Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-09-08
Toewijzingsdefinities maken

Toewijzingsdefinities maken

Het domein Beveiliging:
instellen: toewijzingen
 in het functionele gebied Financiële boekhouding.
Toewijzingsdefinities geven de bron, basis, doel en verschuiving van toewijzingen aan. Voor een snellere verwerking kunt u gerelateerde toewijzingsdefinities groeperen in toewijzingsgroepssets.
Als u worktagtypen wilt weergeven, moet u deze definiëren voor boekingsjournaaltransacties in het rapport
Worktaggebruik onderhouden
 .
Workday wijst niet automatisch gerelateerde worktags toe. Selecteer waar uw worktags vandaan komen in de sectie
Doel
 .
  1. Open de taak
    Toewijzingsdefinitie maken
     .
    Houd bij het voltooien van de secties rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Type valutakoers
    Selecteer het koerstype dat u wilt gebruiken voor het omrekenen van toewijzingen met meerdere valuta's tussen bedrijven. Deze selectie overschrijft elk valutakoerstype dat is ingesteld op bedrijfs- of tenantniveau.
    Als u hier geen valutakoerstype selecteert, gebruikt Workday de
    overschrijving standaardvalutakoerstype
     die voor het bedrijf is ingesteld in de taak
    Boekingsdetails bedrijf bewerken
     . Als u geen overschrijving voor het valutakoerstype voor het bedrijf hebt ingesteld, gebruikt Workday het standaardvalutakoerstype dat is geconfigureerd voor de taak
    Valutakoerstypen onderhouden
     .
    Rekeningset
    Boekingsschema
    Selecteer de grootboekrekeningen en bedrijfskalender voor de toewijzingsdefinitie.
    Gebruikt door
    Selecteer de bronbedrijven voor deze toewijzing. Gebruik de toewijzingsdefinitie voor bedrijven die rekeningsets en fiscale schema's delen. Het toewijzingsproces genereert afzonderlijke resultaten voor elk bedrijf dat de toewijzingsdefinitie gebruikt.
    Terugboeking maken
    Selecteer deze optie om journaalposten te maken op de eerste dag van de volgende periode. Workday maakt terugboekingsposten nadat u de taak
    Massaal voltooien van toewijzingen
     uitvoeren hebt gestart. Voordat u het toewijzingsproces uitvoert, kunt u de terugboekingsdatum wijzigen in een datum na de uitvoeringsdatum in de volgende boekingsperiode. Workday boekt het terugboekingsjournaal wanneer de grootboekperiode voor de geselecteerde datum wordt geopend.
    U kunt geen journaalposten voor terugboekingen maken voor budgetaanpassingen.
    Wanneer u toewijzingen met terugboekingen opnieuw uitvoert, worden bestaande terugboekingsjournalen niet opnieuw gebruikt, maar nieuwe gemaakt.
    Gebruikt in groepsset
    Wordt weergegeven nadat u de definitie aan een groepsset hebt toegevoegd.
    Optionele salderingsworktag
    Wanneer u optionele worktagsaldering inschakelt voor de taak
    Worktagsalderingsconfiguratie onderhouden
     , balanceert Workday journaalregels volledig met behulp van optionele balanceringsworktags. Journaalregels automatisch:
    • Optionele salderingsworktags overnemen op basis van de geselecteerde worktagtypen.
    • Verschuldigde en verschuldigde posten genereren op basis van saldotransacties.
    Inactief
    Selecteer deze optie wanneer de toewijzingsdefinitie niet gereed is voor gebruik of om het gebruik te beëindigen. De definitie mag geen deel uitmaken van een toewijzingsgroepsset of niet-voltooide of niet-geannuleerde toewijzingsresultaten hebben.
  2. Geef in de sectie
    Bron
     de toe te wijzen bronbedragen op.
    Houd bij het voltooien van de sectie rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Brontype
    Toewijzingspercentage
    Selecteer welk percentage van de grootboekbedragen van de bronjournaalregels moet worden toegewezen.
    Workday vult automatisch 100 in voor alle brontypen. Voor
    Bedrag vast tarief
    of
    Bedrag vaste bron
    beperkt Workday het toewijzingspercentage tot 100.
    Vast bedrag
    Alleen ingeschakeld wanneer u
    Vast bronbedrag
     of
    Vast tariefbedrag
    selecteert. Voor:
    • Vast bronbedrag
      : voer het totale bedrag in dat u wilt toewijzen.
    • Vast tarief
      : voer het tarief in dat u wilt toepassen op bepaalde vaste kosten.
    Grootboek-/planstructuur
    Selecteer of u bedragen van werkelijke waarden of een financieel plan wilt toewijzen. U kunt kiezen uit structuurtypen voor financiële plannen die wijzigingen mogelijk maken.
    U kunt budgetdatums groeperen op basis van werkelijke waarden, maar niet van financiële plannen.
    Boekcode
    Filter de bronjournaalregels die in de toewijzing worden gebruikt op een specifieke boekcode. U kunt regelingen niet filteren op boekcode.
    Als u geen boekcode selecteert, retourneert Workday alleen transacties met lege boekcodes.
    Grootboekrekening/overzicht grootboekrekening
    U kunt buiten gebruik gestelde rekeningen als bron selecteren, maar niet voor uw doel- en tegenboekingstoewijzingscomponenten.
    Tijdens het toewijzingsproces worden alleen activiteiten uitgevoerd, ongeacht of u een balans- of resultatenrekening selecteert. Het geeft ook een overzicht van de activiteiten wanneer de groepsset die de toewijzingsdefinitie bevat, betrekking heeft op een overzichtsperiode.
    Als het brontype een planstructuur is, kunt u alleen filteren op brongrootboekoverzichten als de gerelateerde planstructuur een hiërarchieniveau grootboekoverzicht bevat.
    In Workday worden alleen budgetdatums gegroepeerd als in het
    raster Bronfiltervoorwaarden
     waarden worden weergegeven.
    Worktags
    Het toewijzingsproces behandelt worktags van:
    • Verschillende typen als EN-voorwaarde. Voorbeeld: kostenplaats en regio.
    • Hetzelfde type als een OF-voorwaarde. Voorbeeld: regio West of Regio Oost.
    Financiële-voorwaarderegel
    U kunt een regel voor financiële voorwaarden selecteren voor brontypen voor grootboek- of planstructuur om uw filtermogelijkheden te verbeteren.
  3. Definieer in de sectie
    Basis
     hoe de bronbedragen worden verdeeld.
    Houd bij het voltooien van de sectie rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Grootboek-/planstructuur
    Selecteer of u de bronbedragen wilt verdelen op basis van werkelijke waarden of een financieel plan. U kunt kiezen uit structuurtypen voor financiële plannen die wijzigingen mogelijk maken.
    Toewijzingsmethode
    Selecteer een methode voor het verdelen van toegewezen bedragen.
    Basistype
    Dimensie
    Selecteer de worktag of waarde die wordt gebruikt om de basispercentages te berekenen. Voorbeeld: pro-rataberekening op kostenplaats, regio of een andere worktag of worktagcombinatie. U kunt alleen worktags toewijzen die zijn opgegeven als dimensies in de basis van het doel.
    We ondersteunen maximaal drie dimensies bij gebruik van de toewijzingsmethode
    Gelijkmatig spreiden
     . Geef niet meer dan drie op, omdat aanvullende dimensies tot onverwachte resultaten kunnen leiden.
    Groeperen op
    Selecteer maximaal vijf worktagtypen om de toewijzingsdefinitie te groeperen.
    U kunt geen worktagtype selecteren als u al 1 hebt geselecteerd in het veld
    Dimensie
     .
    Als u een worktagtype opgeeft, moet dit hetzelfde zijn als het worktagtype dat u in het veld
    Doel
     selecteert.
    Bedrijf
    Wanneer de
    toewijzingsmethode
    Pro rata
     is en het
    Basistype
    Headcount
     of
    Statistische waarden
    is, kunt u de basis filteren op bedrijf.
    Wanneer u geen bedrijf opgeeft als basisfiltervoorwaarde, evalueert Workday de basis op basis van het bronbedrijf voor de toewijzing. Wanneer u filtert op bedrijf, evalueert Workday de basis op basis van de gecombineerde resultaten voor de bedrijven die zijn opgegeven in het basisfilter.
    Wanneer de
    toewijzingsmethode
    Pro rata
     is en het
    Basistype
    Grootboekrekeningen (meerdere bedrijven)
    is, vereist Workday een bedrijf op basis van de basisfiltervoorwaarde wanneer u een grootboekrekening of een grootboekrekeningoverzicht selecteert.
    Grootboekrekening/overzicht grootboekrekening
    Wanneer de
    Toewijzingsmethode
    Pro rata
     is en het
    Basistype
    Grootboekrekeningen
     of
    Grootboekrekeningen (meerdere bedrijven)
    is, kunt u de basis filteren op grootboekrekening of grootboekrekeningoverzicht.
    Worktags
    Wanneer de
    toewijzingsmethode
    Gelijk is gespreid
    of wanneer de
    toewijzingsmethode
    Pro rata
     is en het
    Basistype
    Headcount
     of
    Statistische waarden
    is, kunt u de basis filteren op worktags.
    Financiële-voorwaarderegel
    Als
    Basistype
    Grootboekrekening
     of
    Grootboekrekeningen (meerdere bedrijven)
    is, kunt u ook een financiële-voorwaarderegel selecteren om meer filtercriteria toe te voegen aan de basisberekening.
    Een voorwaarderegel is een methode voor het controleren van opgegeven waarden met logische vergelijkingsoperatoren en bestaat uit een of meer logische instructies, gescheiden door de logische operatoren AND of OR.
    Omrekeningsvaluta
    Selecteer de rekeningomrekeningsvaluta die Workday gebruikt voor de pro-rataberekening van meerdere grootboekrekeningen met werkelijke waarden. Selecteer een omrekeningsvaluta als u meer dan één grootboekrekening met werkelijke waarden pro-rataberekeningen maakt.
    Regelset voor rekeningomrekening
    Selecteer de valutaomrekeningsregelset die Workday gebruikt tijdens de pro-rataberekening van meerdere grootboekrekeningen met werkelijke waarden.
  4. Definieer in de sectie
    Doel
     waar u de journaalpost of budgetaanpassing voor de toegewezen bedragen wilt vastleggen.
    Houd bij het voltooien van de sectie rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Grootboek-/planstructuur
    Selecteer of u wilt toewijzen aan werkelijke waarden of aan plan. U kunt kiezen uit structuurtypen voor financiële plannen die wijzigingen mogelijk maken. De selectie van een planstructuur beperkt de toewijzing van doelrekeningen en worktags tot de toegestane rekeningen, rekeningoverzichten en worktags. De planstructuur voor de verschuiving is automatisch hetzelfde als het doel.
    U kunt budgetdatums alleen groeperen op basis van werkelijke waarden.
    Type budgetaanpassing
    Selecteer het type aanpassing dat u wilt maken, zoals de oorspronkelijke wijziging of de toewijzingsaanpassing, zodat u de budgetaanpassing later voor rapportage kunt identificeren.
    Bedrijf is afkomstig van
    Het bedrijf waar u de doeljournaalpost wilt vastleggen. U kunt alleen een budgetaanpassing maken voor het bronbedrijf.
    • Bron
      : records voor hetzelfde bedrijf dat u hebt opgegeven in de sectie
      Bron
       van de toewijzingsdefinitie. De bron van een toewijzing kan slechts van één bedrijf afkomstig zijn. Als meer dan één bedrijf de toewijzingsdefinitie gebruikt en het
      doelbedrijf van herkomst
       hetzelfde is als de bron, wijst Workday de kosten binnen elk bedrijf toe.
    • Basis
      : voor pro-rata kunt u met deze optie basisbedrijven instellen als doel met behulp van de waarden uit de kolom
      Bedrijf
       in het raster
      Basisfiltervoorwaarden
       .
    • Door gebruiker opgegeven
      : selecteer deze optie om het doelbedrijf in het veld
      Bedrijf
       op te geven. U kunt een keuze maken uit de bedrijven die u hebt gedefinieerd als intercompany gelieerde bedrijven voor het bronbedrijf.
    Als het doelbedrijf niet afkomstig is uit de bron, genereert het toewijzingsproces een intercompany boekingsjournaal.
    Grootboekrekening is van
    De rekeningen waarvoor u de doeljournaalpost of budgetaanpassing wilt vastleggen.
    • Bron
      : registreer met dezelfde grootboekrekeningen die u hebt opgegeven in de sectie
      Bron
       van de toewijzingsdefinitie.
    • Door gebruiker opgegeven
      : vat de toegewezen bedragen samen en registreert deze in één grootboekrekening die u opgeeft in het veld
      Grootboekrekening
       .
    Grootboekrekening
    Als u
    Bron
     of Door
    gebruiker opgegeven
     selecteert in de
    velden Bedrijf is van
     en
    Grootboekrekening is van
     de velden, worden in het veld
    Grootboekrekening
     grootboekrekeningen weergegeven die geldig zijn voor de opgegeven bedrijven.
    Wanneer u grootboekrekeningen beperkt tot specifieke bedrijven, valideert Workday de combinaties van bedrijf en grootboekrekening alleen wanneer u
    OK
     selecteert om de toewijzingsdefinitie te verzenden.
    Boekcode
    Als u activiteiten in een bepaalde boekcode opnieuw wilt verdelen en verantwoorden, selecteert u de boekcode waarnaar u de journaalregels wilt boeken die resulteren uit de toewijzing. U kunt een andere boekcode gebruiken dan die in uw toewijzingsbron en -basis. Boekcode is niet beschikbaar voor budgetaanpassing.
    Worktagtoewijzing
    Gebruik deze optie om een of meer worktags op te nemen in de doeljournaalpost of budgetaanpassing voor de toewijzing. Geef voor elk
    worktagtype
     dat u opneemt op of u het volgende wilt gebruiken:
    • Dezelfde worktagwaarden als de sectie
      Bron
       .
    • Dezelfde worktagwaarden als de sectie
      Basis
       .
    • Een
      door de gebruiker opgegeven
       worktagwaarde die u selecteert in het veld
      Door gebruiker ingevoerde waarde
       .
    Wanneer u kostenplaats of leverancier beperkt tot specifieke bedrijven, valideert Workday de combinaties van bedrijf en kostenplaats of leverancier alleen wanneer u op
    OK
     klikt om de toewijzingsdefinitie te verzenden.
    Als u een worktag niet kunt vinden, controleert u of het worktagtype is gedefinieerd voor gebruik met Boekingsjournaal in het rapport
    Worktaggebruik onderhouden
     .
  5. Definieer in de sectie
    Tegenboeking
     de salderingszijde van de toewijzingsboeking om de bron van de toegewezen bedragen te ontlasten.
    Voor de journaalpost van de tegenboeking en de budgetaanpassing kan het toewijzingsproces hetzelfde bedrijf als de bron gebruiken (ingesteld in het veld
    Gebruikt door
     ) of u kunt een alternatief bedrijf selecteren, waardoor het aantal intercompany journaalregels dat u produceert, wordt verminderd en de noodzaak om intercompany toewijzingen met meerdere stappen te onderhouden.
    Houd bij het voltooien van de sectie rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Bedrijf is afkomstig van
    Het bedrijf waar u de journaalpost voor de tegenboeking of de budgetaanpassing wilt vastleggen.
    • Bron
      : records voor hetzelfde bedrijf dat u hebt opgegeven in de sectie
      Gebruikt door
       van de toewijzingsdefinitie. De bron van een toewijzing kan slechts van één bedrijf afkomstig zijn. Als meer dan één bedrijf de toewijzingsdefinitie gebruikt en de tegenboeking
      waarvan Bedrijf afkomstig is
       hetzelfde is als de bron, wijst Workday de tegenboeking binnen elk bedrijf toe.
    • Door gebruiker opgegeven
      : selecteer deze optie om het tegenboekingsbedrijf in het veld
      Bedrijf
       op te geven.
      U kunt alleen een bedrijf selecteren dat dezelfde valuta heeft als uw bronbedrijf.
    Grootboekrekening is van
    De rekeningen waarvoor u de journaalpost of budgetaanpassing wilt vastleggen.
    • Bron
      : record met dezelfde grootboekrekeningen die u hebt opgegeven in het
      raster Bronfiltervoorwaarden
       .
    • Door gebruiker opgegeven
      : vat de toegewezen bedragen samen en registreert deze in één grootboekrekening die u opgeeft in het veld
      Grootboekrekening
       .
    Grootboekrekening
    Als u in het veld
    Grootboekrekening is van
    selecteert
    , kunt u een specifieke grootboekrekening voor het bedrijf selecteren.
    Worktagtoewijzing
    Gebruik deze optie om een of meer worktags op te nemen in de journaalpost voor verschuivingen of de budgetaanpassing van de toewijzing. Geef voor elk
    worktagtype
     dat u opneemt of u dezelfde worktagwaarden wilt gebruiken als de sectie
    Bron
     of een
    door de gebruiker opgegeven
     worktagwaarde die u selecteert in het veld
    Door gebruiker ingevoerde waarde
     .
    Wanneer u kostenplaats of leverancier beperkt tot specifieke bedrijven, valideert Workday de combinaties van bedrijf en kostenplaats of leverancier alleen wanneer u op
    OK
    klikt.
Gebruik de nieuwe toewijzingsdefinities in een toewijzingsgroepsset. Herziene toewijzingsdefinities produceren bijgewerkte resultaten wanneer ze worden uitgevoerd.
Als uw toewijzingsdefinitie meer dan 50.000 journaalregels produceert, raadt Workday u aan de toewijzingsdefinitie te splitsen.
Groepeer toewijzingsdefinities in sets voor verwerking en om onderlinge afhankelijkheden vast te stellen.