概念: 学資援助のパッケージング
学資援助奨学金年度内の複数の学期の学資援助を一度にパッケージ化できます。Workday では、学生向けに学期ごとに 1 つの学資援助パッケージが作成されます。各学資援助パッケージには、資金提供者契約、支払減免、民間奨学金などの報奨ソースまたは支払ソースが少なくとも 1 つ含まれます。
アワード処理
学資援助パッケージで報奨を処理する際、学生の学生援助インデックス (SAI)、満たされていないニーズ、満たされていない出席費用 (COA) などの詳細が考慮されます。学生の学資援助ニーズと以下の Workday アカウント
- 報奨に対して手動で行った変更。例:"財務支援合計" レポートで報奨をロックします。
- 報奨タイプ。例: アワードが外部アワードまたは学資援助ニーズに影響する支払ソースである。
- 落札アイテムの必要な方法例: 選定アイテムに必要な方法を"Efc/SAI Replacement"に設定します。
- 報奨パッケージングの戦略。例: アワードをパッケージング戦略に含めない、またはストラテジーの最後に配置する。
必要性を計算する際、負の SAI 値はゼロとして扱われます。
Workday では奨学金をこの順序で処理し、以下の方法で学生の満たされていないニーズと COA を削減します。
- パッケージング戦略に基づいて手動でロックされたアワードで、パッケージング戦略に基づいていないアワード (追加および代替の貸付アワードを含む)。
- パッケージング戦略に含まれていない外部報奨。
- 学資援助に影響を与える支払ソース (資金提供者契約、支払減免、民間奨学金など)
- パッケージング戦略上の報奨 (ロック済みの報奨を含む)。これらの報奨は、指定した順序で処理されます。
- パッケージング戦略に基づいていない貸付報奨も追加する。
- パッケージング戦略に基づいていない代替貸付報奨。
パッケージ期間
パッケージ期間によって、パッケージ ジョブ中に学生の SAI が適用される時期が決まります。SAI の金額は、パッケージ期間ごとに 1 回使用されます。アワード年ごとに複数のパッケージング期間を設定できるため、1 つのアワード年に SAI を複数回使用できます。例:
- 学生をパッケージ化するのに使用する日付は、学生を時期を含めて最初にパッケージ化し、夏のみに 1 回目は学生をパッケージ化します。その結果、学生はアワード年度に 2 つのパッケージング期間を持つことになります。SAI は、印刷期間には、顧客から委任されたデータを参照するために一括で 1 回分が使用され、その後、夏のみのパッケージ期間に対しては完全に使用されます。
- 2024-2025 年のアワード年では、BBAY 1 の学生には 2 つのパッケージング期間があります。1 つは 2024 年夏に 1 つ、2025 年春と夏に 1 つです。
学生の出席プランの
"期間詳細
" タブにアクセスすると、パッケージ期間に含まれる学期を特定できます。"パッケージング期間の開始
" の値が "はい"
の会計期間は、パッケージング期間の最初の会計期間です。その期間から次の期間までの期間は、"はい" の
値で 1 つのパッケージ期間として扱われます。
パッケージング ジョブの実行中、パッケージング対象外のパッケージ期間内の学期は無視され、パッケージ化されません。例: 学生が予測または実際に登録していない学期。
出席プランで設定されたパッケージング期間の学期と、必要なパッケージング ジョブの際に正常にパッケージ化できる期間とが一致しない場合があります。
"Academic Periods of Packageing Period"
レポート フィールドを使用して、特定の学資援助期間レコード (FAPR) を含むパッケージ期間を構成する学期を返すこともできます。以下を選択して、2024-2025 アワード年から始まる学術期間の
"パッケージング期間の開始
" の値を更新することができます。
- FAPR の関連アクション メニューから"パッケージング期間の開始" を変更します。
- "Run Student Financial Aid Processes by Period"レポートで"パッケージング期間の開始日" を変更します。
学生がパッケージ化された後にパッケージ期間を変更すると、学資援助ニーズの計算と奨学金資格に影響を与える可能性があります。学生の資格が変更されても、ロックされている報奨金額は調整されません。また、奨学金と貸付期間にも影響がある可能性があります。パッケージ期間の開始を変更した後は、影響を受けるすべての学期を再パッケージ化し、ロックされているエイドをレビューすることをお勧めします。
新しい会計年度連番または等級レベル グループの最初の会計期間について、
"パッケージング期間の開始" の
値として "はい"
が自動入力されます。この値は上書きできません。学生の応募者の "パッケージ期間の開始" の
値も変更できません。落札パッケージの設定
学資援助をパッケージ化すると、以下のようになります。
- 以下が特定されます。
- 選択条件を満たす学生。
- 各学生の学術系ユニットとレベル、または専攻プログラムに基づく報奨パッケージング戦略。
- パッケージ化を妨げる保留。
- 以下が決定されます。
- 以下に基づいてパッケージ化する学期。
- "実際の登録の使用開始日" に基づく、見積登録または実際の登録。
- 学資援助出席プラン。
- パッケージング プロセスを実行している学資援助奨学金の年度と学期タイプ。
- 処理する報奨 (外部報奨を含む)。
- 各報奨に対する学生の資格を、以下に該当するかどうかを含めて評価します。
- COA を必要とするパッケージングとメリット給ベースの報奨については、COA を設定してください。
- 学生の FAPR と等級レベルが一致するアクティブな ISIR が必要 (パッケージングのみ)。
- 報奨の資格条件を満たしている。
- アワード年度内に専攻プログラムから専攻プログラムに移行した場合。
- 以下を計算します。
- 学生への報奨金額、免除の対象、限度、パッケージング設定。
- 支払スケジュールとスケジュール ルールに従って、予想される支払金額と支払日。
- 選定アイテムに設定されている初期選定ステータスに選定ステータスを設定します。
- 支払予定表示ルールに基づいて、学生のアカウントに予定支払額が表示されます。
再パッケージ化
パッケージング プロセスは必要な頻度で実行できます。ただし、学生の夜間ジョブ オーケストレーションを除く、大量の学生に対してパッケージングを実行しないことをお勧めします。この学生を含むパッケージング ジョブが進行中の場合、学生の学資援助パッケージを手動で調整することはできません。
以下が自動的に行われます。
- 学生に対してパッケージング プロセスを実行するたびに、学生の既存の学資援助パッケージが再評価される。
- 報奨金額が変更され、調整が学生アカウントに反映されると支払額を調整します。また、COD の生成元と支払データも調整されます。
- パッケージング対応ポリシーに基づいて、データに変更があった場合に、学生に手動レビューまたは再パッケージ化のフラグを設定します。また、学生のニーズまたはメリット給の保留が解除された場合、学生に再パッケージ化のフラグが設定されます。
以下の場合に、パッケージング プロセスを再実行することをお勧めします。
- 学生が新しい ISIR または指示週 (WOI) の変更を取得する際に、学生のすべての学期を再パッケージ化します。学生の ISIR または WOI を変更すると、学資援助の資格に影響を与える可能性があります。
- Workday 提供のコンプライアンス更新を取り込む。
- セルの付与について、最新の最大値と最小値を使用してください。表示 奨学金に対するセルの付与限度の管理。
- パッケージング設定を変更した後、データが正確であることを確認してください。
パッケージング ジョブの実行の表示
"学資援助ジョブ実行の検索
" レポートを使用して、過去 30 日間のパッケージング ジョブ実行の詳細を表示できます。このレポートには、報奨金額、未処理の学生、パッケージング失敗の理由などの情報が表示されます。