Overwegingen bij instellen: namens intercompany activiteiten

Administrator Guide

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik namens intercompany. Hier wordt het volgende uitgelegd:

Waarom moet u dit instellen?

Hoe het past in de rest van Workday.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Wat het is

Namens een intercompany organisatie is een structuur voor financiële boekingen die transacties tussen verschillende entiteiten binnen een organisatie mogelijk maakt. In naam van intercompany koopt een entiteit in de organisatie een goed of dienst en betaalt een andere entiteit in de organisatie ervoor.

Belangrijkste voordelen

Wanneer u uw tenant instelt om directe intercompany activiteiten vast te leggen, kan uw organisatie deze activiteiten genereren namens een andere entiteit:

Schulden

Crediteuren

Debiteuren

Gebruiksscenario's

Mogelijk moet u een boekingstransactie vastleggen die plaatsvindt tussen ten minste twee dochterbedrijven of multinationals binnen uw organisatie.

Met Intercompany kunt u deze transacties vastleggen op:

Boekingsjournalen.

Ad-hocbanktransacties.

Toewijzingen.

Activaboeking.

Klantcontracten, facturen en factuuraanpassingen.

Intercompany betalingen.

Betalingen namens.

Salarisadministratie.

Leveranciersfacturen en factuuraanpassingen.

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Hebt u dochterbedrijven of bent u multinationaal actief?	Overweeg om intercompany profielen te configureren. Met intercompany profielen kunt u deze intercompany transacties vastleggen en verwerken.
Moet u brondocumenten opgeven voor wettelijke vereisten?	Transacties tussen bedrijven in verschillende landen vereisen vaak brondocumenten voor wettelijke rapportagevereisten. Transacties namens u genereren geen brondocumenten. Voordat u intercompany transacties configureert, moet u overwegen of u directe intercompany transacties moet instellen.
Wat voor soort transacties voeren uw dochterbedrijven normaal gesproken met elkaar uit?	De transacties die bedrijven binnen een organisatie met elkaar uitvoeren, bepalen of u Workday moet structureren voor direct of namens intercompany intercompany transacties. Wanneer u transacties moet vertegenwoordigen waarbij de bedrijven zaken doen, zoals een leverancier en een klant, configureert u direct intercompany. U kunt een bedrijf configureren als klant en als leverancier voor een ander bedrijf. Wanneer een bedrijf de betalingen en facturen verwerkt in plaats van het bedrijf dat de goederen en services aan klanten levert, configureert u namens u intercompany. Wanneer beide intercompany relaties op u van toepassing zijn, configureert u beide.
Hoe gebruiken uw bedrijven uw rekeningsets?	U kunt alleen intercompany relaties tussen bedrijven maken als die bedrijven dezelfde rekeningset gebruiken. Voordat u uw intercompany profielen configureert, moet u ervoor zorgen dat de bedrijven de juiste rekeningsets gebruiken.
Hoe verwerkt en verrekent u uw intercompany transacties?	Als u uw intercompany transacties wilt afrekenen, moet u deze opties configureren in de taak Intercompany profiel bewerken : Standaardbetalingstypen Starten toegestaan Betalingstypen Als u intercompany ontvangsten automatisch wilt vastleggen, schakelt u het selectievakje Intercompany ontvangsten vastleggen in. In Workday worden alleen ontvangsten gemaakt voor intercompany betalingen die zijn gekoppeld aan intercompany debiteuren. Workday houdt geen rekening met niet-gematchte boekingsjournalen bij het automatisch maken van ontvangsten. Wanneer u ontvangsten niet automatisch vastlegt, moet u met de taak Intercompany ontvangsten vastleggen handmatige ontvangsten maken voor gebruik in uw afrekeningsruns.
Hoe configureert u uw toewijzingen voor beveiligingsrollen?	Workday gebruikt de beveiligingsconfiguratie van het initiërende bedrijf om te bepalen wie de intercompany transactie kan bekijken. Voorbeeld: het bedrijf dat het boekingsjournaal maakt, bepaalt de beveiligingsvereisten voor toegang tot en verwerking van de intercompany transactie. Wanneer uw bedrijf optreedt als leverancier, gebruikt Workday de beveiligingsconfiguratie van de klant voor de oorspronkelijke transactie om te bepalen wie de intercompany transactie kan bekijken. Overweeg om de roltoewijzingen van uw bedrijfshiërarchie in te stellen om te voldoen aan uw beveiligingsvereisten als gebruikers toegang moeten hebben tot beide zijden van de intercompany transactie.

Aanbevelingen

Functionaliteit	Overwegingen
Rekeningboekingsregels	Configureer afzonderlijke regels voor de boekingsregels voor intercompany crediteuren en intercompany debiteuren als u intercompany transacties wilt afrekenen. Met afzonderlijke boekingsregels kan Workday de crediteuren en debiteuren maken die nodig zijn om het afrekeningsproces uit te voeren. Wanneer u geen afzonderlijke rekeningboekingsregels configureert, kunt u bij het sluiten van uw grootboekperioden problemen ondervinden bij het vinden van niet-afgestemde namens intercompany transacties. Als u zowel direct als namens intercompany intercompany configureert, raden we u aan een dimensie Direct intercompany toe te voegen aan de boekingsregels van de rekeningen Intercompany crediteuren en Intercompany debiteuren . Met de dimensie kunt u de rekeningboekingsregels die u gebruikt voor namens u en directe intercompany transacties opsplitsen. Afhankelijk van de transactietypen die u gebruikt, moet u ook aanvullende rekeningboekingsregels configureren. Veelvoorkomende boekingsregels zijn: Cash Spend Opbrengsten Transactiebelasting Als u geen intercompany transacties naar Kas wilt boeken, kunt u in plaats daarvan een tijdelijke bankrekening configureren om de kosten vast te leggen. Overweeg de tijdelijke bankrekening te configureren wanneer u afrekeningstransacties van de tijdelijke rekening naar een andere grootboekrekening wilt omleiden.
Boekingsschema's	Gebruik een gedeeld fiscaal schema voor bedrijven die zijn geconfigureerd voor intercompany transacties. Het gedeelde fiscale schema kan een alternatief of primair schema zijn. Als u een fiscaal schema deelt, verkleint u de kans op het maken van foutieve transacties die u moet elimineren met behulp van een consolidatie.
Worktags voor intercompany gelieerde ondernemingen	Schakel worktags voor intercompany gelieerde bedrijven in voor intercompany transacties die u nodig hebt. We raden u verder aan aangepaste validaties te maken waarvoor gebruikers de gelieerde worktags moeten toevoegen aan de gekoppelde transactieregels. Worktags voor intercompany gelieerde ondernemingen helpen bij het identificeren van bedrijven met verschuldigde bedragen aan en vervallen van bedrijven voor intercompany transacties. Door deze worktags te identificeren, kan Workday boekingen in geconsolideerde financiële overzichten elimineren. Workday raadt u ook aan om uw rekeningboekingsregels te configureren om de juiste worktags van het intercompany bedrijf als resulterende worktags te gebruiken. Zorg ervoor dat uw configuratie er niet toe leidt dat een bedrijf intercompany transacties met zichzelf maakt.

Vereisten

Voordat u intercompany transacties kunt maken, moet u:

Voeg de stap Intercompany gebeurtenis starten toe
aan alle bedrijfsprocessen die u wilt gebruiken voor intercompany activiteiten.

Maak intercompany profielen voor al uw intercompany gelieerde bedrijven in de taak

Intercompany profielen van bedrijven bewerken

Configureer rekeningboekingsregels voor intercompany crediteuren en intercompany debiteuren.

Beperkingen

Houd rekening met de volgende beperkingen voordat u intercompany configureert:

Als u intercompany activiteiten boekt naar boekcodes die buiten de gemeenschappelijke boekcode vallen, kunt u die activiteiten niet afrekenen. Voer een eliminatie uit om het intercompany saldo te verwijderen.

Als u geen stap voor een intercompany gebeurtenis
aan een bedrijfsproces kunt toevoegen, ondersteunt Workday mogelijk geen intercompany transacties voor die activiteit.

Tenantinstellingen

U kunt deze tenantopties configureren in de taak

Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens

Opties	Overwegingen
Geen intercompany crediteuren-/debiteurenregels bij zelfsaldering van journalen op bedrijf	Wanneer u dit selectievakje inschakelt, genereert Workday geen intercompany crediteuren- en crediteurenregels voor journalen die door elk regelbedrijf zijn gebalanceerd.
Intercompany crediteuren-/debiteurenregels groeperen	Vermindert het aantal regels dat in het journaal wordt gegenereerd en geeft alleen te betalen en te ontvangen regels voor de transacties weer. Te betalen en te ontvangen intercompany regelbedragen worden gegroepeerd met hetzelfde: Gelieerd bedrijf. Salderingsworktags. Grootboekrekening. In Workday worden crediteuren en debiteuren niet gesaldeerd op de overzichtsregel.
Onbeperkte selectie van gekoppelde intercompany eenheden	Hiermee kan elk bedrijf bedrijven met geldige intercompany profielen toevoegen als intercompany gelieerde organisaties aan journaalregels.
Bijlagen kopiëren naar intercompany boekingsjournalen	Verleen andere bedrijven toegang tot bijlagen die u toevoegt aan bovenliggende intercompany journalen. De andere bedrijven kunnen uw bijlagen bekijken vanuit hun onderliggende intercompany journalen. U kunt alleen bijlagen weergeven van bedrijven met een geconfigureerde intercompany relatie.

Beveiliging

Als u intercompany activiteiten voor een ander bedrijf wilt maken, moet u beveiligingsrollen configureren voor de activiteit in het andere bedrijf. Voorbeeld: als u voor Bedrijf A werkt en een intercompany activiteit voor Bedrijf B wilt maken, moet u een beveiligingsrol hebben waarmee u de activiteit ook voor Bedrijf B kunt maken.

Domeinen	Overwegingen
Instellen: bedrijfsboeking in het functionele gebied Algemeen financieel beheer.	Intercompany profielen instellen. U hebt intercompany profielen nodig om intercompany transacties te maken.
Instellen: boekingsregels in het functionele gebied Algemeen financieel beheer.	Stel rekeningboekingsregels in. U hebt afzonderlijke rekeningboekingsregels nodig voor uw intercompany crediteuren en -vorderingen wanneer u intercompany saldi wilt afrekenen.

Bedrijfsprocessen

Configureer het bedrijfsproces Boekingsjournaalgebeurtenis
. Voeg de bedrijfsprocesstap Intercompany gebeurtenis voor boekingsjournaal starten
toe, waarmee u boekingsjournalen kunt maken voor namens intercompany transacties.

Als uw bedrijf namens intercompany transacties transacties moet verwerken en afrekenen, configureert u het bedrijfsproces Gebeurtenis voor afrekeningsrun
.

Rapportage

Rapporten of dashboards	Overwegingen
Intercompany onbalansrapport	Identificeer en los problemen met intercompany onbalans op.
Rapport voor intercompany eliminatie uit balans	Gebruik dit rapport om het volgende af te stemmen: Intercompany rekeningen in een eliminatieregel. Verschillen met de tussenrekening in het rapport Geconsolideerde proefbalans. Het rapport wordt standaard uitgevoerd voor alle eliminatieregels, maar u kunt ervoor kiezen om het voor een specifieke regel uit te voeren.
Intercompany crediteuren- en debiteurenafstemming	Zoek en beoordeel bedragen die niet in balans zijn van geboekte journaalregels in intercompany grootboeken die aan het einde van de periode overblijven. Hiermee kunt u alle intercompany items voor elk intercompany gelieerde bedrijf identificeren en afstemmen, inclusief zowel gematchte als niet-gematchte transacties.
Intercompany werkgebied	Intercompany activiteiten beoordelen tussen bedrijven met een geschiedenis van intercompany betalingen, inclusief journaalregels in uitvoering, niet-vastgelegde ontvangsten en afrekeningsruns. Hiermee kunt u openstaande bedragen vinden die verschuldigd zijn aan of van een intercompany gelieerde onderneming.
Openstaande intercompany transacties	Gedetailleerde informatie over openstaande intercompany transacties zoeken en bekijken.

Integraties

Webservices	Overwegingen
Rekeningboekingsregelsets ophalen	Haalt gedetailleerde informatie op over geconfigureerde regelsets voor het boeken van rekeningen.
Intercompany profielen ophalen	Haalt gedetailleerde informatie op over geconfigureerde intercompany profielen. Hiermee kunt u gedetailleerde informatie over meerdere intercompany profielen weergeven.
Rekeningboekingsregelset plaatsen	Hiermee maakt of configureert u regelsets voor het boeken van rekeningen. Hiermee kunt u meerdere rekeningboekingsregelsets tegelijk instellen.
Intercompany profiel plaatsen	Hiermee maakt u intercompany profielen. Hiermee kunt u meerdere intercompany profielen tegelijk instellen.

Relaties en interacties

U kunt namens u intercompany intercompany gebruiken met veel activiteiten in Workday. Intercompany breidt bestaande functionaliteit uit door u in staat te stellen activiteiten te genereren voor de rekeningen van andere bedrijven. Het intercompany profiel dat u configureert, maakt veel intercompany activiteiten in Workday mogelijk.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.

Concept: intercompany transacties

Setup Considerations: Payroll Intercompany Accounting

Stappen: intercompany transacties namens derden instellen

Reference: Edit Tenant Setup - Financials

The Next Level: On Behalf Of Intercompany