Overwegingen bij instellen: gesprekken
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van gespreksfunctionaliteit. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met gesprekken in Workday kunt u gespreksdetails plannen en bijhouden tijdens het recruitingproces.
Belangrijkste voordelen
Met de gespreksfunctionaliteit kunt u:
- Plan gesprekken en verzamel feedback in een uniform systeem, waardoor de aanstellingsworkflow wordt gestroomlijnd en snellere, beter geïnformeerde besluitvorming over aanstellingen mogelijk is.
- Integreer met Google Calendar of Microsoft Outlook (Office 365) om gespreksschema's te synchroniseren, conflicten te verminderen en de coördinatie tussen interviewers te verbeteren.
- Gebruik configureerbare waarderingsschalen om te zorgen voor consistente en objectieve feedback van interviewers, ter ondersteuning van eerlijke en gegevensgestuurde aanstellingsbeslissingen.
- Routeer feedbacktaken automatisch naar interviewers, om het voltooiingspercentage te verhogen en de vaart erin te houden tijdens de hele recruitmentcyclus.
- Geef gespreksdetails, feedback en informatie over interviewers rechtstreeks in het kandidaatprofiel weer, zodat recruiters en recruiters een duidelijk, geconsolideerd overzicht hebben.
- Bied kandidaten de mogelijkheid om hun geplande gesprekken weer te geven via de startpagina voor kandidaten. Dit bevordert de transparantie en verbetert de communicatie tijdens het hele proces.
- Neem gerichte vragen op om kandidaten te evalueren op basis van specifieke competenties, zodat u de best gekwalificeerde kandidaten voor de rol kunt identificeren.
Gebruiksscenario's
- Configureer en beheer video-interviews voor kandidaten op externe locaties.
- Stel gespreksvensters op directieniveau samen voor senior leiderschapsrollen, zoals vacatureaanvragen van CEO's.
- Voorzie recruitende managers van een gecentraliseerd kandidatenprofiel met gespreksschema's, feedback en interviewerdetails om geïnformeerde besluitvorming te ondersteunen.
- Begeleid interviewers met vooraf gedefinieerde, rolspecifieke vragen die zijn afgestemd op belangrijke competenties voor consistente en gerichte evaluaties.
- Stroomlijn de planning en coördinatie van gesprekken tijdens piekperiodes voor aanstelling. Voorbeeld: tijdens universiteitsrecruiting of banenbeurzen.
- Gebruik feedbackgegevens om trends te identificeren, gesprekspraktijken te verbeteren en aanstellingsstrategieën te verfijnen.
- Houd gegevens bij van gespreksactiviteiten en feedback om de gereedheid voor audits en naleving van het beleid te ondersteunen.
- Stel interviewers in staat om op competentie gebaseerde feedback te geven met behulp van gestandaardiseerde waarderingsschalen.
- Analyseer feedbackgegevens om patronen te identificeren, gesprekstechnieken te optimaliseren en het aanstellingsproces continu te verbeteren.
- Houd gedetailleerde gegevens bij van gespreksactiviteiten en feedback om te zorgen dat de auditvereisten en het organisatiebeleid worden nageleefd.
- Standaardiseer kandidaatevaluaties door interviewers in staat te stellen op competentie gebaseerde feedback te geven met behulp van gestructureerde waarderingsschalen.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoe kunt u uw gespreksproces configureren? | In Workday kunt u het bedrijfsproces ' Gesprek' configureren met een van de volgende drie opties:
Als u wilt dat gespreksplanners toegang hebben tot planningsgegevens buiten Workday, kunt u een van deze integraties gebruiken:
|
Hoe wilt u dat recruiters en recruiters communiceren met interviewers? | Wanneer u de kalenderintegratie niet configureert, kunt u e-mailsjablonen maken om communicatie naar interviewers in Workday te verzenden. Wanneer u een kalenderintegratie configureert, verzendt Workday kalenderuitnodigingen, updates en annuleringen naar interviewers. |
Hoe wilt u gespreksplanners laten weten wanneer interviewers een gesprek accepteren of afwijzen? | U kunt de kalenderintegratie configureren om een e-mail naar de gespreksplanner te verzenden wanneer interviewers op een uitnodiging reageren. |
Hoe wilt u kandidaten op de hoogte stellen van geplande sollicitatiegesprekken? | U kunt e-mail, pushmeldingen voor mobiel en sms-herinneringen instellen die automatisch naar kandidaten worden verzonden vóór hun gesprek. Voor de herinneringen kunnen berichtsjablonen of meldingssjablonen worden gebruikt als u Notification Designer gebruikt. Gespreksplanners kunnen de herinneringen configureren wanneer ze de taak ' Instellingen voor gespreksplanning beheren' voltooien. |
Welke feedback wilt u dat interviewers geven? | U kunt specifieke feedback uitlokken door competentiewaarderingen of aangepaste vragen op te nemen die specifiek van toepassing zijn op uw organisatie. Interviewers kunnen rechtstreeks in Workday feedback geven en u kunt planners van gesprekken inschakelen om feedback terug te sturen naar interviewers voor bewerking. |
Aanbevelingen
Configureer de volgende bedrijfsprocesstappen tegelijkertijd om ervoor te zorgen dat u het gespreksproces vooruit kunt schuiven wanneer een interviewer de waardering voor een gesprek niet kan voltooien of geen beslissing over het gesprek kan nemen:
- Beslissing over gesprek nemen
- Gesprek waarderen
Vereisten
Geen invloed.
Beperkingen
- U kunt antwoorden op uitnodigingen weergeven wanneer u Outlook voor Microsoft Office 365 gebruikt, maar de antwoordgegevens worden niet opgeslagen. U kunt niet rapporteren over antwoorden en u kunt geen voorwaarderegels voor bedrijfsprocesmeldingen configureren op basis van de gegevens.
- Kandidaten kunnen hun eigen gesprekken niet plannen in Workday.
- U kunt Outlook voor Microsoft Office 365 niet gebruiken met Workday als u:
- Meer dan één instance van Outlook voor Microsoft Office 365.
- Elke combinatie van hybride, on-premise of cloudgegevensopslag.
- U kunt de stap'Gespreksteam plannen'in het bedrijfsproces'Gesprek'niet gebruiken met deze integraties:
- Google Agenda
- Microsoft Outlook
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Deze domeinen in het functionele gebied 'Recruiting':
| Gebruikers kunnen:
|
Kandidaatgegevens: gespreksschema in het functionele gebied Recruiting | Gebruikers kunnen gespreksschema's weergeven. |
Persoonsgegevens: zakelijk e-mailadres in het functionele gebied 'Contactgegevens' | Gebruikers kunnen de zakelijke e-mailadressen van de interviewers weergeven. |
Stel: recruiting in op de volgende functionele gebieden:
| Gebruikers kunnen informatie over de recruitinginstellingen weergeven, waaronder:
|
Bedrijfsprocessen
Configureer het bedrijfsproces '
Gesprek'
met specifieke rollen in gedachten.Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Feedback kandidaatgesprek vergelijken
| Hiermee kunt u de resultaten van de feedback over gesprekken weergeven voor alle kandidaten die aan een actieve vacatureaanvraag zijn gekoppeld. |
Gespreksschema kandidaat
| Hiermee kunt u het gespreksschema voor een kandidaat weergeven. |
Feedbackgeschiedenis kandidaatgesprek
| Hiermee kunt u alle feedback over een gesprek weergeven die voor een kandidaat is verzonden, gegroepeerd op vacatureaanvraag voor voltooide gesprekken. |
Details feedback over gesprek
| Hiermee kunt u alle feedback over het gesprek weergeven die voor elke sollicitatie is verzonden, inclusief feedback over de toepasselijke competentie en de vragenlijst. |
Overzicht waarderingen voor feedback over gesprek
| Feedbackwaarderingen weergeven voor alle sollicitaties die aan een vacatureaanvraag zijn gekoppeld. |
Mijn gesprekken
| Gebruikers kunnen al hun geplande gesprekken weergeven. |
Integratie
Workday importeert of exporteert deze beveiligingsgegevens van of naar Microsoft Office 365 wanneer de gespreksplanner:
- Hiermee maakt en verzendt u een kalendergebeurtenis.
- Hiermee kunt u het beschikbare schema van een interviewer weergeven.
- Hiermee selecteert u een ruimte.
- Hiermee kunt u een kalendergebeurtenis in Workday openen met behulp van de kalenderweergave.
- Ontvangt het antwoord van een interviewer op een kalendergebeurtenis.
Workday gebruikt ook de Microsoft Graph-API om deze bewerkingen aan te roepen:
- Bijlage toevoegen
- Gebeurtenis maken
- Bijlage verwijderen
- Gebeurtenis verwijderen
- Gebeurtenis ophalen
- Schema ophalen
- Plaatsen weergeven (lijsten ruimten)
- Plaatsen (ruimten) weergeven
- Gebeurtenis bijwerken
Voordat u gesprekken kunt plannen, moet een IT-beheerder de Microsoft Graph-API-machtigingen namens alle gebruikers in uw tenant accepteren. De machtigingen bieden toegang tot:
- Kalenders.
- Plaatsen of locaties in vergaderruimten.
- Meld u aan bij Workday en lees profielgegevens.
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Competenties | Configureer competenties in het medewerkersprofiel en het functionele gebied Vaardigheden om ze te gebruiken in het bedrijfsproces ' Gesprek' . |
Taak Externe vacaturesites
| U kunt het gespreksschema voor de kandidaat weergeven op de startpagina van de kandidaat op uw vacaturesite. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.