bestandstypen. Voor itemtypen die geen weergave- of voorbeeldweergave hebben, kunt u deze downloaden wanneer u dubbelklikt op de itemnaam.
Weergave van items filteren	Selecteer een van de weergaven aan de linkerkant van de startpagina om items in die categorieën te bekijken of klik op de knop Filter in de rechterbovenhoek voor aanvullende filteropties. Houd er rekening mee dat de weergave 'Mijn bestanden' slechts een filter is dat items weergeeft waarvan u de eigenaar bent, in een platte lijst waarin de mappenstructuur niet wordt weergegeven. We raden u aan deze weergave niet te gebruiken voor het beheren van Drive-items.
Een item delen via een koppeling (URL)	U kunt een item met veel gebruikers tegelijk delen door ze een koppeling te geven, die u genereert in het dialoogvenster Delen . Gebruikers hebben alleen toegang tot gedeelde bestanden als ze zich in het domein Drive of het domein 'Drive-bestand en media weergeven ' bevinden. Zorg er bovendien voor dat de ontvanger zich in alle andere vereiste domeinen voor het itemtype bevindt. Voorbeeld: als u een Worksheets-werkmap wilt delen, moet de persoon met wie u deelt in het domein Worksheets zijn. Selecteer een bestand in Drive en klik op Delen . Schakel de optie Koppeling delen in als deze nog niet is ingeschakeld. De mogelijkheid om koppelingen te delen is een tenantinstelling. Als u de optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder om te controleren of deze is ingeschakeld. Selecteer het machtigingsniveau. Iedereen die het bestand opent via de koppeling, heeft dit toegangsniveau tot het bestand. Klik op Koppeling kopiëren . Geef deze URL aan de personen met wie u het bestand wilt delen. Houd bij het delen van koppelingen rekening met het volgende: Drive ondersteunt het delen van koppelingen voor alle Drive-bestandstypen, behalve discoveryboards. U kunt geen mappen delen via een koppeling. Als u een item via een koppeling deelt, wordt het item gedeeld met de beveiligingsgroep 'Alle gebruikers' . Elke gebruiker met toegang tot de gerelateerde toepassing heeft toegang tot het item als ze over de URL beschikken. In tegenstelling tot delen met individuele gebruikers, verzendt Workday geen meldingen wanneer u een bestand deelt via een koppeling. Mogelijk wilt u personen laten weten dat u een item met hen hebt gedeeld. Als u bijvoorbeeld een Worksheets-werkmap met een groep hebt gedeeld, kunt u hen een koppeling naar de werkmap e-mailen. In Drive wordt in bestanden die u deelt via een koppeling, het pictogram Koppeling weergegeven naast de avatars voor wie toegang heeft . U kunt het dialoogvenster Delen openen door op het pictogram of een avatar te klikken. Als iemand een bestand met u deelt door u een koppeling te sturen, wordt het gedeelde bestand niet weergegeven in Drive of in zoekresultaten. Het bestand wordt alleen in Drive of in zoekresultaten weergegeven als het bestand met u is gedeeld via het gebied Delen met personen in het dialoogvenster Delen . Als u het machtigingsniveau voor het item later wijzigt, wordt het toegangsniveau onmiddellijk bijgewerkt. Voorbeeld: u hebt oorspronkelijk het machtigingsniveau Bewerken ingesteld en de koppeling gegeven aan Cara, die nu het bestand bewerkt. Als u het machtigingsniveau voor het delen van de koppeling wijzigt in Weergeven, wordt de machtiging van Cara onmiddellijk gewijzigd en kan ze het bestand niet meer bewerken. De instellingen voor het delen van afzonderlijke bestanden in het gebied Delen met personen van het dialoogvenster Delen blijven actief als u het delen van de koppeling uitschakelt. Als u het delen van een koppeling gebruikt voor een item en dit ook deelt met individuele gebruikers of groepen, krijgt de persoon het hoogste van de mogelijke machtigingsniveaus. Voorbeeld: u deelt een bestand afzonderlijk met Bibi en geeft haar weergavetoegang. U gebruikt ook het delen van koppelingen en u stelt het machtigingsniveau in op Bewerken. Bibi heeft de machtiging Bewerken voor het bestand. Als u het delen van de koppeling later uitschakelt, blijft de machtiging Weergeven die u voor haar hebt opgegeven, behouden. U kunt het delen van een koppeling niet gebruiken om bestanden te delen met gebruikers van implementeerders.
Item delen met beveiligingsgroepen	U kunt een item delen met groepen gebruikers door de namen van de beveiligingsgroepen in het dialoogvenster Delen te typen. U schakelt het delen met groepen in voor elk Drive-itemtype in de taak ' Delen met groepen configureren in Drive' . Gebruikers hebben alleen toegang tot gedeelde bestanden als ze zich in het domein Drive of het domein 'Drive-bestand en media weergeven ' bevinden. Zorg er bovendien voor dat de ontvanger zich in alle andere vereiste domeinen voor het itemtype bevindt. Voorbeeld: als u een Worksheets-werkmap wilt delen, moet de persoon met wie u deelt in het domein Worksheets zijn. Selecteer een item in Drive en klik op Delen . Selecteer in het gebied Delen met groepen een machtigingsniveau voor het item in het vervolgkeuzemenu Machtigingen . Typ in het gebied Delen met groepen de namen van de groepen waarmee u het item wilt delen. (Optioneel) Als u de eigenaar van het item bent, kunt u op Geavanceerd klikken om te selecteren of bewerkers het bestand mogen delen en of commentatoren en lezers het item mogen kopiëren of afdrukken/downloaden. Voor mediabestanden (videobestanden) kunt u de mogelijkheid voor eigenaren om kopiëren of downloaden toe te staan in- of uitschakelen met behulp van de juiste instelling in de taak Tenantinstellingen bewerken - systeem . De volgende speciale overwegingen zijn van toepassing op het delen van mappen: Alle gebruikers aan wie u machtigingen voor het bewerken van mappen geeft, kunnen bijdragers machtigingen toevoegen, verwijderen en wijzigen. Alle gebruikers met wie u de map deelt, kunnen bestanden in de map downloaden, kopiëren en afdrukken. Houd bij het delen met beveiligingsgroepen rekening met het volgende: Drive ondersteunt delen met beveiligingsgroepen voor alle Drive-itemtypen, inclusief mappen. In tegenstelling tot delen met individuele gebruikers, worden bij het delen van een item met een groep geen meldingen verzonden. Mogelijk wilt u personen laten weten dat u een item met hen hebt gedeeld. Als u bijvoorbeeld een Worksheets-werkmap met een groep hebt gedeeld, kunt u hen een koppeling naar de werkmap e-mailen. U kunt weergeven en beheren welke groepen toegang hebben (en het toegangsniveau) tot een door een groep gedeeld bestand op het tabblad Wie heeft toegang tot het dialoogvenster Delen . Als u het lidmaatschap van een groep wint of verliest, krijgt of verliest u automatisch toegang tot items die iemand met die groep heeft gedeeld. Deze worden weergegeven in uw Drive. Als u het delen van een koppeling gebruikt voor een item en u een item ook deelt met een groep, krijgt het groepslid het hoogste van de mogelijke machtigingsniveaus. Voorbeeld: u deelt een bestand met de groep Managers, waarvan Bibi lid is, en geeft de groep weergavetoegang. u gebruikt ook het delen van koppelingen en u stelt het machtigingsniveau in op Bewerken. Bibi heeft de machtiging Bewerken voor het bestand. Als u het delen van de koppeling later uitschakelt, behoudt Bibi de machtiging Weergeven die u hebt opgegeven voor de groep Managers. Over het algemeen kunnen groepen waarmee u bestanden deelt alle gegevens in de bestanden zien, behalve: Voor discoveryboards is beveiliging op rijniveau van toepassing en zien groepen alleen de gegevens waartoe ze toegang hebben. Voor werkmappen kunt u inhoud verbergen, maar als u gebruikers toestaat de werkmap te kopiëren, kunnen ze de inhoud zichtbaar maken nadat ze de werkmap hebben gekopieerd.
Item delen met individuele gebruikers	U kunt items in Drive delen met individuele gebruikers. Als u de gegevens met afzonderlijke gebruikers deelt, kunt u een specifiek machtigingsniveau voor de persoon instellen. Gebruikers hebben alleen toegang tot gedeelde bestanden als ze zich in het domein Drive of het domein 'Drive-bestand en media weergeven ' bevinden. Zorg er bovendien voor dat de ontvanger zich in alle andere vereiste domeinen voor het itemtype bevindt. Voorbeeld: als u een Worksheets-werkmap wilt delen, moet de persoon met wie u deelt in het domein Worksheets zijn. Selecteer een bestand in Drive en klik op Delen . Selecteer in het gebied Delen met personen een machtigingsniveau voor het item in de vervolgkeuzelijst Machtigingen. Voer in het gebied Delen met personen de namen in van de gebruikers met wie u het item wilt delen. (Optioneel) Typ een bericht voor de gebruikers met wie u de gegevens deelt. Het bericht wordt weergegeven in de Workday-melding die gebruikers ontvangen nadat u op 'OK' hebt geklikt. (Optioneel) Als u de eigenaar van het item bent, kunt u op Geavanceerd klikken om specifiekere instellingen voor delen toe te wijzen voor bewerkers, commentatoren en lezers. De volgende opties zijn niet van toepassing op mappen: Alle gebruikers aan wie u machtigingen voor het bewerken van mappen geeft, kunnen bijdragers machtigingen toevoegen, verwijderen en wijzigen. Alle gebruikers met wie u de map deelt, kunnen bestanden in de map downloaden, kopiëren en afdrukken. Houd bij het delen met individuele gebruikers rekening met het volgende: Drive ondersteunt het delen van bestanden met individuele gebruikers voor alle Drive-bestandstypen. U kunt mappen ook delen met individuele gebruikers. Als u het delen van een koppeling gebruikt voor een item en u een item ook deelt met individuele gebruikers of groepen, krijgt de persoon het hoogste van de mogelijke machtigingsniveaus. Voorbeeld: u deelt een bestand afzonderlijk met Bibi en geeft haar weergavetoegang. u gebruikt ook het delen van koppelingen en u stelt het machtigingsniveau in op Bewerken. Bibi heeft de machtiging Bewerken voor het bestand. Als u het delen van de koppeling later uitschakelt, blijft de machtiging Weergeven die u voor haar hebt opgegeven, behouden. Als u het machtigingsniveau voor het item later wijzigt, wordt het toegangsniveau onmiddellijk bijgewerkt. Voorbeeld: u hebt oorspronkelijk de machtiging Can Bewerken gegeven aan Cara, die nu het bestand bewerkt. Als u het machtigingsniveau wijzigt in Weergeven, wordt de machtiging van Cara onmiddellijk gewijzigd en kan ze het bestand niet meer bewerken. Wanneer u een item deelt, ontvangt de gebruiker een Workday-melding en een e-mail (als u e-mailmeldingen hebt ingeschakeld). Over het algemeen kunnen gebruikers met wie u bestanden deelt alle gegevens in de bestanden zien, behalve: Voor discoveryboards is beveiliging van toepassing en zien gebruikers alleen de gegevens waartoe ze toegang hebben. Voor werkmappen kunt u inhoud verbergen, maar als u gebruikers toestaat de werkmap te kopiëren, kunnen ze de inhoud zichtbaar maken nadat ze de werkmap hebben gekopieerd.
Een bestand bewerken	Dubbelklik op een bestandsnaam om deze te openen en te bewerken. Voor video's: Dubbelklik op het bestand om de pagina Media weergeven te openen. Klik op Media bewerken . De knop Media bewerken wordt weergegeven voor video's (maar niet voor pakketinhoud) als deze voorwaarden van toepassing zijn: U bevindt zich in het beveiligingsdomein 'Manage: media' . U bent de eigenaar van de video of de eigenaar heeft u bewerkingsmachtigingen gegeven.
Een item verplaatsen	Klik met de rechtermuisknop op de itemnaam en selecteer Verplaatsen . navigeer vervolgens naar de locatie waar u het bestand wilt plaatsen.
Item kopiëren	Wanneer u een bestand kopieert in de gebruikersinterface van Drive, is de standaardbestemming de locatie van het oorspronkelijke bestand. U kunt naar een andere locatie navigeren vanuit het dialoogvenster Kopiëren. Wanneer u een item kopieert vanuit een van de integrerende toepassingen, zoals het kopiëren van een werkmap vanuit de gebruikersinterface van Worksheets of een presentatie vanuit Slides, kan de standaardbestemming afwijken van wat u in Drive ziet.
De naam van een item wijzigen	Klik met de rechtermuisknop op de itemnaam en selecteer Naam wijzigen . Voor videobestanden: Dubbelklik op het bestand om de pagina Media weergeven te openen. Klik op Media bewerken . Klik op het potloodpictogram (Naam wijzigen) om de naam van het bestand te wijzigen. De knop Media bewerken wordt weergegeven voor video's (maar niet voor pakketinhoud) als deze voorwaarden van toepassing zijn: U bevindt zich in het beveiligingsdomein 'Manage: media' . U bent de eigenaar van de video of de eigenaar heeft u bewerkingsmachtigingen gegeven. Als u de naam van een item in Drive wijzigt, wordt de bestandsnaam bijgewerkt: In Drive. Wanneer iemand het item opent via een gedeelde koppeling of rechtstreeks in Drive. Als u in een Help-artikel een Drive-bestand hebt bijgevoegd of een koppeling vanuit een Drive-bestand hebt toegevoegd en de naam van het bestand vervolgens hebt gewijzigd, wordt het bestand nog steeds correct geopend nadat het de naam heeft gewijzigd. We raden u aan de waarde in het veld Tekst bij te werken zodat deze overeenkomt met het hernoemde bestand. Voorbeeld: Gebruik in een artikel Koppeling invoegen om naar een bestand in Drive te koppelen of gebruik Media invoegen of Bestand selecteren uit Drive om het Drive-bestand 2022-resultaten aan een artikel toe te voegen. Typ 2022-resultaten in het veld Tekst . Wijzig de naam van het bestand in Drive in Resultaten 2023 . Navigeer naar het artikel in de werkruimte Help-artikel, selecteer het artikel bewerken en werk de waarde in het veld Tekst bij naar Resultaten 2023 .
Een item vervangen	Selecteer het item en klik op Vervangen ; navigeer vervolgens naar het vervangende bestand. Met de actie Vervangen blijven de machtigingen voor delen en de koppeling naar het bestand behouden. Wanneer een gebruiker een koppeling selecteert waarmee het oorspronkelijke bestand eerder is geopend, wordt in plaats daarvan het vervangende bestand geopend. Drive biedt momenteel geen ondersteuning voor deze bestanden voor vervanging: Discoveryboards Documentsjablonen Mediabestanden (ZIP-, SCORM- en video-/audiobestanden) Meldingssjablonen Diapresentaties Worksheets-werkmappen en -sjablonen Houd rekening met het volgende wanneer u de nieuwe functie gebruikt: Drive slaat het oorspronkelijke, vervangen bestand niet op nadat het is vervangen. Voor bestandstypen die door Drive automatisch worden geconverteerd naar Workday-bestanden, zoals het converteren van XLSX- of CSV-bestanden naar Worksheets-werkmappen, vindt de conversie niet plaats voor de nieuwe vervangen bestanden. Het vervangende bestandstype moet gelijk zijn aan het oorspronkelijke bestandstype. U kunt de naam van een bestand wijzigen tijdens de vervangingsactie. U kunt de vervangingsactie niet ongedaan maken. Als u in een Help-artikel Media invoegen of Bestand selecteren uit Drive hebt gebruikt om een Drive-bestand aan het artikel toe te voegen, wordt het bijgevoegde bestand niet vervangen door het nieuwe bestand. Een bijgevoegd bestand is een kopie van het oorspronkelijke Drive-bestand. U moet het artikel bewerken en het vervangen bestand invoegen in het artikel in plaats van in het oorspronkelijke bestand. Als u in een Help-artikel Koppeling invoegen hebt gebruikt om een koppeling aan een Drive-bestand toe te voegen, wordt het bestand na vervanging nog steeds correct geopend. Als u de naam van het bestand hebt gewijzigd bij het vervangen, raden we u aan de waarde in het veld Tekst bij te werken zodat deze overeenkomt met de naam van het vervangen bestand.
Verwijderen naar de map Prullenbak en herstellen uit de prullenbak	Klik op de startpagina van Drive met de rechtermuisknop op het bestand of de map en selecteer Verwijderen om het naar de map Prullenbak te verplaatsen. Nadat u een item naar de prullenbak hebt verplaatst, hebben andere gebruikers er geen toegang toe, zelfs niet als u het eerder met hen hebt gedeeld. Als u een item wilt herstellen, selecteert u op de startpagina van Drive het pictogram Prullenbak . Selecteer de rij met het item en klik vervolgens op het pictogram Herstellen . Workday plaatst herstelde items in de weergave Startpagina. Als u een item verwijdert dat iemand met u heeft gedeeld, verwijdert u uzelf uit de lijst met gedeelde gebruikers. Het item verdwijnt uit uw bestandsweergave en wordt niet in de prullenbak weergegeven.
Items permanent verwijderen	U kunt maximaal 1000 Drive-items waarvan een opgegeven gebruiker eigenaar is, permanent verwijderen. Open de taak voor het permanent verwijderen van bestanden in Drive .
Eigendom van afzonderlijke bestanden of mappen overdragen	Zorg ervoor dat u het item al hebt gedeeld met de persoon aan wie u het eigendom wilt overdragen. Selecteer vervolgens Het item delen en selecteer Eigendom overdragen in de vervolgkeuzelijst met machtigingen voor die gebruiker. Wanneer u het eigendom overdraagt: Uw machtigingsniveau wordt gewijzigd in Kan bewerken. De nieuwe eigenaar kan uw toegang verwijderen. Als het overgedragen item een Worksheets-werkmap is: U kunt geen beveiligde bereikwaarden bewerken. Met Worksheets worden bestaande schema's voor het bijwerken van dynamische gegevens geannuleerd. moet de nieuwe eigenaar een nieuw schema maken. Voor sommige producten die zijn geïntegreerd met Drive, zijn eigendomsoverdrachten niet toegestaan. Alleen individuele gebruikers (niet groepen) kunnen eigenaar zijn van items in Drive.
Eigendom van maximaal 1000 bestanden en mappen overdragen van de ene gebruiker aan de andere	Open de taak ' Eigendom van Drive-items overdragen '.
Het navigatiedeelvenster aanpassen	Klik op het pictogram Instellingen om: Wijs een standaardweergave (startpagina) voor Drive toe door het item boven aan de lijst te slepen. De nieuwe standaardweergave wordt weergegeven wanneer u zich aanmeldt bij Workday en naar Drive navigeert. Als u een item opent en vervolgens terugkeert naar Drive, wordt in Drive de laatst gebruikte weergave weergegeven. Wijzig de volgorde van de standaardfilters in het navigatiedeelvenster door ze naar de gewenste positie te slepen of verberg items door ze naar de lijst met verborgen menu-items te slepen. Voeg een of meer mappen toe aan het navigatiedeelvenster voor snelle toegang door op de koppeling Map toevoegen te klikken. U kunt maximaal 10 mappen toevoegen aan de zichtbare lijst met filters en maximaal 100 mappen in totaal, inclusief items in de lijst met verborgen menu-items .
Navigeren naar een gebruikersprofiel vanuit een Drive-item	Klik op de koppeling in de: De velden voor het dialoogvenster 'Eigenaar' , 'Gemaakt door ' en 'Laatst gewijzigd' in het dialoogvenster 'Info'. Het veld ' Wie heeft toegang' in het dialoogvenster 'Delen'. De gebruikersgegevens worden als gewone tekst weergegeven wanneer de betreffende gebruiker dezelfde is als de gebruiker die het item bekijkt.
Het rechterdeelvenster samenvouwen of uitvouwen	Klik op het pijlpictogram in de scheidingslijn in het rechterdeelvenster.

Referentie: opmerkingen over mobiele functies en bruikbaarheid voor Drive

Nieuwe items in Workday 31: koppeling delen in Drive