設定の考慮事項: 外部フォーム I-9 の記録

このトピックの内容を、外部フォーム I-9 のレコードの設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。

設定する理由

Workday のその他の部分への適合

下流への影響と製品間インタラクション

セキュリティ要件およびビジネスプロセスの設定

実装前に考慮しておく質問事項と制限事項

設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。

機能の概要

Workday の外部で作成されたフォーム I-9 から重要なデータと添付ファイルをインポートし、外部フォーム I-9 の記録を作成できます。これらのレコードを使用して重要なデータを表示し、コンプライアンス目標を容易に達成できます。外部フォーム I-9 のレコードの米国雇用確認ステータスは常に " 外部レコード"
になります。

業務上のメリット

レガシーシステムから紙のフォーム I-9 およびフォーム I-9 を Workday にアップロードして、データをより詳細に表示する。

タスクまたは Web サービスを介して外部フォーム I-9 データを入力およびアップロードできる柔軟性。

ユースケース

以下のソースからのフォーム I-9 があり、データを Workday に転送する必要があります。

紙

旧システム

考慮すべき質問事項

質問	考慮事項
Workday 外で作成されたフォーム I-9 からデータをインポートするために、タスクまたは Web サービスを使用することができますか？	それは、手持ちのフォーム I-9 の数量によって異なります。Web サービスはデータを一括入力するのに適していますが、タスクは少量のデータを入力するのに適しています。

推奨事項

影響はありません。

要件

以下のビジネスプロセスセキュリティポリシーで、以下の開始アクションを設定する必要があります。

"Complete Form I-9" ビジネスプロセスの "Complete Record of External
Form I-9"

"Complete Form I-9 Section 3" ビジネスプロセスの "Complete Record of External
Form I-9 Section 3"

制限事項

外部フォーム I-9 のレコードを修正することはできませんが、以下のイベントを訂正することは可能です。

フォーム I-9 の記入 - 外部レコード

フォーム I-9 セクション 3 を記入 - 外部レコード

テナント

影響はありません。

セキュリティ

"Onboarding" 業務分野の以下のドメイン

ドメイン	考慮事項
検証: I-9 フォーム	以下のレポートへのアクセスを許可します。フォーム I-9 の監査証跡フォーム I-9 の有効期限が切れるドキュメントがある米国の社員
Worker Data: I-9 Forms	"米国の雇用確認ステータスの表示" レポートへのアクセス権を付与します。

ビジネスプロセス

"Onboarding" 業務分野の以下のビジネスプロセス

ビジネスプロセス	考慮事項
"Onboarding" 業務分野の"Complete Form I-9" 。	Workday 外で作成されたフォーム I-9 からセクション 1 とセクション 2 の重要な情報を手動で入力できるタスクを保護します。
"Personal Data" 業務分野の"Complete Form I-9 Section 3"	Workday 外で作成されたフォーム I-9 からセクション 3 の重要な情報を手動で入力できるタスクを保護します。

レポート

外部フォーム I-9 のレコードは、以下のようなレポートに表示されます。

レポート	考慮事項
フォーム I-9 の監査証跡	1 つ以上の組織、事業地、施設、または従業員について、Form I-9 ビジネスプロセスの監査証跡が表示されます。詳細には、ビジネスプロセスの開始日、開始者、個々のビジネスプロセスのステータスが含まれます。
フォーム I-9 ドキュメントが有効期限切れの米国社員	セクション 2 とセクション 3 のドキュメントが期限切れで、更新が必要な米国社員が表示されます。
米国の雇用確認ステータスの表示	社員の雇用確認ステータスを表示します。

インテグレーション

Web サービス	考慮事項
外部フォーム I-9 のレコードの訂正	外部フォーム I-9 のレコードを訂正できます。情報の訂正に Web サービスを使用して添付ファイルを追加するには、部分的なデータ同期を使用する必要があります。添付ファイルを置き換えたり削除したりするには、完全なデータ同期を使用する必要があります。
外部フォーム I-9 セクション 3 のレコードの訂正	外部フォーム I-9 セクション 3 のレコードを訂正できます。情報の訂正に Web サービスを使用して添付ファイルを追加するには、部分的なデータ同期を使用する必要があります。添付ファイルを置き換えたり削除したりするには、完全なデータ同期を使用する必要があります。
外部フォーム I-9 の取得	外部フォーム I-9 のレコードを取得します。
外部フォーム I-9 セクション 3 の取得	外部フォーム I-9 セクション 3 のレコードを取得します。
外部フォーム I-9 ソースの取得	外部フォーム I-9 のレコードのソースを取得します。
外部フォーム I-9 の入力	外部フォーム I-9 のレコードを作成または更新します。
外部フォーム I-9 セクション 3 の入力	外部フォーム I-9 セクション 3 のレコードを作成または更新します。
外部フォーム I-9 ソースの入力	外部フォーム I-9 のレコードのソースを作成または更新します。