FAQ: 仮想クラスルームと Microsoft Teams および ズームとのインテグレーションにおける出席ステータスの同期について

Microsoft Azure ポータルで、新しいアプリケーションに
"OnlineMeetingARTifact.Read.All
" API 権限を付与します。
"テナント設定の編集 - HCM"
タスクの
"ラーニング"
セクションにアクセスします。
"仮想クラスルーム インテグレーションを選択
" プロンプトから、使用する Microsoft Teams インテグレーションを選択します。
以下のフィールドに値を入力します。
出席の最低パーセント
一部出席の最低パーセント
"仮想クラスルームにおける欠席の追跡
" チェックボックスをオンにします。

サーバー間の OAuth アプリケーションに以下の適用範囲を追加します。
meeting:read:list_past_participants:admin
meeting:read:list_past_instances:admin
"テナント設定の編集 - HCM"
タスクの
"ラーニング"
セクションにアクセスします。
"仮想クラスルーム インテグレーションを選択"
プロンプトから、使用する ズーム インテグレーションを選択します。
以下のフィールドに値を入力します。
出席の最低パーセント
一部出席の最低パーセント
"仮想クラスルームにおける欠席の追跡
" チェックボックスをオンにします。

"テナント設定の編集 - HCM"
タスクで以下のフィールドの値にゼロを入力します。
出席の最低パーセント
一部出席の最低パーセント
"仮想クラスルームにおける欠席の追跡
" チェックボックスがオンになっていないことを確認します。

登録済み受講者自身が Microsoft Teams や 端数処理のミーティングに参加しない場合は、管理者が

"成績評価と出席ステータスの管理"

タスクを使用して出席ステータスを手動で追加する必要があります。

管理者が

"出席ステータス"

または

"総合出席

ステータス" フィールドに値を手動で入力した場合、それらの値は自動的に更新されません。

このセクションには、Microsoft Teams または View のリンクを使用して該当する仮想クラスルーム レッスンに出席した受講者のすべてのレコードが表示されます。出席ステータスが

"登録済"

セクションで

"未入力"

と表示された場合、講師は

"インテグレーションの出欠レコード"

セクションの情報を使用して出席ステータスを確認し、手動で入力する必要があります。

Microsoft Teams と ズームによって
、"出席者の表示名"
と
"出席者の出席時間 (分)"
の詳細が Workday に送信されます。
Workday により
、"出席者の出席率"
と
"自動マッチング" の
詳細が管理されます。
Workday では Microsoft Teams や View から受講者の E メール アドレスの詳細も受け取りますが、この個人情報はバックグラウンドで非公開として保持されます。

外部受講者が仮想クラスルーム レッスンに登録していないものの、転送された Microsoft Teams または ズームのリンクを使用してレッスンに出席した場合、外部受講者の氏名、出席率、出席時間は

"インテグレーションの出欠レコード"

セクションに表示されますが、

"登録済"

セクションには表示されません。セクション

受講者がコース オファーに登録し、Microsoft Teams または View のリンクを使用して出席した場合、受講者の E メール アドレスと出席ステータスのデータが Microsoft および View から取得されます。Workday アカウントの主勤務先 E メールがこの E メールと一致するかが確認され、その結果に応じて以下の処理が行われます。

一致した場合は、
"自動マッチング"
列の下にあるチェックボックスがオンになり、
"一致"
としてマークされます。
一致しない場合は、
"自動マッチング"
列の下にあるチェックボックスがオフになり、
"不一致"
としてマークされます。

受講者がミーティングに参加した時間が全体の 1% 未満の場合は、出席率は自動的に 1% になります。
受講者がミーティングに参加した時間が全体の 1% を超える場合は、出席率は実際の値のままで、切り上げや切り捨ては行われません。

"コース オファーの管理

" 取消イベントを実行すると、インテグレーションが開始されます。取消イベント内でインテグレーション プロセス イベントが失敗すると、インテグレーションにより Microsoft Teams のテナントにおけるミーティング詳細が更新されないため、Microsoft Teams のミーティングは Workday と Microsoft Teams の間で非同期になります。この問題を修正するために

"コース オファーの

編集" タスクにアクセスしてレッスンを編集すると、ビジネス プロセスによってインテグレーションが実行されます。失敗した ズーム インテグレーション プロセス イベントも同様です。

Workday では、電話番号を使用した出席者の対応付けは行っていません。E メール アドレスではなく電話番号を使用してミーティングに参加した出席者を、該当する仮想クラスルーム レッスンの登録済み受講者に対応付けることはできません。

Microsoft インテグレーションには、Microsoft Entra 内のユーザーである講師のみを使用します。Workday インテナントには、Workday テナント内の講師のみを使用してください。これは Microsoft と ズームとの制限であり、Workday で制御できるものではありません。

"Virtual Classroom Attendance Record"

レポート データ ソースをフィルタして、特定の氏名と出席ステータスのレコードを表示できます。

"個人データの消去

" タスクでこれを使用すると、以下を消去できます。

仮想クラスルーム レッスンでの表示名と E メール アドレス。
対応していない受講者のデータ。新しい
"Virtual Classroom Attendance Record"
ビジネス オブジェクトを使用してカスタム レポートを作成します。

受講者が

"登録済"

セクションに表示されていても、その

出席ステータス

が

"未入力"

としてマークされている場合、出席時間は記録されず、

"自動マッチング"

列はオフのままになります。これは、その受講者の E メールが、本人の Workday アカウントにリストされている勤務先 E メールと一致しないことを意味しています。個人の E メール ID を使用して出席したため、

"インテグレーションの出欠レコード"

セクションには、計算された

"出席時間"

と

"出席者の出席率"

が含まれるこの受講者のレコードが表示されます。Workday で、該当する仮想クラスルーム レッスンに関するすべての受講者レコードを抽出する際に、この受講者のレコードも含まれます。個人の E メール ID が使用されているため、

"自動マッチング"

列は空白になっています。そのため、講師または管理者は、受講者の出席ステータスを手動で確認して入力する必要があります。

受講者が

"登録済"

セクションに表示されていても、その受講者の

"出席ステータス"

が

"未入力"

としてマークされている場合、その受講者における出席時間は記録されず、

"自動マッチング"

列はオフのままになります。これは、Workday に登録済みの勤務先 E メールと一致しないことを示します。

"インテグレーションの出欠レコード"

セクションに、その受講者のレコードは表示されません。受講者は、携帯電話の Microsoft Teams や ズームのリンク、または別の表示名で Teams や View モバイル アプリケーションを使用して仮想クラスルーム レッスンに出席した可能性があります。講師または管理者は、受講者が使用した表示名を確認し、出席ステータスを手動で入力する必要があります。これにより、Microsoft Teams または View にサインインしないで、仮想クラスルーム レッスンにゲスト ユーザーとして出席する受講者がカバーされます。

期限はありませんが、出欠の追跡に関する問題を回避するためにも、仮想クラスルーム レッスンの開始予定時刻の少なくとも 24 時間前までにスケジュールを変更することをお勧めします。

ベスト プラクティスとして、出席ステータスの追跡に関する問題を回避するためにも、以前に生成された View または Microsoft Teams のミーティング URL を再利用することはお勧めしません。

すでにレッスン レベルで講師を追加している、仮想クラスルームの講師主導型レッスンを含む既存のコース オファーの場合、レッスンのタイトルまたは説明に多少の変更を加えて、Microsoft Teams インテグレーションがトリガされ、新しい変更が選択されるようにする必要があります。講師に共同組織者権限を付与するため、例: タイトルに引用符などの特殊文字を追加します。

休憩室のボタンは、Microsoft Teams アプリでのみ使用できます。ブラウザで Microsoft Teams にアクセスした場合は使用できません。

コース オファーの作成時または編集時に、Microsoft Entra に登録済みの講師を Microsoft Teams インテグレーションの共同開催者として設定できます。 Microsoft Entra に登録されていないユーザーにプレゼンテーション ロールまたは共同開催者ロールを割り当てることは、Microsoft では現在サポートされていません。

ズームインテグレーションを使用した仮想クラスルーム レッスンのホストは常に受講者です。コース オファーの作成時または編集時に、任意の講師を ズーム内のユーザーである場合は、ズーム インテグレーションの共同ホストまたは代替ホストとして設定できます。ミーティング中に誰かをホストとして指定するには、ズーム アプリケーションで

"共同ホスト"

オプションをオンにする必要があります。

はい。ズーム アカウントごとに一意のインテグレーション システムを作成する必要があります。インテグレーション システムの "アカウント ID" フィールドは、個々の ズーム アカウントを参照します。

いいえ。参加者を認証するには、ズーム コンソールで

"認証されたミーティング参加者と Web セミナー出席者のみがミーティングと Web セミナーに参加できる"

オプションを有効にする必要があります。また、インテグレーションのすべてのユーザーがグループに属していることを確認してください。例: インテグレーション システムおよびすべての講師のデフォルト メールボックス。

Microsoft では現在、グラフ API の一部として休憩室からの出席者データをサポートしていません。これは、このインテグレーションによって使用されます。この制限により、受講者が休憩室で費やした時間数について、Microsoft から詳細を受け取ることはありません。  例:

バッチ ジョブの実行後に、完了した仮想クラスルーム レッスンに関する出席ステータスの詳細のみを Microsoft Teams と ズームから受け取ります。ジョブは 1 時間ごとに実行されますが、4 時間にわたって終了した Microsoft Teams および ズーム ミーティングの出席ステータス データは、インテグレーション実行にのみ記録されます。

次の式を使用して、受講者の "出席ステータス" を計算します。