設定の考慮事項: 候補者への通知
このトピックを、候補者への通知の設定と使用をプランニング際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
リクルーターが候補者に E メール通知を送信できるよう、事前定義されたメッセージ テンプレートを作成できます。リクルーティング マーケティング情報や特定の職務に関する通知を送信できます。
業務上のメリット
候補者のリクルーティング通知を設定すると、以下のことが可能になります。
- リクルーター コントロールの強化例: 一般的な却下メールを使用する代わりに、不採用候補者にパーソナライズされたノートを送信することで、将来の応募を促すことができます。
- ブランドと法的な一貫性の確保例: EU の候補者には GDPR に準拠した言語、他の管轄区域には代替バージョンなど、承認済みの地域固有のメッセージ テンプレートを使用します。
- 候補者のエクスペリエンスの向上例: メッセージを送信する前にレビューすることで、メッセージの重複を防ぎ、候補者が採用チームから明確で一貫したコミュニケーションを受け取ることができるようになります。
- データ入力エラーの排除例:統合フィールドを使用して、候補者名、ジョブ名、その他の重要な詳細が自動入力されるため、機密性の高い E メールにタイプミスや誤った情報が含まれるリスクを軽減できます。
- 一括アクションによる効率性の向上例:候補者グリッドからの単一のアクションで調達依頼のクローズについてすべての応募者に通知する場合。これにより、コミュニケーションが簡素化され、管理時間を節約できます。
ユース ケース
候補者通知は以下の目的で使用できます。
- ソーシングと見込み客
- Invite to Apply例: 特定の職務補充依頼に関する直接リンクを1 人の潜在能力が高いプロスペクトに送信したり、候補者のリストを一括で招待したりして応募を促します。1 人以上の候補者に職務への応募を勧める。
- イベント マーケティング例: 今後の就職フェアや Web セミナーについて大学生に通知し、情報を提供し、参加を促す。
- タレント プール エンゲージメント例: 特定のタレント プールでフィルタし、スキルに一致する新しいポジションについてグループ全体に通知します。
- アクティブな候補者の管理
- 面接コミュニケーション例: 候補者にコース ステータスのリクエスト、駐車に関する指示、セキュリティの詳細を 1 つのメッセージで提供し、混乱を小さくする。
- 面接後フォローアップ例: 面接後すぐにパーソナライズされたメッセージを候補者に送信して、時間を節約したり、次のステップをアウトライン、追加のリファレンスをリクエストしたりします。
- ステータスの更新例: レビューの遅延や面接スケジュールの変更について候補者に知らせ、時間のかかる採用プロセス中に候補者のエンゲージメントを維持する。
- 選考打ち切り
- 候補者の選考打ち切り例: パーソナライズされた特定のノートを使用して 1 人の候補者の選考を打ち切る、または一括アクションを使用して、クローズされた職務補充依頼または補充済みの職務補充調達依頼で残りの応募者全員の選考を打ち切ります。
- ベンチマークを使用した却下例: よりソフトでパーソナライズされた却下通知を最終選考の候補者に送信し、候補者体験を向上させる。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
候補者にどのように通知するか？ | Workdayメッセージを使用すると、SMS メッセージの受信にオプトインした社内または社外の候補者に SMS 通知を送信できます。
|
どのような情報を候補者に伝えたいですか？ | リクルーティング プロセスでは、次の 2 種類の通知を候補者に送信できます。
|
候補者への通知の送信は誰が責任をもちますか？ | 以下を行うグループまたは個人を制限できます。
|
候補者とどのようにやり取りしたいですか？ | 一度に多数の候補者に連絡する必要がある場合は、候補者に一括で E メールを送信できます。例:職務補充依頼で採用されなかった候補者のプールがあり、別のジョブへの応募を勧めたい場合。候補者に個別に E メールを送信することもできます。 |
異なる言語を話す候補者とどのようにやり取りしたいですか？ | メッセージ テンプレートを別の言語に翻訳して、候補者が自分の優先言語でメッセージを受信できるようにすることができます。 |
推奨事項
メッセージ テンプレートにデフォルトの
”返信先”
E メールを入力または設定できます。"返信先"
E メールを入力しない場合、候補者の返信はテナント用に設定された E メールに送られます。要件
- リクルーティング関係のコミュニケーション用の E メール テンプレートを作成して、E メールの外観とブランディングを定義します。メッセージ テンプレートは、E メールの内容を提供します。
- 権限のあるユーザーだけがメッセージ テンプレートを作成または編集できるように、セグメント ベースのセキュリティ グループを作成します。
制限事項
- いったん作成したメッセージ テンプレートは削除できませんが、いつでも編集できます。
- 一度にアクティブにできるリクルーティング コミュニケーションの E メール テンプレートは 1 つだけです。
- 添付ファイルは E メールでのみ送信できます。
- 添付ファイルのサイズ制限は 7 MB です。
テナント設定
候補者がデータ フィールドを表示して通知を受け取るには、
"テナント設定の編集 - リクルーティング"
タスクで"通知で候補者のフィールドを有効にする
" チェックボックスをオンにします。"候補者の通知の受信者
" セキュリティ グループのセキュリティ アクセス権を設定します。"テナント設定の編集 - 通知"
タスクの "リクルーティング"
セクションで、リクルーターが候補者に必要に応じて E メールを送信できるように設定できます。通知のルーティング ルールを設定して、通知がどのように送信されるかを指定することもできます。セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"System" 業務分野の "Set Up: Message Templates"
| グループ内のユーザーのみがリクルーティング メッセージ テンプレートを作成できるようにするセグメント ベースのセキュリティ グループを作成できます。例: リクルーティング管理者にはメッセージ テンプレートの作成を許可するが、ラーニング管理者にはアクセス権を与えない。 |
"Recruiting" 業務分野の "Candidate Communication"
| このドメインに対してセキュリティ保護されているユーザーは、特定の職務に応募した候補者用のメッセージ テンプレートを使用して、候補者およびプロスペクトに通知を送信できます。 |
"Recruiting" 業務分野の "Invite to Apply"
| このドメインに対してセキュリティ保護されているユーザーは、マーケティング情報用のメッセージ テンプレートを使用して、候補者に他の職務補充依頼への応募を勧めることができます。 通知 Designer のテンプレートを使用して "応募を勧める" を 設定するには、以下の手順に従います。
|
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス ステップまたはビジネス プロセスのステータスでトリガされるカスタム通知を設定できます。リクルーティング関連のビジネス プロセスでは、時間を指定した遅延をカスタム ワークフロー通知に追加できます。例: 候補者が職務への応募を送信した直後に却下メッセージを受信しないようにする。
レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
候補者とのコミュニケーション
| 候補者に送信された以下のような通信の記録を表示します。
|
候補者の職務への応募
| 候補者の職務への応募にアクセスし、候補者に通知を送信します。 |
候補者の検索
| 候補者全体を検索し、候補者に通知を送信します。 |
My 候補者
| 自分がリクルーターまたはマネージャとなっている候補者を検索し、通知を送信します。 |
インテグレーション
影響はありません。
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。詳細は、 Workday CommunityのWorkday Touchpoints Kit を参照してください。