設定に関する考慮事項: 欠番なしの連番処理
このトピックの内容を、請求書における欠番なしの連番処理の、設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
欠番なしの連番処理を使用すると、会社の 1 つ以上の元帳年度または元帳期間で、欠番なしの請求書番号を作成して割り当てることができます。この番号は、顧客請求書とサプライヤ請求書の両方で、標準の請求書番号の代わりに表示されます。以下に基づく連番処理が可能です。
- 顧客請求書の承認日。
- サプライヤ請求書の計上日。
- 会計処理日。
- 元帳期間、元帳年度、または暦年を、指定された請求書タイプの計上期間と一致するようにリセットする。
- 請求書番号の連番パターンを定義する。
業務上のメリット
欠番なしの連番処理を利用すると、以下のメリットがあります。
- 取引詳細が見やすくなり、監査に関する懸念が軽減される。
- 現地税務当局の報告要件に準拠しやすくなる。
- 請求書発行に関する法定要件を満たすことができる。
ユース ケース
- 請求書に欠番なしの連番が必要となる国で、会社が請求書を発行するとします。
- 会社監査時、監査人は検査する請求書番号を無作為に選択しますが、その番号が見つからないと、疑念を抱く可能性があります。このような場合、該当する番号の請求書が実際に存在しないことを証明するため、追加のエビデンスが必要になります。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
請求書への欠番なしの連番の割当をどのタイミングで開始しますか？ | 会社に連番ジェネレーターが存在しない場合は、新規期間または会計年度の開始後に、欠番なしの連番ジェネレーターが作成されます。これは、欠番なしの連番処理を有効にすると、主会計年度と代替会計年度の両方に適用されます。 代替の会計スケジュールに対して欠番なしの連番ジェネレーターを作成するには、代替スケジュールの開始日が主元帳期間の開始日と一致している必要があります。代替会計年度の期間は、対応する主会計年度が対象となっている必要があります。 |
ルール設定や連番ジェネレーター有効期間はいつ変更できますか？ | 変更は以下にのみ適用されます。
|
送金通知書タイプの自動消込ルールを継続して適用しますか？ | その自動消込ルールを引き続き適用できます。送金通知書タイプには、"欠番なしの請求書番号" を参照するオプションがあります (欠番なしの請求書番号が存在する場合)。
|
顧客請求書に日付の制限を課す必要はありますか？ | 請求書承認時に、欠番なしの請求書番号が顧客請求書に割り当てられます。請求書日付や会計処理日を後日付としているかどうかによって、請求書が順序外になる場合があります。請求書日付と会計処理日のいずれかにより、欠番なしの連番を時系列とする場合は、カスタム検証を使用して日付を現在の日付に制限します。 |
推奨事項
- 一度使用した連番ジェネレーターを変更することはできません。最初にサンドボックスでパターンを確認し、連番が希望通りとなっていることを確認してください。
- 請求書ドキュメント タイプごとに連番処理する場合は、同じ連番ジェネレーター ルールを適用してください。請求書ドキュメントごとに別の連番を作成するには、異なるルールを作成してください。
- 新たに承認されたサプライヤ請求書や調整に欠番なしのドキュメント番号を適用する場合は、欠番が生じるのを回避するために、締め処理済み期間を再オープンしないでください。会計処理日が最後のドキュメントの会計処理日より前の場合は、連番に途切れが生じる可能性があります。
- 混同を避けるため、欠番なしの請求書番号には、既存の請求書番号とは異なるフォーマットを指定してください。会社および国固有の連番処理ルールを使用して、連番のパターンを決定できます。
- 業務トランザクションに関する現地の法定レポート要件を満たすため、顧客請求書の承認日で会計処理を許可するように会社を設定できます。
要件
- 連番ジェネレーターを作成するには、目的の会社で機能を有効にしてください。
- 連番処理を開始する期間を指定して、ジェネレーターの作成が開始されるタイミングを決定してください。
- 欠番なしの番号にするには、顧客請求書が承認済みステータスである必要があります。ただし、サプライヤ請求書の場合は、期間を締める必要があります。
- 請求書、貸方調整、借方調整、クレジット再請求ごとに連番ジェネレーターのルールを設定または選択してください。これらのルールに基づき、欠番なしの請求書番号が割り当てられます。
- 欠番なしの請求書番号は、標準の請求書番号とは別属性であるため、請求書に含めるには、カスタムの BIRT レイアウトを更新してください。
制限事項
- 請求書に欠番なしの連番が割り当てられた後は、その請求書をキャンセルしたり変更したりすることはできません。変更を加えるには、請求書調整を使用してください。
- 既存の設定ルールを変更すると、更新内容は新規の連番ジェネレーターにのみ適用されます。
- 連番ジェネレーターの編集や置換は、使用中でない場合にのみ可能です。
- 代替の会計スケジュールに欠番なしの連番を使って最初の請求書を作成したら、その後に主会計スケジュールに欠番なしの連番を使うように戻すことはできません。
テナント設定
影響はありません。
セキュリティ
連番処理用に以下のセキュリティ ドメインを設定します。
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Common Financial Management" 業務分野の "Set up: Company General" ドメイン
| このドメインに対してセキュリティ保護されたユーザーは、連番処理機能を有効化し、連番ジェネレーター ルールを設定できます。 |
"Common Financial Management" 業務分野の "Set Up: Tax" ドメイン
| このドメインに対してセキュリティ保護されたユーザーは、承認済みの顧客請求書またはサプライヤ請求書に対し、法定請求書タイプ別に連番ジェネレーター ルールを設定できます。 |
"Public Reporting Items" ドメイン
| このドメインに対してセキュリティ保護されたユーザーは、カスタム レポートを作成して、請求書番号または欠番なしのドキュメント番号を表示できます。 |
ビジネス プロセス
請求書ドキュメント日付が現在の日付と異なる場合、顧客請求書に時系列で欠番なしの連番を設定するには、ビジネス プロセスのルール条件にカスタム検証を追加できます。
レポート
特定の期間に連番が存在する場合は、既存のスタンダード レポートをすべて使用して、会社で欠番なしのドキュメント番号が割り当てられた請求書を追跡できます。
カスタム検証で "顧客請求書" ビジネス オブジェクトの
"Invoice date is in Closed Period"
カスタム レポート フィールドを使用すると、顧客請求書に時系列で欠番なしの連番を設定できます。インテグレーション
以下の Web サービスを使用して、欠番なしの連番を設定できます。
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
Get Company ID Definitions
Put Company ID Definitions | 必要な ID を取得して、会社に対して連番処理を有効にします。 |
Get Customer Invoices
Get Customer Invoice Adjustments | これらの Web サービス用 EIB テンプレートを更新して、欠番なしの請求書番号をサポートします。 |
Import Customer Invoice
| 欠番なしの連番を割り当てて顧客請求書を追加または更新できます。 |
Submit Customer Invoice
Submit Customer Invoice Adjustment | 欠番なしの連番を割り当てて顧客請求書と調整を作成できます。 |
この機能を有効にする際は、標準の請求書番号の代わりに欠番なしの請求書番号を使用するために、インテグレーション テンプレートを更新してください。
関連性のある機能
会社に対して欠番なしの連番処理を有効にすると、報奨、請求スケジュール、請求可能なプロジェクトから発生する請求書と調整すべてに適用されます。
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の詳細については、Workday Community を参照してください。