概念: 共同参加ステップ
共同参加ステップにより、特定の参加者が、ビジネス プロセスを次のステップに移すことなく、ビジネス プロセス ステップ内のアクションを実行できるようになります。ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーでコントローラー アクションへのアクセス権を持つロールのみが、ビジネス プロセスを次のステップに移動できます。共同参加ステップを使用すると、この機能が有効になっているビジネス プロセス タイプの参加者間の共同作業を改善することもできます。
ビジネス プロセス定義
で共同参加ステップに割り当てられているロール (コントローラー) が、参加者管理イベントを実行します。各参加者が、参加者詳細イベントを実行します。
共同参加ステップが開始されると、ビジネス プロセスへの参加が通知されます。各参加者のロールによっては、指定されたアクションの実行が求められる場合があります。これらの各アクションは、参加者の詳細イベントです。ただし、参加者の詳細イベントのいずれかまたはすべてを完了しても、ビジネス プロセスを次のステップに進めることはできません。ビジネス プロセスを次のステップに進めるには、コントローラーが参加者管理イベントを送信する必要があります。
ビジネス プロセス タイプに少なくとも 1 つの許可するアクションが設定され、参加者ベースのワークフローが有効化されている場合のみ、共同参加ステップをビジネス プロセス定義に追加できます。ビジネス プロセス定義に共同参加ステップを追加すると、以下のようになります。
- 参加者ベースのワークフローが有効になっている場合は、許可されているアクションのみを指定できます。
- ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーでコントローラーのアクション用に設定されたセキュリティ グループのみを追加できます。
共同参加ステップを含むビジネス プロセス定義を保存した後、
"Configure Participation"
をクリックして以下を選択します。
- 有効日。デフォルトの有効日は現在の日付です。
- タイムゾーン ()。デフォルトのタイムゾーンは、ユーザーの現在のタイムゾーンです。タイムゾーンを入力できるのは、"テナント設定の編集 - システム"タスクで"ビジネス プロセス設定のタイムゾーン"オプションを選択した場合のみです。
- 指定したタイムゾーンに現在の日付を入力すると、変更は直ちに有効になります。他のタイムゾーンにいるユーザーには、すぐに変更が表示されます。
- 指定されたタイムゾーン内で将来の日付を入力した場合、変更は指定されたタイムゾーンの指定日の午前 0 時に有効になります。他のタイムゾーンにいるユーザーには、自分のタイムゾーンの対応する日時に変更が表示されます。
- 指定されたタイムゾーン内で過去の日付を入力した場合、変更は指定されたタイムゾーンの指定された日付の 23:59:59 に有効になります。他のタイムゾーンにいるユーザーには、自分のタイムゾーンの対応する日時に変更が表示されます。
- 使用する組織タイプ:このオプションは、次の場合には使用できません。
- 共同参加ステップの組織タイプが指定されていません。
- カスタム組織は許可されていません。
- 参加者の詳細イベントを実行する参加者のセキュリティ "グループ"。このプロンプトには、Workday がそのビジネス プロセス タイプ用に設定された"参加者のドメイン"のドメイン セキュリティ ポリシーで変更権限を持つグループのみが表示されます。このオプションは、次の場合には使用できません。
- 共同参加ステップの組織タイプが指定されていません。
- カスタム組織は許可されていません。
以下を実行することもできます。
- これらの条件を満たす参加者全員が、参加者の詳細イベントを完了する必要があることを指定します。
- 参加者の My タスク アイテムに表示されるステップ ラベルの上書きを追加します。
"参加者の詳細ステップの遅延"
で、参加者の詳細イベントを選択できます。
- "遅延の基準" の対象となるレポート フィールド。
- その他の計算済遅延:
共同参加ステップを含むビジネス プロセス定義をコピーすると、そのステップの参加者の設定もコピーされます。
共同参加ステップを別のステップ タイプ (
アクション
ステップや 承認
ステップなど) に変更すると、そのステップの参加者設定は削除されます。 ビジネス プロセス定義の
"通知"
タブの "システム通知の管理
" タスクを使用して、共同参加ステップでシステム通知を無効にすることができます。これにより、コントローラーまたは参加者にシステム通知が送信されなくなります。参加者詳細イベントに関連付けられた通知は、参加者管理イベントではなく、参加者詳細イベントの "Full Process Record" に表示されます。共同参加ステップの有効日が将来の日付になるように設定し、条件ルールを共同参加ステップに適用することができます。
共同参加ステップのヘルプ テキストを設定できます。以下のいずれかの方法を実行してください。
- ビジネス プロセス定義の関連アクションとして の管理" を選択します。
- 共同参加ステップの関連アクションとして 選択します。
コントローラーは "My タスク" 委任を使用して、テナントの委任設定に応じて、参加者制御イベントを別のユーザーに委任できます。
"委任の管理
" タスクにアクセスして、委任先を選択し、委任を設定します。委任元従業員が委任元従業員の代わりに作業していることを知らせるシステム通知が委任先に送信されます。コントローラーは以下も実行できます。
- すべての参加者詳細イベントが送信されていない場合でも、ステップを送信し、ビジネス プロセスを先に進める。送信されていないタスクの状態は、イベントの"詳細" タブに "手動進展" と表示され、各タスクが参加者の "My タスク" から削除されます。
- ステップをキャンセルした。送信されたタスクを含め、すべての参加者詳細イベントがキャンセルされます。各タスクの状態はイベントの"詳細"タブにキャンセル済みと表示され、各タスクが参加者の "My タスク" から削除されます。
- 送信されていない参加者の詳細イベントを進展させます。タスクの状態がイベントの"詳細"タブで "手動進展" と表示されます。およびタスクが参加者の My タスクから削除される。
ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで
"タスクの割当変更"
の権限を持つセキュリティ グループのメンバーは、サポートしているユーザーに対して、参加者の詳細イベントの割当を変更できます。ビジネス プロセス管理者は 、"タスクの割当変更"
を使用して、他のユーザーの代わりに参加者の詳細イベントの割当を変更することもできます。共同参加ステップの参加者は、"My タスク" アイテムの歯車アイコンを使用して、以下を実行できます。
- テナント委任設定に従って、別のユーザーに参加者の詳細イベントを委任する。委任元従業員が委任元従業員の代わりに作業していることを知らせるシステム通知が委任先に送信されます。
- タスクの割当を、共同参加ステップに対して設定されているセキュリティ グループ内の他のユーザーに変更してください。割当変更されたタスクの受信者は、そのタスクでタスクを受け取ります。ただし、コンテキスト依存により表示がセキュリティ保護されている他の参加者のみ表示できます。
共同参加ステップの参加者が参加者の詳細イベントを送信すると、そのイベントが参加者の My タスクの
"アーカイブ"
タブに表示されます。選択すると、参加者の詳細イベントの詳細ビューが表示されます。コントローラーまたは別のユーザーが、参加者の詳細イベントを進展させたり、参加者の管理イベントを送信した場合は、以下のように処理されます。
- すべての参加者が、My タスクの"アーカイブ"タブで、参加者の詳細イベントを表示できます。
- コントローラーは、進展された参加者の詳細イベントを "My タスク" の "アーカイブ"タブで表示できません。
ビジネス プロセス定義に共同参加ステップが含まれており、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで
"コメントを無効化"
オプションを有効にしている場合は、以下のようになります。
- 共同参加ステップまたは参加者の詳細イベントを送信すると、ビジネス プロセス ツールバーにコメントは表示されません。
- 参加者の詳細イベントの "アクティビティ ストリーム" コメントは表示されません。
"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス
" タスクとビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで "コメントを無効化"
設定が異なる場合、"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス
" タスクまたはビジネス プロセス セキュリティ ポリシーのいずれかに対して最後に行われた設定変更が適用されます。 。例: 2020 年 5 月 16 日に、
"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス
" タスクにアクセスし、"コメントを無効化"
チェックボックスをオフにします。2020 年 6 月 15 日に、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーにアクセスし、"コメントを無効化"
チェックボックスをオンにします。その後、2020 年 6 月 20 日に、"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス
" タスクでフィールドを編集しました。このタスクは最新に更新されているため、"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス
" タスクの "コメントを無効にする"
設定が考慮されます。つまり、無効化されたコメントは有効にされません。"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス
" タスクを変更した場合、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの監査証跡に 、"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクで行った変更が表示されません。同様に、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーを変更した場合、"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス" の変更
履歴には、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーに対する変更は表示されません。"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス
" タスクとビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの両方の監査証跡をレビューして、これらの設定に対して行われたすべての変更を確認することをお勧めします。