Overwegingen bij instellingen: aanvragen

Administrator Guide

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van aanvragen. Het volgende wordt uitgelegd:

Redenen om deze functionaliteit in te stellen.

De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Proces op hoog niveau:

Beheerders kunnen meerdere aanvraagtypen maken met verschillende stappen en goedkeurders.

Gebruikers starten aanvragen en kunnen aanvragen starten namens iemand anders.

Beoordelaars kunnen aanvragen beoordelen die door gebruikers zijn gestart en, indien nodig, wijzigingen aanbrengen in de aanvraag vóór de voltooiingsstap.

Procesgebruikers implementeren aanvragen door gesloten aanvragen goed te keuren, te sluiten en in te stellen.

Met het bedrijfsproces Aanvragen
kunt u aangepaste aanvraagprocessen instellen die door gebruikers worden gestart en door beheerders worden bijgehouden in Workday. U maakt verschillende aanvraagprocessen door te definiëren wie de aanvragen maakt, beoordeelt, goedkeurt en voltooit. Wanneer het proces is voltooid, hebt u een record met deze gegevens.

Een aanvraag wijzigt op zichzelf niets. Het is een aanvraag voor actie.

Belangrijkste voordelen

U hebt de volgende mogelijkheden:

Definieer uw eigen aanvraagtypen en processtromen.

Consolideer aanvraagprocessen in uw organisatie en elimineer aanvragen die zijn verzonden via e-mail, mond-tot-mondreclame, enzovoort.

Houd de start-, beoordelings-, goedkeurings-, implementatie- en laatste verificatieprocessen voor uw aanvragen bij.

Audit de bedrijfsprocesgeschiedenis van aanvragen
voor voltooide aanvragen.

Hiermee kunt u de aanvraag weergeven in het audittrail voor dat bedrijfsobject als een aanvraag is gekoppeld aan een Workday-bedrijfsobject.

Configureer de beveiligingstoegang, stappen en vereiste goedkeuringsniveaus.

Gebruiksscenario's

U kunt de processen van uw organisatie voor het aanbrengen van aanvragen en wijzigingen consolideren door de bedrijfsprocessen voor aanvragen
te configureren. Werknemers kunnen vervolgens nieuwe resources of wijzigingen in bestaande resources aanvragen, zoals:

Bedrijfsprocessen.

Functieomschrijvingen.

Cursussen.

Kantoorapparatuur.

Organisaties.

Rapporten.

Beveiligingsgroepen.

Toegang tot systeemaccount.

U kunt aanvragen starten namens iemand anders, zoals:

Verzend een aanvraag voor terugkeer naar kantoor voor een werknemer.

Beveiligingstoegang of -rollen aanvragen voor een andere persoon.

Verzend een afdelingsaanvraag namens een directeur, stafchef of afdelingshoofd.

Verzend HR-gerelateerde aanvragen voor een werknemer.

Belangrijke vragen

Wat zijn de aanvraagprocessen die u door Workday wilt laten afhandelen?

Wat zijn de details van het aanvraagproces voor uw aanvraagprocessen, zoals:

Wie kan een aanvraag indienen?

Wie kan een aanvraag goedkeuren?

Wie zal een aanvraag afhandelen?

Hoe wilt u aanvragen bijhouden en controleren?

Is er informatie die ik wil verzamelen?

Aanbevelingen

Houd rekening met het volgende om het instellen te vereenvoudigen:

Een op regels gebaseerde definitie van het bedrijfsproces ' Aanvragen'
gebruiken voor elk aanvraagtype dat u gebruikt. Op deze manier maakt u onafhankelijke processtromen voor verschillende aanvraagtypen.

De worklet

'Aanvragen

' op het startdashboard configureren om relevante taken en rapporten weer te geven, waardoor de bruikbaarheid en toegankelijkheid worden verbeterd.

Een aanvraagtype configureren om gebruikers in staat te stellen aanvragen te starten namens een andere persoon met een medewerkers- of niet-medewerkersrol, zoals een student of een cursist van de ondernemingsketen. Desgewenst kunt u de configuratie wijzigen, zelfs nadat een aanvraag is gestart die aan het aanvraagtype is gekoppeld.

Om redundantie met vragenlijsten te voorkomen, wordt u aangeraden te configureren of het veld

'Beschrijf de aanvraag'

in aanvraagtypen wordt weergegeven voor gebruikers. Met deze actie kunt u bepalen wat gebruikers op hun aanvraagformulier zien wanneer ze het bedrijfsproces ' Aanvragen
' uitvoeren.

Vereisten

De actiestap 'Aanvraag beoordelen'
moet altijd plaatsvinden vóór de voltooiingsstap in een bedrijfsproces voor aanvragen
.

De actiestap 'Aanvraag sluiten'
moet altijd de voltooiingsstap zijn in een bedrijfsproces voor aanvragen
.

Beperkingen

Alleen de initiatoren en beoordelaars van de aanvraag kunnen de inhoud van de aanvraag wijzigen.

U kunt aanvragen alleen koppelen aan de bedrijfsobjecten die in Workday worden weergegeven wanneer u een aanvraagtype maakt.

Tenantinstellingen

Geen invloed.

Beveiliging

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor aanvragen
in het functionele gebied 'Systeem'.

In het bedrijfsproces 'Aanvraag'
wordt de medewerker gedefinieerd als de initiator van het bedrijfsproces ' Aanvragen
'. Wanneer u het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen configureert en u het volgende selecteert:

Als u het selectievakje

'Opmerkingen voor persoon verbergen' hebt ingeschakeld

, kan de medewerker geen opmerkingen weergeven op het tabblad

'Proces

' van de

record voor het volledige proces

die hij/zij niet heeft ingevoerd.

Als u het selectievakje '

Details verbergen voor persoon' inschakelt

, kan de medewerker geen bedrijfsprocesdetails weergeven.

Wanneer u de selectievakjes inschakelt, worden opmerkingen of details van een aanvraaggebeurtenis weergegeven aan niet-medewerkers (zoals een integratiegebruiker of implementeerder) die toegang hebben tot de gebeurtenis.

Het selectievakje

'Details verbergen voor persoon'

overschrijft het selectievakje

'Opmerkingen verbergen voor persoon'

. Dit betekent dat als u alleen het selectievakje '

Details verbergen voor persoon'

inschakelt, zowel de opmerkingen als de details van de gebeurtenis worden verborgen.

Krijg inzicht in op segmenten gebaseerde beveiligingsgroepen en gesegmenteerde beveiliging en bepaal hoe u de toegang tot het aanvraagtype wilt beperken voor groepen medewerkers.

Wanneer u de beveiliging voor een aanvraagtype configureert, kunnen beveiligingsgroepen die u selecteert voor het veld '

Alles weergeven

' alle gebeurtenisdetails weergeven voor aanvragen van dit aanvraagtype.

Configureer deze domeinen in het functionele gebied Systeem:

Domeinen	Overwegingen
Instellen: aanvragen	Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen aanvraagtypen maken en weergeven.
Selfservice: aanvragen	Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen hun aanvragen en aanvraagtypen weergeven.
Weergeven: aanvragen	Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen aanvragen weergeven.
Instellen: beveiligingssegmenten voor aanvraagtype	Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen beveiligingssegmenten voor aanvraagtypen maken.
Rapporten: aanvragen	Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen rapporten over aanvragen weergeven.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocesbeheerders kunnen meerdere stappen toevoegen aan een bedrijfsprocesdefinitie voor aanvragen
, inclusief goedkeuringen of aanvullende vragenlijsten. Aanvraagstappen worden gerouteerd op basis van de organisatie van de initiator van de aanvraag. Voorbeeld: in Workday wordt een stap gerouteerd naar de HR-partner van de initiator en niet naar het onderwerp van de aanvraag.

Wanneer u geen op regels gebaseerde bedrijfsprocesdefinitie ' Aanvraag'
maakt voor een aanvraagtype, wordt de standaardbedrijfsprocesdefinitie ' Aanvraag'
gebruikt.

Wanneer u een op regels gebaseerde definitie van het bedrijfsproces 'Aanvragen'
configureert, kunt u een hiërarchie van voorwaarderegels maken die bepalen welke bedrijfsdefinitie 'Aanvragen'
in Workday wordt uitgevoerd.

Rapportage

Rapporten	Overwegingen
Mijn aanvragen	Hiermee worden alle aanvragen weergegeven die door de gebruiker zijn gestart.
Alle aanvragen	Hiermee worden alle aanvragen weergegeven die in Workday zijn gestart.
Mijn recente aanvragen	Hiermee worden openstaande en voltooide gebeurtenissen weergegeven die in de afgelopen 7 dagen door de gebruiker zijn gestart.
Aanvragen in uitvoering	Hiermee worden alle bedrijfsprocessen voor aanvragen weergegeven die momenteel worden uitgevoerd.
Namens mij verzonden aanvragen	Hiermee worden alle aanvragen weergegeven die door een andere persoon namens de gebruiker zijn gestart. We geven informatie weer zoals de aanvraag: Voltooiingsdatum en startdatum. Status en oplossing.
Aanvraagtypen weergeven	Hiermee worden de aanvraagtypen weergegeven waartoe de gebruiker toegang heeft.

U kunt deze rapportgegevensbronnen in uw aangepaste rapporten gebruiken:

Alle aanvragen

Mijn aanvragen

Aanvraagtypen

Aanvragen namens mij

weergave-instelling voor de aanvraagomschrijving

heeft geen invloed op uw rapporten en het veld

'Beschrijf de aanvraag'

wordt nog steeds in uw rapporten weergegeven.

Integraties

Geen invloed.

Relaties en interacties

Geen gevolgen.

Op regels gebaseerde bedrijfsprocessen configureren

Nieuw in Workday 29: aanvraagframework