設定の考慮事項: サプライヤ
このトピックを、サプライヤの設定と適用を計画するときの意思決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
組織の商品、サービス、臨時従業員を調達するため、サプライヤを設定して管理できます。
業務上のメリット
サプライヤ機能により、以下を実現できます。
- ビジネスとサプライヤが連携できる環境。
- 情報の流れ、組織のポリシー、ビジネス プロセスを効率的に管理するためのカスタマイズ可能なツールの利用。
- 分析とレポートによる会社の支出の可視化と、多くの情報に基づいた意思決定の支援。
- サプライヤによる Workday テナントでの取引実施。
ユース ケース
- サプライヤ候補とつながり、サプライヤの重要な情報を Workday テナントに取り込みます。
- サプライヤを登録し、サプライヤ アカウントを作成します。
- サプライヤが以下を行うことを許可します。
- 自社のカタログと購買アイテムを Workday に読み込んで、Workday 内で商品、サービス、臨時従業員カタログの検索可能なディレクトリを生成します。
- 発注書と見積依頼 (RFQ) を表示し、承認します。
- 時間とタスクを記録します。
- プロジェクト ベースのサービス発注書 (PO) に対するアクティビティを記録します。
- 承認と支払のための請求書を発行します。
- 自社の連絡先情報を管理します。
- 支出の概要のレポートを生成したり、支出カテゴリ別または個々のサプライヤの出資金を確認したりします。
- サプライヤ ポータルで調達依頼から支払サイクル全体を完了できるよう、サプライヤの Workday アカウントを設定します。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
サプライヤ取引とレポートに対してユーザーにどのようなセキュリティ アクセスを許可しますか？ | セグメント セキュリティを設定およびカスタマイズして、レポートおよび取引での従業員によるサプライヤへのアクセスを制限できます。サプライヤへの適切なセグメント アクセス権を持つユーザーは、以下を実行できます。
例: IT マネージャのセグメント ベースのセキュリティ グループを作成します。その後、ドメイン アクセスを編集すると、IT マネージャのみが IT サプライヤを作成し、IT ハードウェア サプライヤとの取引を開始できるようになります。 |
Workday でサプライヤをどのように編成しますか？ | レポートを発行し、サプライヤの検索を容易にするため、以下に従ってサプライヤを整理できます。
特定区分のサプライヤへのアクセスを制限するには、サプライヤのセグメント セキュリティとともにサプライヤ グループまたはカテゴリを使用します。 サプライヤ グループ プロファイルを設定し、プロファイル グループ タブを表示して、サプライヤ ドキュメントにカスタム レポートを追加できます。 |
サプライヤ情報はどのように取得する予定ですか？ | サプライヤの連絡先に関する質問票を使用すると、サプライヤとその連絡先に関する特定の情報を収集できます。
ポータルの設定時に、Workday 提供の質問票を含めたり、特定のサプライヤまたはサプライヤのグループに対してカスタム質問票を作成したりします。 "サプライヤ リクエスト" プロセスを使用して、情報のリクエストをサプライヤ ポータル経由でサプライヤに直接送信します。 |
サプライヤに対してどのような支払条件を設定しますか？ | サプライヤまたはサプライヤ グループのカスタム支払条件を作成して、すべての調達ドキュメントに適用できます。
以下を設定できます。
|
Workday でサプライヤ情報をどのように表示しますか？ | サプライヤの複合ビューを設定して、ユーザーに以下を含む単一ソースからの情報に簡単にアクセスさせることができます。
サプライヤを優先順位でランク付けすると、購買担当者は在庫や PAR 補充の品目の調達依頼を作成するときに、主サプライヤを使いやすくなります。 |
複数のサイトと事業地を持つサプライヤをどのように管理する予定ですか？ | 調達依頼と発注書で異なるサプライヤ サイトから発注できるため、複数のサプライヤ レコードを作成せずにサプライヤ発注サイトと送金先取引コネクション情報をリンクできます。 |
推奨事項
最適なパフォーマンスを得るには、サプライヤ複合ビュー プロファイルに表示するカスタム レポートを設定するときに、選択するレポートを 10 件以下にしてください。
要件
従業員に支払を行う人材紹介会社またはサードパーティ ビジネスを介して臨時従業員が勤務している場合は、人材紹介会社をサプライヤとして作成します。従業員を臨時従業員として契約する必要があります。
連邦政府、州政府、または地方政府の要件を満たすよう、サプライヤに適切な分類を追加します。
制限事項
影響はありません。
テナント設定
サプライヤ名の正しい発音と決済銀行口座の詳細を記録するには、
"テナント設定の編集 - グローバル"
タスクで名称 - フリガナを有効にします。"テナント設定の編集 - システム"
タスクで、サプライヤ ビジネス ドキュメントの添付ファイル タイプを指定できます。セキュリティ
"業務分野のドメイン セキュリティ ポリシー"
レポートを使用し、"サプライヤ"
別にフィルタをかけてセキュリティ ドメインを見つけます。次の表では、必要になるセキュリティ ドメインについて説明しています。
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
Set Up: Supplier
| 新しいサプライヤを作成できます。 |
Set Up: Supplier Maintenance
| 新規のサプライヤを作成し、既存のサプライヤを管理できます。 |
設定: サプライヤ セキュリティ セグメント
| 以下によってサプライヤ取引およびレポートへのアクセスを制限できます。
|
Set Up: Supplier Contacts
| サプライヤの連絡先を設定および管理し、関連レポートを表示できます。 |
Set Up: Supplier Sites
| Workday で外部サプライヤ サイトを設定できます。 |
Set Up: Supplier Categories
| サプライヤ カテゴリを作成して、検索やレポートにサプライヤを整理できます。 |
Set Up: Supplier Administration
| タスクおよびレポートへのアクセスをサプライヤ管理者のみに制限できます。 |
Set Up: Spend External Party Checks
| 外部 API とのインテグレーションを設定および管理できます。 |
Process: Supplier Request
| サプライヤ リクエストを処理し、関連レポートを表示できます。 |
Process: Supplier Request - Cancel
| 作成したサプライヤ リクエストをキャンセルできます。他のユーザーが作成したサプライヤ リクエストをキャンセルするには、"Set Up: Supplier Administration" に対する表示権限および変更権限が必要です。
|
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
カタログのロード
サプライヤ請求書イベント | サプライヤの連絡先が外部サプライヤの Web サイトにカタログ アイテムを読み込めるようにするには、以下を追加します。
|
発注先のサプライヤ取引コネクション イベント
| 特定のサイトから発注できるよう、主サプライヤの代替事業地を設定します。
ビジネス プロセスを使用して、サプライヤ コネクションの詳細からオーダーを送信し、承認を受けます。 |
サプライヤ候補リクエスト イベント
| サプライヤ候補の自己登録を管理します。 |
発注書イベント | サプライヤの連絡先が "Supplier Collaboration" ステップを使用して発注書を承認できるようにします。
|
サプライヤ変更イベント
| サプライヤ詳細を変更して、サプライヤ情報を管理または設定します。
"制裁リストのスクリーニング" サービス ステップを使用して、サプライヤ名をアメリカ合衆国国際貿易局 (ITA: International Trade Administration) の統合スクリーニング リストと照合します。 |
サプライヤの連絡先情報の変更イベント
| ユーザーが "サプライヤの連絡先情報の 変更" タスクを使用して、サプライヤの連絡先 情報を更新できるようにします。
このビジネス プロセスに追加できるのは、以下のユーザーだけです。
|
サプライヤ イベント
| サプライヤの承認プロセスを管理します。
組織のロール、コスト センター、および会社に基づいて条件付きワークフローを設定できます。 追跡可能な資産行をレビューおよび更新するには、"Review Trackable Lines for Assets" アクション ステップを含めます。 従業員以外の開始者に対しロール ベースのセキュリティ グループを設定する場合は、ビジネス プロセス定義で、セキュリティ グループの承認ステップをロール ベースからユーザー ベースに変更できます。 "制裁リストのスクリーニング" サービス ステップを使用して、サプライヤ名をアメリカ合衆国国際貿易局 (ITA: International Trade Administration) の統合スクリーニング リストと照合します。 |
サプライヤ送金先取引コネクション イベント
| 別のサプライヤ連絡先詳細に請求書と支払の金額を送金するサプライヤ取引コネクションを作成するための条件を設定します。 |
レポート
以下のレポートを使用して、以下の情報を確認できます。
- 商品とサービスにどれだけ支出しているか。
- 購入対象。
- 購入元。
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
請求書の支出分析
| サプライヤ請求書に対する事業支出額を追跡します。グラフィックを表示して請求書の支出の詳細にドリルダウンし、会社の支出の傾向を確認します。 |
調達用カードの支出分析
| パンチアウト支出に対して、請求済調達支出と同程度の監視を適用します。 |
支出別の上位サプライヤ
| 調達が必要なものを調達するために会社が最も頻繁に使用するサプライヤのリストを表示します。 |
以下のレポートを使用して、会社が現在どのように支出を管理しているかを理解し、以下の方法でコスト削減の潜在的な機会を把握します。
- 管理されていない支出を基にアクセスされたサプライヤを特定することで、契約と割引について交渉します。
- 支出を統合します。
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
管理対象と管理対象外の請求書支出
| 管理対象の請求済みカードの支出と管理対象外の請求書の支出を比較します。 |
管理対象と管理対象外の調達用カード支出の比較
| 管理対象の調達用カードの支出と管理対象外のパンチアウト支出を比較します。 |
以下のレポートを使用すると、次の内容を理解するのに役立ちます。
- 各サプライヤへの現在の支払予定額。
- 支出の未請求の割合。
- 現在の支払負債と将来の予測支払負債。
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
買掛金の経過日数
| 経過日数グループ内のさまざまな経過日数カテゴリの支払金額、処理待ちの支払、各サプライヤの合計金額を表示します。 |
買掛金の経過日数の詳細
| 年齢層別にサプライヤごとの未払金額を表示します。詳細には、未払または一部支払済の支払、およびすべての年齢層の合計が含まれます。 |
これらのレポートでは以下の処理を行えます。
- 既存のサプライヤに対する変更の表示。
- 新規サプライヤに対する承認の追跡。
- 重複の可能性があるサプライヤの表示と検出。
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
サプライヤ イベントの検索
| オープンおよび処理中のサプライヤ リクエストとサプライヤ イベントをすべて表示します。 |
サプライヤ変更履歴
| 以下のサプライヤ情報カテゴリの変更履歴を確認します。
|
重複サプライヤの検索
| 重複の可能性があるサプライヤ レコードを検出および表示します。
また、"Supplier Duplication" レポート データ ソースを使用して、重複サプライヤに関するカスタム レポートを作成することもできます。 |
インテグレーション
さまざまな EDI ファイル形式をサポートするインテグレーション テンプレートを作成できます。
インテグレーション テンプレート | 説明 |
|---|---|
発注書 EDI 850 アウトバウンド
| 発注書を American Standards Committee (ASC) X12 850 EDI 形式でエクスポートします。 |
サプライヤ請求書 EDI 810 インバウンド
| サプライヤ請求書を American Standards Committee (ASC) X12 810 EDI 形式でインポートします。 |
事前出荷通知 EDI 856 インバウンド
| 事前出荷通知を American Standards Committee (ASC) X12 856 EDI 形式でインポートします。 |
発注確認 EDI 855 インバウンド
| 発注確認を American Standards Committee (ASC) X12 855 EDI 形式でインポートします。 |
関連性のある機能
サプライヤ機能は、Workday の以下の領域と連携します。
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
在庫 | 支払リクエスト サイクルを完了すると、以下が可能になります。
|
サプライヤ アカウント | 発注書の作成とスケジュール設定、臨時従業員の勤務時間の記録、サプライヤ請求書の生成が行えます。 |
サプライヤ契約 | 優良サプライヤに対する見積依頼の決定を有効にし、スケジュール設定された発注書を設定して処理できます。 |
財務会計 | 承認済みの未請求の受領書、サプライヤ請求書、商品やサービスの請求専用の発注書から見越計上を作成できます。 |
銀行取引と決済 | 調達カード取引を確認できます。 |
事業資産 | 調達プロセスを通じて会社が取得した資産を追跡できます。次の操作ができます。
|
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の詳細については、Workday Community を参照してください。