Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Onkostenregels specificeren

Onkostenregels specificeren

  • Onkostendeclaratieregels maken.
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
    voor de gebeurtenis voor onkostendeclaraties
     in het functionele gebied 'Onkosten'.
U kunt onkostenregels specificeren om gedetailleerdere kosten op te nemen en bij te houden.
  1. Open de onkostendeclaratie waaraan u regels wilt toevoegen.
  2. Houd bij het invullen van de sectie
    Specificatie
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Bedrag per eenheid
    Voer het bedrag in voor 1 eenheid in deze specificatie als dit veld kan worden ingevoerd. U kunt in elke specificatie verschillende bedragen invoeren.
    Belastingbedrag
    Voor onkostendeclaraties met btw berekent Workday het belastingbedrag op basis van de belastingcode en de belastbaarheid voor het onkostenitem.
    Persoonlijk
    Persoonlijke onkosten worden in mindering gebracht op het totale vergoedingen in de kop van de onkostendeclaratie.
    Bedrijf
    Alleen beschikbaar als uw bedrijf intercompany verwerking voor onkostendeclaraties inschakelt.
    Selecteer een ander bedrijf dan het bedrijf in de kop waarvoor u de specificatie wilt declareren.
    U kunt het
    bedrijf
     niet wijzigen als:
    • De specificatie is persoonlijke onkosten.
    • De onkostendeclaratie heeft een gekoppelde uitgaveautorisatie of een boeking voor een zachte verplichting.
    • Aan het
      bedrijf
       is een worktag voor een kapitaalproject gekoppeld.
    Worktags
    Selecteer worktags om deze specificatie afzonderlijk te verantwoorden van de andere regelspecificaties, zoals businessunits, klanten en kostenplaatsen.
    Voor factureerbare onkosten kunt u worktags selecteren om deze aan te koppelen, zoals een project of klant.
    Belastingcode:
    Voor onkostendeclaraties met btw vult Workday de belastingcode in het
    land van bestemming
    in. Als het onkostenitem het kenmerk 'Land reizen' niet bevat, selecteert u de belastingcode voor elke specificatie.
    Totaalbedrag
    Workday vermenigvuldigt de hoeveelheid met het bedrag per eenheid om het totale bedrag te berekenen.
    Factureerbaar
    Selecteer deze optie als de specificatieregel kan worden gefactureerd aan een project of klant.
    Klik op
    Toevoegen
     om aanvullende specificaties op te nemen.
    De specificatievelden gebruiken de vereiste kenmerken voor het onkostenitem. Voorbeeld: het onkostenitem
    Maaltijden met gasten
     vereist invoer voor de velden
    Deelnemers
     en
    Aantal personen
     .
    Als uw organisatie creditcardtransactiegegevens van niveau 3 ondersteunt, wordt in Workday een groen vinkje weergegeven op de onkostenregel bij de transactie die niveau 3-gegevens bevat. Als u bovendien automatische hotelspecificatie inschakelt, worden de specificatieregels automatisch ingevuld met niveau 3-gegevens van hotelverblijven.
Bepaalde onkostenregeldetails, zoals
worktags
, worden in Workday op de specificatieregel weergegeven om de gedetailleerde details op specificatieniveau bij te houden. Als u alle specificatiedetails van de onkostenregel wilt weergeven, klikt u op
Bewerken
 of
Details weergeven
 in de sectie
Specificatie
 .
Workday stuurt de boeking aan op basis van de specificatie van de onkostenregel in plaats van de onkostenregels om meer zichtbaarheid te bieden wanneer:
  • Rapporten genereren.
  • Uitgaveanalyses beoordelen.
Een hotelrekening bevat niet-terugbetaalbare items, zoals een aankoop in een cadeauwinkel. U kunt de cadeauwinkeltransactie specificeren op de hotelrekening en persoonlijke bedragen scheiden van declareerbare onkosten.
Uw vluchtkosten voor zakenreizen omvatten een bezoek aan de conferentielocatie en een verkooppresentatie. Uw organisatie heeft twee afzonderlijke kostenplaatsen voor deze onkostentypen, dus u:
  • Gebruik twee specificaties voor de regel.
  • Selecteer de juiste worktags voor elke specificatieregel.