設定の考慮事項: 候補者の個人情報
このトピックの内容を、候補者の個人情報の収集および管理に関する Workday リクルーティングの設定と使用を計画する際の意思決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
Workday リクルーティングでは、性自認、民族などの候補者の個人情報をリクエスト、追跡、および管理できます。
業務上のメリット
- リクルーティング プロセスのどのステージにおいても、候補者からの個人情報の収集に関わる規制コンプライアンス義務がサポートされます。
- 候補者のデータおよび職務への応募データの消去を通じて、プライバシー規制への準拠がサポートされます。
- 採用傾向を分析し、メトリックとレポートを通じてダイバーシティの目標を追跡できます。
ユース ケース
- 社外候補者に、政府 ID または国民 ID、および生年月日をアップロードするように求めるリクエストを送信します。
- コンプライアンス評価のために候補者の個人情報にすばやくアクセスするカスタム レポートを作成します。
- 米国を拠点とする職務に応募する社外候補者に、"障害に関する自己申告 (任意)" フォームを入力するよう求めるリクエストを送信します。
- 当四半期に組織で採用された社員の性別と民族のサマリを表示します。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
どのような情報を候補者から収集できるか？ | 以下の情報を収集できます。
|
勤務地によって候補者から収集する必要のある情報が異なる場合は？ | 応募する候補者にリクエストする情報は、職務補充依頼に設定された主勤務地によって決まります。例: 候補者の兵役経験ステータスは、米国における職務補充依頼でのみ収集します。
Workday を設定することで、国に基づいて個人情報フィールドを非表示にすることや、必須にすることができます。 |
どのような種類のダイバーシティ目標を追跡できるか？ | Workday には候補者の性別や民族の情報を分析するメトリックおよびレポートが用意されており、組織のダイバーシティ目標を追跡できます。次の操作ができます。
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推奨事項
候補者の個人情報を収集および管理する際のプロセスがコンプライアンス義務を確実に満たせるようにするには、コンプライアンス チームおよび法務アドバイザーに相談してください。
データを誤って消去することを防ぐため、本番テナントのデータを削除する際は、事前にサンドボックス テナントを使って
"個人データの消去"
タスクおよびカスタム レポートをテストしてください。個人情報のリクエストを候補者に通知するために使用するカスタム通知を設定します。
要件
"ローカライズ設定の管理"
タスクにアクセスして、候補者から収集する個人情報を選択し、国固有の設定を行います。制限事項
個人情報の収集と国民 ID および政府 ID の収集は、個別のステップおよびタスクです。
Workday でサポートされているのは、候補者の消去プランおよび職務への応募の消去プランのみです。
テナント設定
"テナント設定の編集 - グローバル"
タスクにアクセスし、"ローカライズ設定の管理"
タスクで設定した国を以下のフィールドに追加することで、出生の国、都市、地域の情報を候補者レコードから応募者レコードに転送するように設定できます。
- Country of Birth for Workers and Dependents in these Countries
- Track City of Birth for Workers and Dependents in these Countries
- Track Region of Birth for Workers and Dependents in these Countries
セキュリティ
候補者にリクエストする個人情報の各アイテムについて、"Recruiting" 業務分野の "Candidate Data: Personal Information" ドメインおよびサブドメインを設定します。
ビジネス プロセス
"個人情報の変更" ビジネス プロセスを設定し、それを "職務への応募" ビジネス プロセスのサブプロセスのステップとして追加することにより、候補者から個人情報を収集することができます。
レポート
以下のレポートを ダイバーシティ目標の追跡に役立てることができます。
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
候補者フロー
| 特定の日付範囲内に職務に応募した候補者の個人情報を表示します。 |
候補者フロー サマリ
| 以下に従って候補者のサマリを表示します。
|
候補者の採用
| 特定の日付範囲内に採用された候補者の個人情報を表示します。 |
候補者プロファイル データ
| 職務に応募した候補者に関して保存されている、以下のような情報を表示します。
このレポートを使用して、候補者の情報にすばやくアクセスできるカスタム レポートを作成することもできます。 |
候補者の検索の検証
| 以下によって開始されたアクションの結果を表示します。
|
候補者ソースのダイバーシティ メトリック - 民族
候補者ソースのダイバーシティ メトリック - 性別 | 民族と性別に関するダイバーシティ目標の到達に応募者ソースがどの程度貢献するかを追跡します。 |
ダイバーシティ メトリック
| 職務補充依頼および職務プロファイルに基づいて、民族と性別に関するダイバーシティの情報および内訳をレビューします。 |
選考状況のダイバーシティ メトリック - 民族
選考状況のダイバーシティ メトリック - 性別 | 組織が民族と性別に関するダイバーシティ目標をどの程度達成できるかを追跡します。 |
四半期別のダイバーシティ メトリック - 民族
四半期別のダイバーシティ メトリック - 性別 | 当四半期および過去 4 四半期に採用された社員の性別と民族のサマリを表示します。 |
インテグレーション
身元調査プロバイダなどのサードパーティのインテグレーションを通じて候補者の個人情報を収集し、その情報を候補者レコードにアップロードできます。
関連性のある機能
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
ベンチマーク レポート | Workday には、退役軍人や障害者に関する採用目標の追跡に使用できる 2 種類のベンチマーク レポートが用意されています。
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"VETS 4212" レポート | "VETS-4212" レポートを使用すると、保護された退役軍人として識別された社員の合計数と、そのうち新規に採用された社員の数を表示できます。 |
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。