概念: カレンダー メッセージ テンプレート
Workday のカレンダー メッセージ テンプレートを使用すると、受講者や講師がラーニング イベントに対して受け取る通知をカスタマイズできます。重要な情報を一貫して効率的に伝え、ラーニングをより快適に行えるようにします。また、通知プロセスを自動化することで、管理者の時間を節約できます。テンプレートはわかりやすいメッセージを提供することで、より積極的で効果的なラーニング エクスペリエンスを支援します。
Workday ではテナント レベルでのメッセージ テンプレートの設定が可能になり、Microsoft Outlook および Google カレンダーのインテグレーションから生成されたすべての E メール招待状に適用されます。テンプレート用のデフォルト メッセージも用意されています。テンプレートをカスタマイズして、E メールの件名と本文に特定の情報を表示できます。講師と受講者の両方に同じテンプレートが使用されます。
Workday では、さまざまな言語で E メール テンプレートを作成できます。コース オファーの指定の言語で受講者にカレンダー招待状を送信するには、以下を行う必要があります。
- コース オファーの言語は 1 つだけ指定してください。
- テナント内のカレンダー インテグレーションでメッセージ テンプレートの翻訳を有効にしてください。
- コース オファーの言語でメッセージ テンプレートを作成します。
レポート フィールドはコース オファーの言語に翻訳されません。サポートされている言語ごとに個別のコースを作成し、ラーニング カレンダー メッセージの翻訳テンプレートを作成する際に翻訳済コースを選択することをお勧めします。
メッセージ テンプレートを設定するまでは、Microsoft Outlook と Google カレンダーのインテグレーションは実行されないため、空のカレンダー招待状を受講者に送信できません。
インテグレーションを Microsoft Outlook から Google、またはその逆に変更した場合、カレンダー メッセージ テンプレートの再設定は必須になりません。
カレンダー メッセージ テンプレートのタイプ
ラーニング イベントがスケジュールされるか変更されると、適切なテンプレートを使用してカレンダー招待状が生成され、関連する参加者に送信されます。Workday には、さまざまなラーニング シナリオに対応するために、さまざまなタイプのカレンダー メッセージ テンプレートが用意されています。
- クラスルーム: 受講者が対面クラスルーム レッスンで登録または登録解除を行った場合、およびラーニング管理者が対面クラスルーム レッスンの登録をキャンセルした場合、このテンプレートがトリガされます。このテンプレートは、対面のクラスルーム レッスンが指定されているコース オファーを編集する際にもトリガされます。
- 仮想クラスルーム: 受講者が仮想クラスルーム レッスンを含む登録を正常に登録または登録解除し、ラーニング管理者が仮想クラスルーム レッスンを含む登録をキャンセルした場合に、このテンプレートがトリガされます。仮想クラスルーム レッスンが指定されているコース オファーを編集する際にも、このテンプレートはトリガされます。
- キャンセル: このテンプレートは、コース オファーがキャンセルされた場合にのみトリガされます。
イベントの時間、場所、講師情報などの関連詳細を含めるように各テンプレートをカスタマイズできます。
カレンダー招待を辞退しても、学生はコース オファーから登録解除されません。学生は Workday のコース オファーから手動で登録を解除する必要があります。
"コース オファーの編集
" タスクで以下のフィールドを更新すると、クラスルームまたは仮想クラスルームのメッセージ テンプレートがトリガされます。
- その他の情報
- 臨時の開催地名
- 臨時の開催地の住所
- 臨時の開催地部屋
- 説明
- 終了日
- 講師
- レッスンの順序
- ログイン詳細
- このレッスンを必須にする
- パスワード
- タイムゾーン
- タイトル
- 開始日
- 仮想クラスルーム URL
例: 受講者が仮想クラスルーム レッスンの登録を解除すると、
"件名"
に "キャンセル" が追加されたカレンダー招待状が送信され、E メールの " 本文"
には仮想クラスルーム レッスンの情報セットが表示されます。メッセージ テンプレートに計算フィールドを使用している場合は、ラーニング カレンダー インテグレーションのインテグレーション システム ユーザー (ISU) に、計算フィールドへのアクセス権があることを確認してください。ISU にどのフィールドにもアクセス権がない場合は、受講者と講師に送信される E メールには表示されません。カレンダー メッセージ テンプレートにカスタム計算フィールドを使用する場合は、ラーニング管理権限を持つ "講師主導型コース オファー レッスン" ビジネス オブジェクトに計算フィールドを作成する必要があります。
新規および更新されたカレンダー メッセージ テンプレート
新しいテンプレートは、新規のコース オファーにのみ適用されます。コース オファーを更新した場合のみ、既存のコース オファーに新しいテンプレートが適用されます。
コース オファーの編集時に、更新されたテンプレートがコース オファーに適用されます。また、コース オファーの更新時に、更新されたテンプレートが既存の受講者と講師に E メールで送信され、テンプレートの更新後に登録または登録解除を行った受講者には送信されません。