カスタム通知の作成
テナントの言語とロケールを選択します。
セキュリティ: "System" 業務分野の以下のドメイン:
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
ビジネス プロセス ステップ、またはビジネス プロセス全体のステータスでトリガされるカスタム通知を作成できます。 通知の送信を遅らせることもできます。
ビジネス プロセス定義で、カスタム ビジネス プロセス通知を設定して、通知で別の "送信元" の E メール アドレスを使用できます。
監査レポートでは、ビジネス プロセスのインスタンスにタグを付けることができます。このプロセスにより、テナント内のビジネス プロセス設定の変更を追跡してレポートを作成できます。例: ビジネス プロセス定義でのカスタム通知の作成。
変更履歴レポート
では、カスタム通知を追加、編集、または削除した場合、複数の変更履歴エントリが表示される場合があります。E メール通知の最大サイズは 20 MB です。このサイズを超えると、通知は処理されず、エラー メッセージは表示されません。
- ビジネス プロセス定義の関連アクション メニューから、を選択します。
- 次を参考にして、タスクを完了させます。
オプション 説明 E メール テンプレートを上書きする各カスタム通知に関連付けることができる E メール テンプレートは 1 つのみです。"E メール テンプレートの管理"タスクを使用して、"E メール テンプレート" を"デフォルト"にし、どのテンプレートが"アクティブ" かを指定します。Notification Designer を使用する場合は、通知テンプレートを作成して、それを"カスタム ビジネス プロセス"通知カテゴリに対して有効にできます。その後、"E メール テンプレートの上書き"プロンプトで通知テンプレートを選択できます。 選択した Notification Designer のテンプレートを使用して、カスタム通知が送信されます。通知詳細のリンクを含めない通知の受信者が Workday アカウントを持っていない場合は、このオプションを選択します。SMS 通知を設定する場合、チェックボックスがオンになっているかどうかに関係なく、SMS メッセージに"通知詳細のリンク"は含まれません。トリガビジネス プロセス全体のステータスによって通知をトリガするか、指定したステップをビジネス プロセスが開始または終了したときに通知をトリガするかを指定します。リクルーティング ビジネス プロセスの場合のみ、"選考打ち切り"と理由を選択した場合に、選考打ち切りの理由に基づいて通知をトリガするように設定できます。例: リクルーターが候補者の職務への応募の選考を打ち切った場合。選考打ち切りの理由を記載したカスタム通知が候補者に送信されます。カスタム通知が設定されたステップを、ユーザーが完了せずにスキップした場合、通知が送信され、"通知"ページに表示されます。サブプロセスの開始ステップの終了時にカスタム通知が設定されたサブプロセスがある場合、そのサブプロセスが完了するまでカスタム通知はトリガされません。サブプロセスにおける次のステップの入力ステップで、通知を設定することをお勧めします。ビジネス プロセス定義に共同参加ステップが含まれている場合は、"共同参加ステップ"を使用して通知トリガを指定できます。このオプションを選択した場合、通知の"特定のステータスでトリガ"も選択する必要があります。カスタム通知ではルーティング修飾子は考慮されません。ただし、システム通知では行レベルのルーティングが優先されます。条件およびルール通知トリガには、トリガの指定、および指定したルールと条件が含まれます。通知が送信されるには、両方のトリガが満たされている必要があります。遅延する通知受信者にカスタム通知が送信されるタイミングを遅延させることができます。"通知の遅延"セクションで、遅延の基準と、通知を送信するまでの待機時間を設定します。以下に基づいて遅延を設定できます。- トリガ日時。通知トリガが発生した時刻。("トリガ"セクションで選択した内容です。)例: ステップcの終了時に通知が送信されます。
- フィールド。レポート フィールド例: 内定日。
"遅延時間" セクションの"計算日"プロンプトで、遅らせる時間を選択します。1 日遅らせると、トリガは翌日の午前 0 時に発生します。"計算日"プロンプトでオプションを選択しない場合、通知の延期は行われません。通知の遅延の基準をレポート フィールドに設定し、そのフィールドが空白の場合、遅延が評価され、現在の日付に基づいて通知が送信されます。例: 採用日に基づいて 2 日間遅らせるようにカスタム通知を設定します。通知は月曜日にトリガされますが、採用日がないため、水曜日に通知が送信されます。繰返しの対象個別の通知を生成する関連インスタンスを選択してください。"E メール メッセージの内容"および"SMS メッセージの内容"セクションでは、外部フィールドのテキストとコンテンツを通知に含めることができます。カスタム通知はデフォルトでそのイベントに関するものであるため、"繰返しの対象"フィールドを使用すると、イベントを取得し、関連するインスタンスを取得することで、通知で設定する外部フィールドのコンテキストを変更できます。"繰返しの対象"フィールドを設定しない場合、外部フィールドのコンテキストがイベントのままになります。"繰返しの対象"フィールドを設定し、外部フィールドにインスタンスのセットがある場合、その外部フィールドのインスタンスごとに個別のカスタム通知が生成されます。例:"繰返しの対象" フィールドで"ワークフロー ステップが完了しました"を選択したとします。これにより、イベントが取得され、ワークフロー ステップのセットが返されるようになります。返されたステップごとに通知が 1 つ生成され、ステップがない場合は通知は生成されません。受信者次のいずれかのプロンプトを設定して、カスタム ビジネス プロセス通知の受信者を選択します。- 受信者: 受信者が関連付けられているレポート フィールドを選択します。通知を送信し、レポート フィールドが有効でない場合は、通知にはレポート フィールド値ではなく"使用不可" が表示されます。例: 受信者にセキュリティ アクセス権がありません。
- グループ: イベントに関連するセキュリティ ロールを選択します。
E メール オプション"通知の E メール アドレス オプションの一括更新"タスクを使用して、ビジネス プロセス タイプに定義されたすべてのカスタム通知の"E メール オプション"を変更できます。次の 6 つのオプションが用意されています。- デフォルト: 従業員ベースの通知では、従業員の勤務先 E メール アドレスが使用されます (利用可能な場合)。勤務先 E メール アドレスが設定されていない場合は、従業員の自宅の E メール アドレスが使用されます。通知がビジネス ベースの場合は、勤務先の E メール アドレスが使用されます。
- 最初の機関、次にデフォルト(学生ビジネス プロセスでのみ使用可能): 受信者には教育機関の E メール アドレスが使用されます。機関の E メール アドレスが設定されていない場合は、"デフォルト"通知オプションが使用されます。
- 最初に勤務先、次に自宅: Workday では受信者の勤務先 E メール アドレスが使用されます (使用可能な場合)。勤務先 E メール アドレスが設定されていない場合は、受信者の自宅の E メール アドレスが使用されます。
- 自宅のみ: 受信者の自宅の E メール アドレスが使用されます。
- 機関のみ(学生ビジネス プロセスでのみ使用可能): Workday では、受信者の機関の E メール アドレスを使用します。
- 勤務先のみ: 受信者の勤務先 E メールアドレスが使用されます。
無効なアカウントには、カスタム ビジネス プロセス通知は送信されません。例: 退職したユーザー。自宅の E メール アドレスに E メールが送信されないようにするため、"勤務先のみ"オプションを選択することをお勧めします。E メール アドレス入力した E メール アドレスに通知が送信されます。"テナント設定の編集 - 通知"タスクを使用して、カスタム ビジネス プロセスの E メール通知の設定を確認できます。 - (任意)"E メール設定の上書き"セクションで通知の E メール設定を行います。
- "E メール設定"プロンプト: カスタム ビジネス プロセス通知に使用する "顧客の SMTP 設定の上書き" を選択します。ここで指定した "送信元アドレス"が、通知における "送信元" の E メール アドレスとして表示されます。テナントで使用可能な顧客 SMSTP 設定が、"E メール設定"プロンプトのオプションとして表示されます。テナントで他のカスタマー SMTP 設定を行っていない場合は、"E メール設定"プロンプトに値は表示されません。E メール設定の上書きを選択しない場合、"テナント設定の編集 - 通知"タスクの "デフォルトの SMTP 設定" で指定した送信元アドレスが、送信元の E メール アドレスとして表示されます。"E メール設定の作成"タスクにアクセスして、カスタム ビジネス プロセス通知で使用する別の顧客 SMTP 設定を作成できます。"カスタマー" の SMTP 設定の上書きの "送信元アドレス" が失敗した場合、"テナント設定の編集 - 通知"タスクの "デフォルトの SMSTP E メール設定" が使用されます。例: E メール アドレスのスペルが違います。
- "E メール アドレスへの返信"フィールド: 受信者の返信先となる E メール アドレスを入力します。ユーザーが通知に対して返信すると、この E メール アドレスに返信が送信されます。このアドレスは、通知の SMTP 設定の"返信先"E メール アドレスを上書きします。
- (任意)"E メール メッセージの内容"セクションで、E メールの件名と本文を設定します。"件名"および"本文"グリッドで、以下のオプションを選択できます。
- テキスト: E メールの件名または本文の内容を入力します。
- 外部フィールド: E メールの件名または本文に使用するレポート フィールドを選択します。レポートの作成と同様に、ビジネス プロセスの特定の情報や受信者固有のデータを返す E メール内のレポート フィールドを使用できます。
"件名"および "本文" のグリッドで、テキスト フィールドとレポート フィールドの両方を組み合わせて使用して、E メール通知を作成できます。例: 休暇申請のステータスが"却下"の場合にのみ E メール通知を送信するように設定します。"休暇の申請"ビジネス プロセスで、"E メール メッセージの内容"を設定します。"件名"グリッドで、以下を行います。- 行 1:テキストおよび「ユーザー名」と入力します。
- 行 2:外部フィールドおよび"ビジネス プロセス タイプ"レポート フィールド
- 行 3:テキスト、入力値は次のとおりです。
- 行 4:外部フィールドと"ステータス"レポート フィールド
"本文" グリッドで"テキスト"を選択し、「マネージャにお問い合わせください。」と入力します。受信者がカスタム通知を受信すると、以下のように E メールが表示されます。- 件名:休暇の申請が却下されました。
- 本文の形式:マネージャにお問い合わせください。
"レポート フィールド" レポートにアクセスして、レポート フィールドに関する以下のような詳細を表示できます。- ビジネス オブジェクト名。
- フィールドの説明
- フィールド タイプ
- (任意) Workday メッセージの配信チャネルを通じてカスタム ビジネス プロセス通知を送信するように SMS メッセージ コンテンツを設定します。組織のサブスクリプション サービス契約によっては、この機能を有効にするために追加のステップが必要になる場合があります。詳細については、Community のこの記事を参照してください。SMS メッセージ コンテンツが設定されているビジネス プロセス定義をコピーすると、SMS メッセージ設定もコピーされます。
- (任意) 通知に添付ファイルを追加します。E メールの添付ファイルを追加できるのは、以下の場合のみです。
- ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで"E メール内の添付ファイルを許可"を選択する。
- E メール添付ファイルが、このテナントで有効になっている。
E メール添付ファイルのウイルス スキャンは行われません。 - (任意)"プレビュー"をクリックして、設定した通知サンプルを My タスクに送信します。通知サンプルには、フィールド名ではなく値が含まれません。"テナント設定の編集 - 通知"タスクの"ビジネス プロセス"セクションで設定した"ビジネス プロセスの一般通知"通知タイプのルーティング ルールを使用して、この通知が送信されます。
"
承認チェーン"
ステップ タイプを使用し、そのステップのセキュリティ グループ
として "マネージャ"
を選択した場合、そのステップのカスタム通知を作成することもできます。通知定義で " 受信者" として "アクションが必要
な担当者" を
選択することをお勧めします。受信者
として "マネージャ" を
選択した場合、すべての承認チェーン レベルについて、社員のマネージャに通知が送信されます。"マネージャ"
の代わりに "アクションが必要な担当者"
を選択した場合、通知を承認チェーン上で強制的に移動させます。必要に応じて、
"ビジネス プロセス システム通知の内容の設定"
タスクを使用して、ビジネス プロセスから生成されるシステム通知の件名と本文の最初の行をカスタマイズします。"差戻し" アクションによって生じる通知を別の方法で設定できます。システム通知またはカスタム通知を無効にするには、ビジネス プロセス定義の
"通知"
タブにアクセスし、以下をクリックします。- システム通知の管理。 サブプロセスの開始ステップで関連するシステム通知を無効にすることで、サブプロセスのステップのシステム通知を無効にできます。"無効"チェックボックスをオンにすると、E メールなどの設定された通知チャネルを介して通知が送信されなくなります。ただし、タスクの通知は生成され、Workday My タスクに送信されます。例:承認ステップのシステム通知を無効にします。承認者に E メールは送信されませんが、承認者は "My タスク" でタスクを受信し、完了する必要があります。
- カスタム通知を管理します。"無効"チェックボックスをオンにすると、E メールや SMS などの設定済みチャネルを介してカスタム通知が送信されなくなります。通知はベル アイコンにも表示されません。
ビジネス プロセス定義の
"通知"
タブでカスタム通知を編集するには、カスタム通知の関連アクション メニューから 選択します。