Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Concept: AP-opbouw en AP-helpdesk

Concept: AP-opbouw en AP-helpdesk

Auditoria.AI SmartBots voor Workday biedt deze crediteurenfuncties om u te helpen bij het beheren van taken in uw procure-to-pay-proces:
  • AP-toerekeningen
  • AP-helpdesk:
U kunt alleen de e-mailplatforms Gmail en Microsoft Outlook integreren met het productaanbod van Auditoria.AI SmartBots for Workday en:
  • Abonnementen op deze e-mailplatforms maken geen deel uit van het productaanbod.
  • Integraties tussen deze e-mailplatforms en het productaanbod maken geen deel uit van de service.
Als u deze functies wilt gebruiken, moet u zich abonneren op Innovation Services als u een MSA-abonnementsserviceovereenkomst hebt (zie hieronder). Als u zich niet hebt geabonneerd op Innovation Services, neemt u contact op met uw accountmanager om het Innovation Services Addendum aan te vragen. Zie Workday Innovation Services in Workday Community voor meer informatie.
Mogelijk moet u aanvullende stappen ondernemen om deze functie in te schakelen op basis van de abonnementsserviceovereenkomst van uw organisatie. Uw organisatie is opgenomen in de MSA (Main Service Agreement) of de Universal Main Service Agreement (UMSA). De abonnementsserviceovereenkomst van uw organisatie bepalen:
  1. Selecteer uw profielavatar in Workday Community .
  2. Selecteer
    Profiel
     .
  3. Selecteer op uw profielpagina de naam van uw organisatie. Deze staat onder uw naam en naast uw functietitel.
  4. Hiermee kunt u de waarde van uw
    abonnementsserviceovereenkomst
     weergeven.
Als de waarde is:
  • UMSA
     , de functie is automatisch beschikbaar. U kunt de stap
    'Innovation Services-functie' en 'AI-gegevensbijdragen' voor MSA-klanten inschakelen
     overslaan. Zie Concept: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers voor meer informatie over gegevensbijdragen op basis van machine learning.
  • MSA
     , u moet deze functie inschakelen via Innovation Services met behulp van de stap'
    Innovation Services-functie en AI-gegevensbijdragen inschakelen voor MSA-klanten'
     .
Opmerking: UMSA-klanten hebben geen Innovation Services-taken en -rapporten in hun tenants, omdat deze alleen voor MSA-klanten zijn. UMSA-klanten kunnen alle informatie met betrekking tot Innovation Services negeren.
Zie . voor meer informatie over updates, correcties en bekende problemen

AP-toerekeningen

Toerekeningen van activa maakt gebruik van SmartBots om interne belanghebbenden en leveranciers e-mails te sturen voor opbouwschattingen en heeft toegang tot gegevens uit deze bedrijfsdocumenten in Workday Financial Management:
  • Inkooporders (IO's).
  • Leveranciersfacturen.
  • Leveranciers.
Op het dashboard AP-toerekeningen kunt u het volgende bekijken:
  • E-mailthreads wanneer leveranciers reageren op aanvragen voor opbouwschattingen.
  • Statuswaarden voor aanvragen voor opbouwschattingen en journaalposten.
SmartBots gebruiken gegevens uit leveranciersantwoorden om conceptjournaalposten te genereren, die u kunt wijzigen voordat u ze naar Workday boekt.
U kunt leveranciers toewijzen aan opbouwgroepen en vervolgens eigenaren toewijzen die de opbouw voor elke groep kunnen beoordelen en goedkeuren. U kunt ook een drilldown uitvoeren op opbouwgroepen om details weer te geven voor:
  • Journaalregels.
  • IO-gegevens.
  • Gegevens vastleggen.
  • Leveranciersoverzichten.

AP-helpdesk:

AP Helpdesk maakt verbinding met Workday Financial Management, zodat u toegang hebt tot Workday-gegevens vanuit:
  • Facturen
  • Betalingen
  • Inkooporders
  • Leveranciers
SmartBots gebruiken deze gegevens om taken te voltooien en interne en leveranciersquery's te verwerken door:
  • Het automatiseren en escaleren van query's naar teamleden.
  • E-mails classificeren op intentie en afzendertype.
  • Mogelijke dubbele factuurverzendingen markeren.
  • Geautoriseerde contactpersonen verifiëren en antwoorden verzenden.
U kunt het helpdeskdashboard ook gebruiken om:
  • Open een gedeeld postvak om alle e-mails weer te geven.
  • Hiermee kunt u metriekwaarden voor postvakactiviteit weergeven, inclusief e-mailvolume, door SmartBot gedetecteerde intenties en SmartBot-acties.
We wijzen prioriteitsniveaus toe aan dashboardtaken en categoriseren deze in een van deze tabbladen:
Optie
Omschrijving
SmartBot-taken
Hiermee worden de taken weergegeven die door SmartBots zijn opgelost. U kunt een drilldown uitvoeren op elke taak om het volgende weer te geven:
  • Toegepaste e-maillabels.
  • Gekoppelde leveranciers.
  • E-mailbijlagen, -overzichten en -threads.
  • Antwoorden verzonden door SmartBots, die zijn gebaseerd op aangepaste sjablonen.
Gebruikerstaken
Hiermee worden taken weergegeven die door SmartBots worden geëscaleerd naar teamleden, die zichzelf of anderen kunnen aanwijzen om de taken handmatig op te lossen.
Taken beoordelen
Hiermee kunnen teamleden SmartBot-antwoorden beoordelen, bewerken en goedkeuren.
U kunt ook:
  • Pas door SmartBot gedetecteerde intenties en geëxtraheerde waarden aan voordat u ze opnieuw verwerkt.
  • Leveranciers rechtstreeks inschrijven voor e-mailbewaking.

Offboarding

Als u het offboardingproces wilt voltooien, ongeacht uw serviceovereenkomst, verzendt u een beëindigingsmelding via uw Workday Customer Success Manager (CSM) of ondersteuningskanalen.
Als u de functie hebt ingeschakeld via Innovation Services, moet u zich ook afmelden voor de service via 'Innovation Services Enablement'. Als u zich afmeldt, is de functionaliteit mogelijk beschikbaar voor eindgebruikers totdat uw afmeldingsaanvraag is gevalideerd.