カスタム通知の作成
テナントの言語とロケールを選択します。
セキュリティ: "System" 業務分野の以下のドメイン:
- ビジネス プロセスの管理
- Manage: Business Process Definitions
ビジネス プロセス ステップまたはビジネス プロセス全体のステータスでトリガされるカスタム通知を作成できます。 通知が送信されるタイミングを遅らせることもできます。
ビジネス プロセス定義では、別の送信元 E メール アドレスを通知で使用するようにカスタム ビジネス プロセス通知を設定できます。
監査レポートでは、ビジネス プロセスのインスタンスにタグを付けることができます。このプロセスでは、テナントのビジネス プロセス設定の変更を追跡してレポートを作成できます。例: ビジネス プロセス定義でのカスタム通知の作成。
"変更履歴レポート"
には、カスタム通知を追加、編集、または削除すると、複数の変更履歴エントリが表示される場合があります。E メール通知の最大サイズは 20 MB です。このサイズを超えると、通知は処理されず、エラー メッセージは表示されません。
- ビジネス プロセス定義の関連アクション メニューから、に選択します。
- このタスクの実施にあたっては、以下を考慮してください。
オプション 説明 E メール テンプレートの上書き各カスタム通知に関連付けることができる E メール テンプレートは 1 つだけです。"E メール テンプレートの管理" タスクを使用して、どの E メール テンプレートが"デフォルト"で、どのテンプレートが"アクティブ" であるかを指定します。Notification Designer を使用している場合は、通知テンプレートを作成して、それを"カスタム ビジネス プロセス"通知カテゴリに対して有効にできます。設定したら、"E メール テンプレートの上書き"プロンプトで通知テンプレートを選択できます。 カスタム通知は、選択した Notification Designer のテンプレートを使用して送信されます。通知詳細のリンクを含めない通知の受信者に Workday アカウントがない場合は、このオプションを選択します。SMS 通知を設定した場合、このチェックボックスをオンにしたかどうかに関係なく、SMS メッセージに "通知詳細のリンク"は含まれません。トリガビジネス プロセス全体のステータスによって通知をトリガするか、またはビジネス プロセスが指定したステップを入力または終了したときにトリガされるかを指定します。リクルーティング ビジネス プロセスのみで、"選考打ち切り時"と理由を選択した場合、選考打ち切りの理由に基づいて通知がトリガされるように設定できます。例: リクルーターが候補者の職務への応募の選考を打ち切りました。選考打ち切りの理由を含むカスタム通知が候補者に送信されます。ステップにカスタム通知が設定されているときに、ユーザーがそのステップを完了することなくスキップした場合、通知が送信され、"通知"ページに表示されます。サブプロセスの "開始"ステップの終了時にカスタム通知が設定されたサブプロセスがある場合、カスタム通知はそのサブプロセスが完了するまでトリガされません。サブプロセス内の次のステップの入力ステップで通知を設定することをお勧めします。ビジネス プロセス定義に共同参加ステップが含まれている場合は、"共同参加ステップ"を使用して通知トリガを指定できます。このオプションを選択した場合、通知の"参加者のステータスでトリガ"を選択する必要があります。条件およびルール通知トリガには、トリガの "仕様" と、指定したルールと条件が含まれます。通知が送信されるには、両方のトリガに一致する必要があります。遅延する通知受信者にカスタム通知が送信されるタイミングを遅らせることができます。"通知の遅延"セクションで、遅延させる基準と、通知を送信するまでの待機時間を設定します。以下を基準に遅延を設定できます。- トリガ日時通知トリガの発生時刻。(これは"トリガ"セクションでオンに設定されています。)例: ステップcの終了時に通知が送信されます。
- フィールドレポート フィールド例: 内定日。
"遅延基準" セクションの"計算日"プロンプトで、遅延の時間を選択します。1 日遅らせると、トリガは翌日の午前 0 時に発生します。"計算日"プロンプトでオプションを選択しない場合、通知の遅延は発生しません。通知遅延の基準をレポート フィールドに設定した場合、そのフィールドが空白の場合、遅延が評価され、現在の日付に基づいて通知が送信されます。例: 採用日に基づいて 2 日間遅延するようにカスタム通知を設定したとします。通知は月曜日にトリガされますが、採用日がないため、水曜日に通知が送信されます。繰返しの対象個別の通知を生成する関連インスタンスを選択します。"E メール メッセージの内容"と"SMS メッセージの内容"セクションで、外部フィールドのテキストと内容を通知に含めることができます。カスタム通知はデフォルトでイベントに関するものであるため、"繰返しの対象" フィールドを使用すると、イベントを取得して関連するインスタンスを取得することで、通知に設定された外部フィールドのコンテキストを変更できます。"繰返しの対象"フィールドを設定しない場合、イベントは外部フィールドのコンテキストによって決まります。"繰返しの対象"フィールドを設定し、外部フィールドのインスタンスのセットがある場合、その外部フィールドのインスタンスごとに個別のカスタム通知が生成されます。例: "繰返しの対象" フィールドで"完了済のワークフロー ステップ"を選択します。これにより、イベントが取得され、一連のワークフロー ステップを返すことができます。返されたステップごとに通知が 1 つ生成されます。返されたステップがない場合は通知は生成されません。受信者次のいずれかのプロンプトを設定して、カスタム ビジネス プロセス通知を受け取る人を選択します。- 受信者: 受信者が関連付けられているレポート フィールドを選択します。通知の送信時にレポート フィールドが有効でない場合は、通知のレポート フィールド値の代わりに"使用不可" が表示されます。例: 受信者にセキュリティ アクセス権がありません。
- グループ: イベントに関連するセキュリティ ロールを選択します。
E メール オプション"通知の E メール アドレス オプションの一括更新"タスクを使用して、ビジネス プロセス タイプに定義されたすべてのカスタム通知の "E メール オプション" を変更できます。Workday には次の 6 つのオプションがあります。- デフォルト: 通知が従業員ベースの場合、従業員の勤務先 E メール アドレス (使用可能な場合) が使用されます。勤務先 E メール アドレスが設定されていない場合は、従業員の自宅の E メール アドレスが使用されます。通知がビジネス ベースの場合は、勤務先の E メール アドレスが使用されます。
- 最初に機関、次にデフォルト(学生のビジネス プロセスでのみ使用可能): 受信者に機関の E メール アドレスが使用されます。機関の E メール アドレスが設定されていない場合は、"デフォルト"通知オプションが使用されます。
- 最初に勤務先、次に自宅: 受信者の勤務先の E メール アドレス (使用可能な場合) にこのアドレスが使用されます。勤務先 E メール アドレスが設定されていない場合は、受信者の自宅の E メール アドレスが使用されます。
- 自宅のみ: 受信者の自宅の E メール アドレスが使用される。
- 機関のみ(学生ビジネス プロセスでのみ使用可能): 受信者に機関の E メール アドレスが使用されます。
- 勤務先のみ: 受信者の勤務先 E メール アドレスが使用されます。
無効なアカウントにはカスタム ビジネス プロセス通知は送信されません。例: 退職したユーザー。自宅の E メール アドレスに E メールが送信されないようにするため、"勤務先のみ"オプションを選択することをお勧めします。E メール アドレス入力した E メール アドレスに通知が送信されます。"テナント設定の編集 - 通知"タスクを使用して、カスタム ビジネス プロセスの E メール通知の設定を確認できます。 - (任意) "E メール設定の上書き" セクションで、通知の E メール設定を行います。
- "E メール設定" プロンプト: カスタム ビジネス プロセス通知に使用する "顧客" の SMTP 設定の上書きを選択します。そこで指定した "送信者アドレス" が、通知の "送信元" E メール アドレスとして表示されます。テナントで利用可能な顧客の SMTP 設定が、"E メール設定"プロンプトのオプションとして表示されます。テナントに他の顧客 SMTP 設定がない場合、"E メール設定"プロンプトに値は表示されません。E メール設定の上書きを選択しない場合、"テナント設定の編集 - 通知" タスクの "デフォルトの SMTP 設定" で指定した "送信元アドレス" が、送信元の E メール アドレスとして表示されます。"E メール設定の作成" タスクにアクセスして、カスタム ビジネス プロセス通知で使用する別の顧客 SMTP 設定を作成できます。顧客の SMTP 設定の送信元アドレスの上書きに失敗した場合は、"テナント設定の編集 - 通知"タスクの "デフォルトの SMTP E メール設定" が使用されます。例: E メール アドレスの入力に誤りがあります。
- "返信先の E メール アドレス" フィールド: 受信者が返信する E メール アドレスを入力します。ユーザーが通知に対して返信すると、この E メール アドレスに返信が送信されます。このアドレスは、通知の SMTP 設定の"返信先" のE メール アドレスを上書きします。
- (任意)"E メール メッセージの内容"セクションで、E メールの件名と本文を設定します。"件名"および"本文" のグリッドで、以下のオプションを選択できます。
- テキスト: E メールの件名または E メール本文の内容を入力します。
- 外部フィールド: E メールの件名または本文に使用するレポート フィールドを選択します。レポートの作成と同様に、ビジネス プロセスや受信者に対する特定の情報やデータを返す E メールのレポート フィールドを使用できます。
"件名"および"本文" のグリッドで、テキスト フィールドとレポート フィールドの両方を組み合わせて E メール通知を作成できます。例: 休暇申請のステータスが"却下"の場合にのみ E メール通知を送信します。"休暇の申請"ビジネス プロセスで、"E メール メッセージの内容"を設定します。"件名"グリッドで、以下を追加します。- 行 1:テキストとして「あなた」と入力します。
- 行 2:"外部フィールド"と"ビジネス プロセス タイプ"レポート フィールド
- 行 3:テキストおよび入力内容
- 行 4:"外部フィールド"と"ステータス"レポート フィールド
"本文"グリッドで"テキスト"を選択し、「マネージャに連絡してください」と入力します。受信者がカスタム通知を受信すると、次のように E メールが表示されます。- 件名:休暇の申請の却下
- 本文:マネージャに連絡してください。
"レポート フィールド" レポートにアクセスして、レポート フィールドに関する以下のような詳細を表示できます。- ビジネス オブジェクト名
- フィールドの説明
- フィールド タイプ
- (任意) Workday メッセージ配信チャネルを介してカスタム ビジネス プロセス通知を送信するよう、SMS メッセージの内容を設定します。組織のサブスクリプション サービス契約によっては、この機能を有効にするために追加のステップが必要になる場合があります。詳細については、Community のこの記事を参照してください。SMS メッセージの内容が設定されたビジネス プロセス定義をコピーすると、SMS メッセージの設定もコピーされます。
- (任意) 添付ファイルを通知に追加します。E メール添付ファイルは、次の場合にのみ追加できます。
- ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで"E メール内の添付ファイルを許可"を選択している。
- テナントで E メール添付が有効になっている。
E メールの添付ファイルのウイルス スキャンは行われません。 - (任意)"プレビュー"をクリックして、設定した通知のサンプルを "My タスク" に送信します。サンプル通知に含まれるフィールド名は値ではなくフィールドになります。この通知は、"テナント設定の編集 - 通知" タスクの "ビジネス プロセス" セクションで設定した"ビジネス プロセスの一般通知"通知タイプのルーティング ルールを使用して送信されます。
"承認チェーン"
ステップ タイプを使用し、そのステップのセキュリティ グループ
として "マネージャ"
を選択した場合、そのステップのカスタム通知を作成することもできます。通知定義で " 受信者"
として "アクションが必要な担当者"
を選択することをお勧めします。"受信者"
として "マネージャ" を
選択した場合、承認チェーン レベルごとに社員のマネージャに通知が送信されます。"マネージャ"
ではなく "アクションが必要な担当者"
を選択すると、通知によって承認チェーンの上位へ移動します。任意で、
"ビジネス プロセス システム通知の内容の設定"
タスクを使用して、ビジネス プロセスで生成されるシステム通知の本文の件名と最初の行をカスタマイズできます。"差戻し" アクションの結果として得られる通知は、異なる方法で設定できます。システム通知またはカスタム通知を無効にするには、ビジネス プロセス定義の
"通知"
タブにアクセスして、以下をクリックします。- システム通知を管理します。 サブプロセスのステップのシステム通知を無効にするには、サブプロセスの開始ステップで関連するシステム通知を無効にします。"無効"チェックボックスをオンにすると、E メールなどの設定済みの通知チャネルを介して通知が送信されません。ただし、タスクの通知は引き続き生成され、Workday My タスクに送信されます。例:承認ステップにおけるシステム通知を無効にします。承認者に E メールは送信されません。承認者は "My タスク" でタスクを受け取り、完了する必要があります。
- カスタム通知を管理します。"無効"チェックボックスをオンにすると、E メールや SMS などの設定済みのチャネルを介してカスタム通知が送信されません。ベル アイコンにも通知は表示されません。
ビジネス プロセス定義の
"通知"
タブでカスタム通知を編集するには、カスタム通知の関連アクション メニューから 選択します。