設定の考慮事項: 受領と返品
このトピックの内容を、Workday の受領と返品機能の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
Workday の受領機能を使用すると、商品とサービスの受領書を作成および編集できます。
臨時従業員やプロジェクト ベースのサービスの時間とタスクを記録することもできます。
Workday の返品機能を使用すると、返品時にサプライヤ請求書調整を完了できます。
業務上のメリット
Workday の受領と返品の機能は、以下によって効率を向上させます。
- ユーザーが納品時に商品の受領を処理できるようにする。
- 受領プロセスを自動化してエラーのリスクを低減する。
- バーコードをスキャンして商品の受領、特に大量納品を効率化する。
- 発注書、サプライヤ契約、または受領書行から直接商品とサービスの返品を開始する。
- 返品された商品とサービスの請求書調整を自動的に開始する。
- 商品納品プロセスを自動的に開始して、受け渡しを追跡し、受領した商品を社内の保管場所に納品する。
ユース ケース
次の操作ができます。
- 納品時にモバイル機器を使用してアイテムのバーコードをスキャンし、受領書を管理して承認のために送信する。
- 受領書を承認する。
- 受領書調整を作成し、すでに承認されている受領書の数量または金額を訂正する。その後、会計情報、在庫レベル、納品チケット、ラベルが自動的に調整されます。
- 受領したアイテムを入庫する。
- 不要な商品や未発注の商品を返品する。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
異なるソースから受領した資産はどのように管理しますか？ | "受領" ビジネス プロセスを設定して、発注書またはサプライヤ契約からの受領書に基づいて資産の登録と追跡を開始することができます。
|
受領書とサプライヤ請求書はどのように対応付けますか？ | "受領発生分イベント" ビジネス プロセスのサブプロセスとして "サプライヤ アカウントのマッチング イベント" を設定すると、サプライヤ請求書を以下と対応付けることができます。
|
組織構造内の会社からの納品はどのように管理しますか？ | 顧客、サプライヤ、またはその両方として機能するよう会社を設定し、直接的な会社間取引を通じて相互に取引を行わせることができます。この設定により、顧客請求書とサプライヤ請求書を別々に作成する必要がなくなり、時間を節約できます。 会社レベルでは、納品の追跡番号ごとに複数の商品納品チケットが作成されるようにWorkdayを設定することもできます。 |
リースタイプのサプライヤ契約の受領書を自動的に生成しますか？ | 以下のリースタイプのサプライヤ契約を使用する場合は、契約行の自動受領をスケジュールできます。
|
当初の受領事業地から社内の納品先事業地までの商品の納品を追跡しますか？ | 受領イベントを設定して、受領した商品の印刷済 PDF またはラベルを生成できます。受領完了後に開始ように商品納品イベントを設定することもできます。 |
Workday在庫管理を使用している場合、受領した商品を保管事業地に自動的に入庫しますか？ | 入庫ルールが定義されている在庫補充商品の入庫イベントを自動的に開始ます。 |
推奨事項
- 受領残数は、契約の"支出取引"セクションで確認できます。
- セカンダリ レベルの承認を追加するか、条件ルールで "関連手続き" ステップを作成します。その後、要件を設定して商品を物理的に検査したり、高価値アイテムを処理したりできます。
- "マッチング"カテゴリにある Workday が提供する設定可能なレポート フィールドのうち、対応付けルールに必要なものを選択します。
- "ドラフト" ステータスの複数の受領書をキャンセルするには、"調達ドキュメントの一括キャンセル"タスクを使用します。
要件
受領書からサプライヤ請求書が自動的に作成されるように "受領" ビジネス プロセスを設定するには、
"受領書からのサプライヤ請求書の作成"
アクション ステップを追加します。その後、発注書とサプライヤ契約の受領書から、サプライヤ請求書を作成できるようになります。また、
"分割支払生成スケジュールのレビュー"
アクション ステップを追加することで、サプライヤ請求書の前払済分割支払スケジュールをレビューし、使用可能な分割支払を処理できます。セキュリティ
受領書の作成、編集、キャンセル、返品の開始、承認済みの受領書の調整を行うには、"Procurement" 業務分野で以下のドメインを設定します。
- Process: Receipt/Return (New)
- Process: Receipt Accruals
- Process: Receipt/Return – Cancel
- Process: Receipt/Return - View
- Self-Service: Receipt
- Self-Service: Receipt Scanning
"Procurement" 業務分野で "Reports: Organization Receipt/Return Reporting" ドメインを設定します。その後、受領書または返品行で組織にタグを付けると、組織ベースのロールを持つユーザーは、業務トランザクションを表示してレポートを作成することができます。
モバイル機器を使用して受領書を処理するか、返品を受け入れる場合は、"System" 業務分野で以下のドメインを設定します。
- Mobile Usage - Android
- Mobile Usage - iPad
- Mobile Usage - iPhone
ビジネス プロセス
以下のビジネス プロセスにアクセスして、受領、受領調整、返品、入庫、納品、対応付けのルールを設定します。
- 受領品入庫イベント
- 受領発生分イベント
- 受領書調整
- 受領
- 会社間受領イベントの記録
- サプライヤへの返品イベント
- サプライヤ アカウントのマッチング イベント
- サプライヤ アカウントのマッチング例外の上書きイベント
- 商品納品イベント
"関連サプライヤ請求書のサプライヤ アカウント マッチング イベントの開始" サービス ステップを "受領" および "受領書調整" ビジネス プロセスに追加して、マッチング例外をクリアします。
"受領" ビジネス プロセスおよびセキュリティ ポリシーを以下のように設定します。
- "ロット/シリアル番号の割当"タスクをアクションとして追加する。
- "発注書の購買担当者" および "リクエスト者" グループの承認ステップを含める。
- 入庫向けの受領書を送信し、入庫ルールを定義する。
- 受領ラベルを印刷します。
- 商品納品を生成する。
"受領" ビジネス プロセスでは、以下を追加できます。
- "受領書からのサプライヤ請求書の作成" アクション ステップ。発注書とサプライヤ契約の受領書からサプライヤ請求書を作成します。特定のサプライヤに対する請求書を作成しないようにするルールを追加することもできます。
- "分割支払生成スケジュールのレビュー" アクション ステップ。前払請求書の分割支払スケジュールをレビューし、使用可能な分割支払を処理します。
- "サプライヤ契約に対する受領書からの資産登録イベントの開始" サービス ステップ。契約受領書行の資産登録を開始します。
- "Review Trackable Lines for Assets" アクション ステップ。追跡可能な資産行をレビューおよび更新します。
- "Initiate Goods Delivery Events from Receipt for Receipt Lines"サービスステップで、商品納品イベントを生成します。
- ラベル印刷 (受領書付き) BPサービスステップとラベルインテグレーションステップで、受領した商品のラベルを印刷します。
"受領品入庫イベント"
ビジネス プロセスを設定して、以下を実行できます。
- 調整済入庫取引を承認のために送信する。
- "受領書調整" ビジネス プロセスのステップとしてビジネス プロセスを設定することにより、入庫調整をトリガする。
"調達ドキュメントの一括アクション イベント" ビジネス プロセスおよびセキュリティ ポリシーを設定することで、ユーザーが
"調達ドキュメントの一括キャンセル"
タスクを使用してドラフトの受領書を一括キャンセルできるようにすることが可能です。レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
受領書の検索
| 受領の詳細を検索および表示できます。 |
My 受領書
| 開始した受領書を表示できます。 |
会社別の受領発生分
| 会社および元帳期間ごとの受領発生分をプレビューできます。 |
返品の検索
| サプライヤーへの返品取引の詳細を検索および表示できます。 |
My 返品
| 開始した返品における、サプライヤーへの返品の取引詳細を表示および追跡できます。 |
在庫返品オーダーの検索
| 在庫拠点に基づく返品オーダーを表示できます。 |
調達条件付きルールの管理
| 以下の条件ルールを作成および管理できます。
|
積荷目録の検索
| 運送会社のトラッキング ID で積荷目録と積荷目録行を検索して、ドック ロギング ステータスを特定できます。 |
受領発生分の検索
| 受領発生分を会社または会計期間別に検索および表示し、取引ステータスを確認できます。 |
サプライヤの受領発生分の検索
| サプライヤーに固有の受領発生分を検索および表示して、ベンダー関連の休暇付与分の残高と履歴を管理できます。 |
在庫の受領発生分ドキュメント
| 未請求の在庫の受領書を表示し、請求金額が発注書合計を超えている場合を特定できます。 |
商品納品グループの検索
| 設定済の商品納品グループを表示および管理できます。 |
商品納品チケットの検索
| 商品納品チケットの詳細を検索および表示できます。 |
商品納品の例外
| 例外が関連付けられている商品納品チケットを特定してフィルタできます。 |
商品納品ステータス
| 納品チケットの件数をステータス別に表示し、特定のチケットの詳細にドリルダウンできます。 |
入庫プラン
| 受領行と保管事業地の情報を表示し、"受領書行" にドリルダウンできます。 |
インテグレーション
以下の受領機能をサポートする Web サービスにより、EIB を使用してデータをアップロードまたは取得できます。
- 在庫管理
- 調達
- サプライヤ アカウント
インテグレーションを使用して、受領した商品のラベルを印刷できます。
サプライヤーからの情報または EDI 856 接続に基づいて、事前出荷通知インテグレーションを使用して商品を自動的に受領できます。
関連性のある機能
受領書、サプライヤ請求書、サプライヤ契約から事業資産を作成できます。調達取引の支出カテゴリにより、事業資産の処理を促進します。
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。詳細は、 Workday CommunityのWorkday Touchpoints Kit を参照してください。