Overwegingen bij instellingen: rollen
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van rolfunctionaliteit. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Een rol, in combinatie met de op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen, vertegenwoordigt de machtigingen en verantwoordelijkheden van een toegewezen gebruiker voor het weergeven, rapporteren of beheren van gegevens met betrekking tot objecten in Workday.
Belangrijkste voordelen
Met de rolfunctionaliteit in Workday kunt u:
- Beheer de beveiligingstoegang voor objecten zoals organisaties, servicecenters en uitgavecategorieën.
- Wijs het lidmaatschap van een op rollen gebaseerde beveiligingsgroep rechtstreeks toe. U kunt meer dan één beveiligingsgroep aan een rol toewijzen, zodat u verschillende toegangsniveaus voor een object met rolfunctionaliteit kunt configureren.
- Gebruik door Workday geleverde rollen of maak uw eigen aangepaste rollen om aan uw bedrijfsbehoeften te voldoen.
- Configureer contextuele beveiliging en routering voor bedrijfsprocessen, zodat u minder beveiligingsgroepen hoeft te onderhouden.
- Verleen en verwijder automatisch toegang wanneer medewerkers arbeidsplaatsen vervullen of vrijkomen.
Gebruiksscenario's
Product of functie | Voorbeelden van gebruiksscenario's |
|---|---|
Financiële gegevens | U kunt toegang verlenen tot gegevens met betrekking tot specifieke klanten of leveranciers. Selecteer op basis van het bedrijf waaraan de rol is toegewezen.
Voorbeeld: wijs een rol toe aan een bedrijf waarmee de financieel controleur alleen toegang heeft tot de financiële transacties en rekeningen die aan het bedrijf zijn gerelateerd. |
HCM | U kunt het bedrijfsproces 'Functie wijzigen' configureren om een overplaatsing van een werknemer te routeren naar de HR-partnerrol in de voorgestelde organisatie voor beoordeling of goedkeuring.
Voorbeeld: met de rol HR-partner worden overdrachtsaanvragen automatisch gerouteerd. |
Salaris | U kunt toegang verlenen tot salarisgegevens van werknemers op basis van de salarisgroep waaraan de salarisadministratiepartner is toegewezen.
Voorbeeld: schakel salarisadministratiepartners in een salarisgroep toegang in om salarisberekeningen uit te voeren voor hun toegewezen salarisgroepen. |
Recruiting | U kunt opgeven dat een medewerker eerst moet worden toegewezen aan de recruiterrol om vervolgens te worden toegewezen als primaire recruiterrol voor een vacatureaanvraag.
Voorbeeld:
|
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Moet u de toegang tot gegevens beperken? | Overweeg of de gegevens waartoe u toegang verleent, contextgevoelig zijn per organisatie. Bepaal of de aan de rol toegewezen gebruiker toegang nodig heeft tot dat type informatie voor iedereen in de tenant. Als dit niet het geval is, kunt u de toegang tot gegevens beperken voor personen die zij ondersteunen. |
Moet u rollen toewijzen voor personen in verschillende tijdzones? | Houd rekening met de tijdzone waarin op rollen gebaseerde beveiligingsgroepstoewijzingen van kracht worden, zodat medewerkers direct na het aangaan van een rol toegang hebben tot gegevens. |
Moet de rol worden beperkt tot één toewijzingstype met één rol? | Overweeg of de medewerker een leiderschapsrol heeft. Wanneer een leiderschapsrol niet beperkt is tot één toewijzing, kunnen in organigrammen meerdere leiders worden weergegeven.
Voorbeeld:
|
Aanbevelingen
- Wijs elke rol een unieke naam toe, zodat u eenvoudig verschillende rollen en roltoewijzingen kunt identificeren.
- Schakel rollen voor slechts één organisatietype in om de routering van bedrijfsprocessen en beveiligingstoegang te vereenvoudigen en de op rollen gebaseerde rapportprestaties te verbeteren.
Vereisten
- Configureer een of meer beveiligingsgroepen voor elke rol in het veld'Toegewezen/beoordeeld door beveiligingsgroepen'in de taak 'Toewijsbare rollen onderhouden'. U kunt een beveiligingsgroep maken met de taak'Beveiligingsgroep maken'.
- Wanneer u rollen inschakelt voor een hiërarchie, moet u deze ook inschakelen voor het bijbehorende organisatietype om rolovername van de hiërarchie voor de geselecteerde organisaties mogelijk te maken. Voorbeeld: kostenplaatshiërarchie en organisatietype kostenplaats.
Beperkingen
Geen invloed.
Tenantinstellingen
In de sectie
Tijdzoneconfiguratie
van de taak Tenantinstellingen bewerken - systeem
kunt u de tijdzone instellen waarin roltoewijzingen van kracht worden op basis van:
- Locatie toegewezen gebruiker.
- Standaardwaarde voor tenant.
optie 'Tijdzoneoptie roltoewijzing'
leeg laat, wordt de tijdzone in Workday ingevuld met Pacific Time.Beveiliging
Als u rolconfiguraties wilt onderhouden, schakelt u de beveiliging in voor het domein
'Instellen: toewijsbare rollen'
in het functionele gebied 'Organisaties en rollen'.Wanneer u een op rollen gebaseerde beveiligingsgroep configureert, bepaalt u de domein- en bedrijfsprocesbeveiliging voor rollen. U configureert de beveiliging niet rechtstreeks voor de rollen. U bepaalt de toegang van aan rollen toegewezen gebruikers tot gegevens wanneer u op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen maakt.
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Rollen toewijzen
| U kunt dit bedrijfsproces starten wanneer u rollen toewijst met behulp van een gerelateerde actie voor een medewerker of arbeidsplaats. Dit proces wordt in Workday gestart als een subproces wanneer u roltoewijzingen configureert voor bepaalde personeelsbeheergebeurtenissen.
U wordt aangeraden de gerelateerde acties 'Rollen toewijzen - toevoegen/verwijderen' of 'Rollen toewijzen - toewijzingen wijzigen' te gebruiken om dit bedrijfsproces uit te voeren. |
Zelftoewijzingsrollen toewijzen
| Als voor zelftoewijzingsrollen het bedrijfsproces 'Beperkt tot zelftoewijzingsrollen toewijzen' is ingeschakeld voor de taak 'Toewijsbare rollen onderhouden ', worden de volgende bedrijfsprocessen gebruikt om de rol toe te wijzen:
|
Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Toewijsbare rollen weergeven
| U kunt het rapport 'Toewijsbare rollen weergeven' gebruiken om het volgende bij te houden:
U kunt ook bekijken welke beveiligingsgroepen specifieke rollen kunnen toewijzen. Dit rapport bevat ook informatie over beveiligingsgroepen en toegangsrechten die aan elke rol zijn gekoppeld. |
Beveiligingsgeschiedenis
| Hiermee worden wijzigingen in rollen en beveiliging voor een organisatie weergegeven in het opgegeven tijd- en datumbereik. |
Rollen weergeven
| Geeft het volgende weer:
|
Auditgeschiedenis roltoewijzing weergeven
| Hiermee wordt een audittrail van snapshots van roltoewijzingen voor de organisatie weergegeven. |
Geschiedenis roltoewijzingen weergeven
| Hiermee wordt de roltoewijzingsgeschiedenis voor de organisatie weergegeven. |
Audit medewerkersrollen weergeven
| Hiermee worden Workday-accountgegevens, rollen, op gebruikers gebaseerde beveiligingsgroepen, op functies gebaseerde beveiligingsgroepen en door processen onderhouden rollen weergegeven voor elke medewerker in de organisatie. |
Integraties
U kunt de webservice
Assign Roles
gebruiken om tijdzones voor roltoewijzingen te ondersteunen.Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.