メインコンテンツにスキップ
ドキュメント
ドキュメント
Administrator Guide
最終更新: 2023-06-23
概念: ドライブ内のファイルとフォルダの管理

概念: ドライブ内のファイルとフォルダの管理

次の表は、以下の場合にドライブ内のファイルとフォルダに対して実行できる主なアクションをまとめたものです。
  • 適切な権限がある。
  • ドライブの設定時に、そのファイル タイプを管理することを選択しました。
  • ドライブはそのファイル タイプのアクションをサポートしています。
  • テナントでアプリケーション (Workday Slides や Workday Worksheets など) が使用可能である。
アクション
ノート
ファイルをアップロード
ファイルをワークシートのワークブックに変換
"新しい
アップロードを追加"
を選択するか、1 つまたは複数のファイルをドライブのページにドラッグします。
以下のすべての条件が存在している場合、ドライブはアップロードされたスプレッドシート タイプのファイルをワークブックに自動的に変換します。
  • テナントでワークシートが有効になっている。
  • "Worksheets"
     セキュリティ ドメインに属している必要があります。
  • ファイルのタイプが XLS、XLSX、CSV、または HTML である。
メディア (ビデオおよびパッケージ コンテンツ) ファイルをアップロードするには、Workday Media Cloud の合意事項の発注書にすでに署名し、
"Manage: Media"
 セキュリティ ドメインに属している必要があります。
アイテムをアップロードする際、ドライブでは自動的にウイルス スキャンが行われます。ウイルス スキャンは、インテグレーションからドライブに追加されたファイル、またはメディア ファイルには適用されません。
アップロード ファイル サイズの上限は 30 MB です。
Worksheets ワークブックの作成
ドライブで
"新しい
ワークブックを追加"
 を選択し、空白のワークブックを新規作成します。
Workday レポートから
"ワークシートにエクスポート"
 を選択して、Workday レポート データをエクスポートし、新しいワークブックを作成します。
以下の両方の条件が存在している場合に、このアクションを実行できます。
  • テナントでワークシートが有効になっている。
  • "Worksheets"
     セキュリティ ドメインに属している必要があります。
Workday Slides プレゼンテーションの作成
以下の両方の条件が満たされた場合に、
"新しい
プレゼンテーションの追加"
 を選択できます。
  • テナントでスライドが有効になっている。
  • "Slides"
     セキュリティ ドメインに属している必要があります。
Discovery Board の作成
以下の条件が満たされる場合は、
"新規
Discovery Board の追加"
 を選択できます。
  • "Discovery Boards: Create
    " セキュリティ ドメインに入力済みです。
通知テンプレートの作成
以下の両方の条件が満たされた場合、
"新しい
通知テンプレートの追加"
 を選択できます。
  • テナントで Notification Designer が有効になっている。
  • Notification Designer
     セキュリティ ドメインに属している必要があります。
Workday Docs ドキュメント テンプレートの作成
以下の両方の条件が満たされた場合、
"新しい
ドキュメント テンプレートの追加"
 を選択できます。
  • テナントで Workday Docs が有効になっている。
  • "Docs"
     および
    "Document Library"
     セキュリティ ドメインに属している必要があります。
アイテムのダウンロード
ダウンロードのオプションは、そのアイテム タイプに対してダウンロードが有効になっているかどうかによって異なります。
  • サポートされているアイテム タイプの場合、アイテムを選択して
    "ダウンロード"
    をクリックします。
  • ワークブック、スライド プレゼンテーション、通知テンプレートなどのアイテム タイプの場合は、アイテムを開いて
    "ファイル
    ダウンロード形式"
     を選択し、使用可能なファイル タイプから選択します。
  • ビューアーまたはプレビューアーがないアイテム タイプの場合は、アイテム名をダブルクリックするとダウンロードできます。
アイテムの表示をフィルタ
ホームページの左側にある表示のいずれかを選択してこれらのカテゴリのアイテムを表示するか、右上にある
"フィルタ"
 ボタンをクリックして追加のフィルタリング オプションを選択します。
"My ファイル"
 ビューは、単にユーザーが所有するアイテムを表示するフィルタであり、フォルダ構造は表示されません。このビューをドライブ アイテムの管理に使用することはお勧めしません。
リンク (URL) を使用したアイテムの共有
"共有
 " ダイアログで生成したリンクをユーザーに付与することで、一度に多くのユーザーとアイテムを共有できます。
ユーザーが共有ファイルにアクセスできるのは、
"Drive
" ドメインまたは "
View Drive File and Media"
 ドメインに属している場合のみです。また、共有するアイテムごとに、受信者がそのアイテム タイプのその他の必須ドメインに属していることを確認します。例: Worksheets のワークブックを共有する場合、共有する相手は
Worksheets
 ドメインに属している必要があります。
  1. ドライブ内のファイルを選択し、
    "共有"
    をクリックします。
  2. リンク共有
     オプションがまだ有効になっていない場合は、有効にしてください。リンク共有を使用できるようにするには、テナント設定を使用します。このオプションが表示されていない場合は、管理者に問い合わせて、このオプションが有効であることを確認してください。
  3. 権限レベルを選択します。リンクを使用してファイルにアクセスするすべてのユーザーが、このレベルのファイルへのアクセス権限を持つことになります。
  4. "リンクのコピー"
    をクリックします。ファイルを共有する相手にこの URL を提供します。
リンク共有を使用する場合は、以下を考慮してください。
  • ドライブでは、Discovery Board を除くすべてのドライブ ファイル タイプでリンク共有がサポートされています。リンクを使用してフォルダを共有することはできません。
  • リンクを使用してアイテムを共有すると、アイテムが
    "All Users"
     セキュリティ グループと共有されるようになります。関連アプリケーションにアクセスできるユーザーであれば、URL を引き継がなければアイテムにアクセスできます。
  • 個々のユーザーとの共有とは異なり、リンクを使用してファイルを共有する場合は通知が送信されません。アイテムを共有したことを他のユーザーに通知できます。たとえば、Worksheets ワークブックをグループと共有している場合、そのグループへのリンクを E メールで送信できます。
  • ドライブでは、リンクを使用して共有したファイルでは、"
    アクセスできる
     ユーザー" アバターの横に "
    リンク
     " アイコンが表示されます。アイコンまたはアバターをクリックして、
    "共有
     " ダイアログを開くことができます。
  • 他のユーザーからリンクが送信されてファイルが共有されている場合、その共有ファイルはドライブにも検索結果にも表示されません。"
    共有"
     ダイアログの "
    個人と共有"
     領域を使用してファイルを共有した場合のみ、そのファイルがドライブまたは検索結果に表示されます。
  • 後でアイテムの権限レベルを変更した場合、アクセスのレベルはすぐに更新されます。例: 最初は "編集" 権限レベルを設定し、リンクを Cara に提供していました。Cara はファイルを編集しています。リンク共有権限レベルを "表示" に変更すると、Cara の権限がただちに変更され、ファイルを編集できなくなります。
  • "
    共有
     " ダイアログの
    "個人と共有"
     領域の個別ファイル共有設定は、リンク共有をオフにしても、アクティブのままになります。
  • アイテムにリンク共有を使用し、そのアイテムを個々のユーザーまたはグループとも共有する場合、個人には可能な限り最高の権限レベルが取得されます。例: Vibi とファイルを個別に共有し、彼女に表示権限を付与します。リンク共有も使用しており、権限レベルを "編集" に設定しています。Vibi はこのファイルの "編集" 権限を持っています。後でリンク共有をオフにした場合、Bbi には個別に指定した表示権限が引き続き付与されます。
  • リンク共有を使用して、実装者ユーザーとファイルを共有することはできません。
セキュリティ グループとアイテムを共有する
"共有
 " ダイアログでセキュリティ グループ名を入力すると、ユーザーのグループでアイテムを共有できます。"ドライブのグループ
共有の設定" タスクで、各ドライブ アイテム タイプのグループ
 共有を有効にします。
ユーザーが共有ファイルにアクセスできるのは、
"Drive
" ドメインまたは "
View Drive File and Media"
 ドメインに属している場合のみです。また、共有するアイテムごとに、受信者がそのアイテム タイプのその他の必須ドメインに属していることを確認します。例: Worksheets のワークブックを共有する場合、共有する相手は
Worksheets
 ドメインに属している必要があります。
  1. ドライブ内のアイテムを選択し、
    "共有"
    をクリックします。
  2. "グループと共有"
     領域において、
    "権限"
     ドロップダウン メニューでアイテムの権限レベルを選択します。
  3. "共有グループ"
     領域に、アイテムを共有するグループの名前を入力します。
  4. (任意) アイテム所有者の場合、
    "詳細設定"
     をクリックして、編集ユーザーがファイルを共有できるようにするかどうか、また、コメント入力権限を持つユーザーと表示権限を持つユーザーがアイテムのコピーや印刷/ダウンロードを許可できるかどうかを選択できます。メディア (ビデオ) ファイルでは、
    "テナント設定の編集 - システム"
     タスクの適切な設定を使用して、所有者がコピーやダウンロードを許可する機能を有効または無効にすることができます。
フォルダの共有では、以下の特別な考慮事項が適用されます。
  • フォルダの編集権限を付与したすべてのユーザーは、コントリビュータの権限を追加、削除、変更できます。
  • フォルダを共有しているすべてのユーザーは、フォルダ内のファイルをダウンロード、コピー、印刷できます。
セキュリティ グループと共有する場合は、以下を考慮します。
  • ドライブでは、フォルダを含むすべてのドライブ アイテム タイプについて、セキュリティ グループとの共有がサポートされています。
  • 個人のユーザーとの共有とは異なり、グループとアイテムを共有する場合は通知が送信されません。アイテムを共有したことを他のユーザーに通知できます。たとえば、Worksheets ワークブックをグループと共有している場合、そのグループへのリンクを E メールで送信できます。
  • "共有"
     ダイアログの
    "アクセスできるユーザー
     " タブで、グループ共有ファイルにアクセスできるグループ (およびアクセスのレベル) を表示および管理できます。
  • グループの所属資格を取得または失効した場合、そのグループと共有されたアイテムへのアクセス権が自動的に取得または失われます。これらはドライブに表示されます。
  • アイテムにリンク共有を使用し、グループともアイテムを共有する場合、グループ メンバーに最大の権限レベルが取得されます。例: Vibi がメンバーである "マネージャ" グループとファイルを共有し、そのグループに "表示" 権限を付与します。リンク共有も使用しており、権限レベルを "編集" に設定している。Vibi はこのファイルの "編集" 権限を持っています。後でリンク共有をオフにした場合、B両方には、"マネージャ" グループに指定した "表示" 権限が引き続き付与されます。
  • 通常、ファイルを共有するグループは、次の場合を除き、ファイル内のすべてのデータを表示できます。
    • Discovery Board では、行レベルのセキュリティが適用され、グループにはアクセス権のあるデータのみが表示されます。
    • ワークブックでは、コンテンツを非表示にできますが、ワークブックのコピーを許可した場合、ユーザーはワークブックのコピー後にコンテンツの非表示を解除できます。
個々のユーザーとアイテムを共有する
ドライブ内のアイテムは、個々のユーザーと共有できます。個々のユーザーと共有: 個人に対して特定の権限レベルを設定できます。
ユーザーが共有ファイルにアクセスできるのは、
"Drive
" ドメインまたは "
View Drive File and Media"
 ドメインに属している場合のみです。また、共有するアイテムごとに、受信者がそのアイテム タイプのその他の必須ドメインに属していることを確認します。例: Worksheets のワークブックを共有する場合、共有する相手は
Worksheets
 ドメインに属している必要があります。
  1. ドライブ内のファイルを選択し、
    "共有"
    をクリックします。
  2. "個人と共有" 領域の "権限
    "
     ドロップダウンで、アイテムの権限レベルを選択します。
  3. "個人と共有"
     領域で、アイテムを共有するユーザーの名前を入力します。
  4. (任意) 共有しているユーザーへのメッセージを入力します。このメッセージは、
    "OK"
    をクリックした後にユーザーが受信する Workday 通知に表示されます。
  5. (任意) アイテムの所有者は、
    "詳細設定"
     をクリックして、編集権限を持つユーザー、コメント入力権限を持つユーザー、表示権限を持つユーザーに対して、より具体的な共有設定を割り当てることができます。次のオプションは、フォルダには適用されません:
    • フォルダの編集権限を付与したすべてのユーザーは、コントリビュータの権限を追加、削除、変更できます。
    • フォルダを共有しているすべてのユーザーは、フォルダ内のファイルをダウンロード、コピー、印刷できます。
個々のユーザーと共有する場合は、以下を考慮します。
  • ドライブでは、すべてのドライブ ファイル タイプについて、個々のユーザーとのファイルの共有がサポートされています。個々のユーザーとフォルダを共有することもできます。
  • アイテムにリンク共有を使用し、個々のユーザーまたはグループともアイテムを共有する場合、そのユーザーに最大の権限レベルが取得されます。例: ファイルを Bill と個別に共有し、彼女に表示権限を付与します。リンク共有も使用しており、権限レベルを "編集" に設定している。Vibi はこのファイルの "編集" 権限を持っています。後でリンク共有をオフにした場合、Bbi には個別に指定した表示権限が引き続き付与されます。
  • 後でアイテムの権限レベルを変更した場合、アクセスのレベルはすぐに更新されます。例: 最初、ファイルを編集している Cara に最初に "編集可能" 権限を付与していました。権限レベルを "表示" に変更すると、Cara の権限がすぐに変更され、ファイルを編集できなくなります。
  • アイテムを共有すると、ユーザーは Workday 通知と E メールを受け取ります (E メール通知が有効になっている場合)。
  • 通常、ファイルを共有しているユーザーは、次の場合を除き、ファイル内のすべてのデータを表示できます。
    • Discovery Board では、セキュリティが適用され、ユーザーにはアクセス権のあるデータのみが表示されます。
    • ワークブックの場合は、コンテンツを非表示にできますが、ワークブックをコピーできるようにした場合、ユーザーはワークブックをコピーした後にコンテンツの非表示を解除できます。
ファイルを編集
ファイル名をダブルクリックすると、ファイルが開き、編集されます。
ビデオの場合は、以下のようになります。
  1. ファイルをダブルクリックして、
    "メディアの表示
     " ページを開きます。
  2. "メディアの編集" を
    クリックします。
以下の条件が存在する場合、
"メディアの編集"
 ボタンはビデオ (パッケージ コンテンツではない) に対して表示されます。
  • "Manage: Media"
     セキュリティ ドメインに移動しています。
  • 自分がビデオの所有者であるか、編集を許可した所有者です。
アイテムの移動
アイテム名を右クリックして、
"移動
" を選択します。次にファイルを配置する場所に移動します。
アイテムのコピー
"ドライブ" のユーザー インターフェイスでファイルをコピーする場合、デフォルトのコピー先は元のファイルの場所です。"コピー" ダイアログから別の場所に移動できます。Worksheets のユーザー インターフェイスからワークブックを、Slides からプレゼンテーションをコピーするなど、インテグレーション アプリケーションの 1 つからアイテムをコピーする場合、デフォルトの移動先はドライブに表示されるものとは異なる場合があります。
アイテムの名前を変更
アイテム名を右クリックして、
"名称の変更"
を選択します。
ビデオ ファイルの場合
  1. ファイルをダブルクリックして、
    "メディアの表示
     " ページを開きます。
  2. "メディアの編集" を
    クリックします。
  3. 鉛筆 (名前を変更) アイコンをクリックしてファイルの名前を変更します。
以下の条件が存在する場合、
"メディアの編集"
 ボタンはビデオ (パッケージ コンテンツではない) に対して表示されます。
  • "Manage: Media"
     セキュリティ ドメインに移動しています。
  • 自分がビデオの所有者であるか、編集を許可した所有者です。
ドライブ内のアイテムの名前を変更すると、ファイル名が更新されます。
  • ドライブ。
  • ユーザーが共有リンクを使用してアイテムをオープンした場合、またはドライブで直接アイテムがオープンされた場合。
ヘルプ記事内で、ドライブ ファイルを添付するか、ドライブ ファイルからのリンクを追加してからファイルの名前を変更すると、ファイルは名前の変更後も正しく開きます。名前を変更したファイルと一致するように
"テキスト"
 フィールドの値を更新することをお勧めします。例:
  1. 記事内で、
    "リンクの挿入"
     を使用してドライブ内のファイルにリンクするか、"メディアの挿入" または
    "ドライブからの
    ファイル選択"
     を使用してドライブ ファイル
    "2022 年の結果"
     を記事に添付します。
    "テキスト
     " フィールドに「
    2022 結果」
    と入力します。
  2. ドライブ内のファイルの名前を
    「2023 結果」
    に変更します。
  3. "ヘルプ記事ワークスペース" で記事に移動し、記事の
    "編集"
     を選択して、
    "テキスト"
     フィールドの値を
    「2023 結果」
    に更新します。
アイテムを置き換える
アイテムを選択し、
"置換"
をクリックします。 - 置換ファイルに移動します。
置換アクションを実行しても、共有権限とファイルへのリンクが保持されます。元のファイルを開いたリンクをユーザーが選択すると、代わりに差替ファイルが開きます。
現在、ドライブでは置換用に以下のファイルをサポートしていません。
  • Discovery Board
  • ドキュメント テンプレート
  • メディア ファイル (ZIP、SCORM、ビデオ/音声ファイル)
  • 通知テンプレート
  • スライド
  • Worksheets のワークブックとテンプレート
この新機能を使用する際は、以下を考慮してください。
  • 置き換えられたファイルでは、ドライブに元のファイルは保存されません。
  • XLSX ファイルや CSV ファイルを Worksheets ワークブックに変換するなど、ドライブによって Workday ファイルに自動的に変換されるファイル タイプでは、置き換えられた新しいファイルには変換されません。
  • 置換ファイル タイプは、元のファイル タイプと同じである必要があります。
  • 置換アクション中にファイルの名前を変更できます。
  • 置換アクションを取り消すことはできません。
  • ヘルプ記事内で、
    "メディアを挿入" または "ファイルを
    ドライブから選択"
     を使用してドライブ ファイルを記事に添付した場合、ドライブで添付ファイルが新しいファイルに置き換えられることはありません。添付ファイルは、元のドライブ ファイルの
    コピー
     です。記事を編集し、元のファイルではなく、置換したファイルを記事に挿入する必要があります。
  • ヘルプ記事で、
    "リンクを挿入"
     を使用してドライブ ファイルにリンクを追加すると、ファイルは置き換えられた後も正しく開きます。置換時にファイルの名前を変更した場合は、置換したファイル名に対応するように
    "テキスト"
     フィールドの値を更新することをお勧めします。
"ごみ箱
 " フォルダへ移動して、ごみ箱から復元する
"ドライブ" ホーム ページでファイルまたはフォルダを右クリックし、"
削除"
 を選択して
"ごみ箱"
 フォルダに移動します。アイテムをごみ箱に移動した後は、たとえば、アイテムを共有していた場合でも、他のユーザーがそのアイテムにアクセスできなくなります。
アイテムを復元するには、ドライブのホーム ページで
ごみ箱
 アイコンを選択します。項目がある行を選択し、
アイコン
 をクリックします。復元されたアイテムは、"ドライブ ホーム" ビューに配置されます。
他のユーザーが共有したアイテムを削除すると、共有ユーザーのリストから自分自身が削除されます。このアイテムはファイル ビューで表示されなくなり、
"ごみ箱"
にも表示されません。
アイテムを恒久的に削除
指定したユーザーが所有しているドライブ アイテムを最大 1,000 件完全に削除できます。
"ドライブ ファイルの恒久的な削除
 " タスクにアクセスします。
個々のファイルまたはフォルダの所有権を移転
所有権を移転する相手とすでにアイテムが共有されていることを確認してください。次に、"アイテム
の共有"
 を選択し、そのユーザーの権限のドロップダウン リストで
"所有権の移転"
 を選択します。
所有権を移転した場合、以下のようになります。
  • 権限レベルが "編集可能"に変更されます。
  • 新しいオーナーは、ユーザーへのアクセス権を削除できます。
  • 移動済アイテムが Worksheets ワークブックの場合は、以下のようになります。
    • 保護範囲を編集できなくなります。
    • Worksheets では、既存のライブ データの更新スケジュールがすべてキャンセルされます。新しいオーナーが新しいスケジュールを作成する必要があります。
ドライブと統合される一部の製品では、所有権の移転は許可されていません。
個人ユーザー (グループではない) のみがドライブでアイテムを所有できます。
最大 1,000 のファイルとフォルダの所有権を別のユーザーに移す
"ドライブ アイテムの所有権の移転
 " タスクにアクセスします。
ナビゲーション ペインのカスタマイズ
"設定
 " アイコンをクリックして、以下を行います。
  • アイテムをリストの一番上にドラッグして、ドライブのデフォルトの (ホーム ページ) ビューを割り当てます。Workday にサインインし、ドライブに移動すると、新しいデフォルト ビューが表示されます。アイテムを開いてからドライブに戻ると、ドライブには最後に使用したビューが表示されます。
  • ナビゲーション ペインの標準フィルタを目的の位置にドラッグして並べ替えたり、アイテムを
    "非表示のメニュー アイテム"
     リストにドラッグして非表示にしたりします。
  • "フォルダを追加"
     リンクをクリックして、すばやくアクセスできるように、ナビゲーション ペインに 1 つ以上のフォルダを追加します。表示されるフィルタ リストに最大 10 個のフォルダ、
    "非表示メニュー アイテム
     " リストのアイテムを含めて合計 100 個のフォルダを追加できます。
ドライブ アイテムからユーザー プロファイルに移動
以下のリンクをクリックします。
  • "情報" ダイアログの
    "オーナー"
    、
    "作成者"
    、
    "最終更新日"
     フィールド。
  • "共有" ダイアログ
    の "アクセスできるユーザー
     " フィールド
該当するユーザーがアイテムを表示しているユーザーと同じ場合、ユーザー情報は通常のテキストとして表示されます。
右ペインの折り畳みまたは展開
右ペイン分割の矢印アイコンをクリックします。