設定の考慮事項: 経費
このトピックの内容を、Workday 経費管理の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
参考情報:
- 特定の機能に関する詳細については、他の設定の考慮事項を参照してください。
- 特定の設定に関する詳細については、タスクの説明を参照してください。
機能の概要
Workday 経費管理を使用すると、会社と支払先の経費を管理できます。
Workday 経費管理では、以下を設定および管理できます。
- 支払オプション
- 経費レート テーブル
- 経費アイテム
- 経費レポート
- 事前申請
- 仮払金
- クレジット カード
- 出張予約レコード
以下の経費を処理できます。
- 候補者
- 臨時従業員
- 外部委員会のメンバー
- 応募者
- 学生
- 従業員
Workday 経費管理には、支払先が経費を迅速かつ容易に管理できるように、経費を一元化する
"経費ハブ"
が用意されています。業務上のメリット
- セルフサービス ユーザーが経費を効率的に管理できるように、タスクとレポートを一元化する。
- 出張や外出での経費精算をすばやく完了して、払戻しを迅速化する。
- 手作業による紙の処理を排除する。
- 機械学習を有効にして、経費レポートの異常値、重複、誤りを評価する。
- 経費取引データを自動的に計算することで、精度を高め、手動入力を削減する。
- タスクを委任することで、ワークロードを管理する。
- 国際および現地の税ルールと払戻し要件を満たす。
- 支出限度額を設定して、出張費と接待費を管理する。
以下の場合に、データの交換とレポートを迅速に実行できます。
- Workday 経費管理を、Human Capital Management (HCM) などの他の Workday 製品とともに使用する場合。例: 経費アイテムを作成して、手当プランに関連付けることができます。
- 支出の予算と実際の支出に関するインサイトを提供する分析とレポートを使用する場合。
ユース ケース
- 1 日あたりの最高金額を適用して支出を制限する。
- コンプライアンスのために経費レポートを監査する。
- 払戻しの計算に役立つレートを定義する。
- クレジット カードおよび出張手配業者からデータをインポートして処理する。
- 会社、会社間、モバイル、多通貨の経費レポートを処理する。
- 会社とその組織全体にわたって支出を追跡、分析、レポートする。
以下を使用して支出を管理することもできます。
- 手当プラン、予算チェック、コミットメント会計
- カスタム検証、税ルール、ワークタグ
- 事前申請
以下の経費の決済と払戻しが可能です。
- 仮払金申請
- 法人クレジット カード取引
- 立替払取引
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
経費支払先にどのように払い戻しますか？ | 支払オプションを設定して、以下を行うことができます。
選択可能な支払オプションにルールを適用して、支払方法または支払配分を決定することもできます。 |
経費払戻しの計算にレートをどのように使用しますか？ | 経費アイテムを評価するレート テーブルとルールを設定して、以下を行うことができます。
金額とパーセントに基づくレート テーブルを使用して、払戻し額を計算できます。 経費の累積方法を使用して、距離ベースの経費など、時間の経過に伴う経費アイテムの増分を追跡することもできます。 |
経費支払先へ払い戻すには、経費支払先からどのような詳細情報を得る必要があるか？ | 経費レポートを設定して、ヘッダー レベルで情報を収集できます。例: 業務上の目的やメモ。
以下について、行レベルでより具体的な詳細をリクエストおよび要求することもできます。
以下を使用できます。
|
特定の従業員が他の従業員の代わりに経費レポートを作成できるようにしますか？ | 従業員が以下の代わりに経費レポートを作成できるようにすることができます。
|
どのような経費レポート方法を設定する必要がありますか？ | ビジネス ニーズに応じて、以下を含むさまざまな経費レポート方法を設定できます。
|
経費レポートの印刷レイアウトの書式をどのように設定しますか？ | Workday 提供のオプションを使用して、経費レポートを印刷できます。
Workday Studio の Report Designer を使用して、以下の印刷レイアウトをカスタマイズすることもできます。
|
支出の事前申請をどのように管理しますか？ | 従業員が経費を負担する前に、事前申請をリクエストできるようにするか、従業員による事前申請を必須にすることができます。
以下を実行することもできます。
|
経費用クレジット カードをどのように設定しますか？ | 以下を設定できます。
さまざまなタイプの法人請求先アカウントを使用して、従業員クレジット カードの支払義務者を指定できます。 従業員が以下を行えるようにすることもできます。
|
従業員はどのように出張データを経費レポートに追加できますか？ | 出張予約レコードを旅行業者からダウンロードして、Workday にインポートできます。
出張予約レコードをインポートすると、従業員は経費レポートに以下のアイテムを追加できます。
|
従業員の経費からどのような税情報を取得すればよいですか？ | 税ルールを設定し、経費レポートの税を有効にできます。経費アイテムの税額が計算され、以下の金額の一部または全部を控除対象とすることができます。
|
推奨事項
- 従業員が経費ポリシーに準拠できるように、経費レポート用の指示テキストを設定します。
- Workday プロフェッショナル サービスまたは組織が契約しているコンサルタントに連絡して、クレジット カードまたは旅行業者とのインテグレーションを設定します。
- 支出の超過を防止するため、事前申請トランザクションのコミットメント会計を有効にします。
- コンプライアンスを確保するため、Workday 経費管理を設定する前に、会社の経費ポリシーをレビューし標準化します。
- 払戻しプロセスを合理化する設定を使用して、支払先に払戻しが迅速に行われるようにします。例: 従業員がモバイル機器でクイック経費を申請できるようにすることができます。
要件
従業員が経費レポートを送信できるようにするには、少なくとも 1 つの経費アイテムと払戻しタイプを設定します。
制限事項
以下のみが可能です。
- モバイルでの領収書スキャンは、特定の国を拠点とする従業員に対して有効にする。
- 経費支払に支払プリファレンス ルールを 1 つ設定する。
経費レポートの領収書および添付ファイル用の認定ドキュメント ストレージはサポートされていません。
テナント設定
"テナント設定の編集 - 財務
会計" タスクを使用して、Workday 経費管理に関するテナント全体のオプションを設定できます。"Expenses Options"
セクションを以下のように設定できます。- "承認済" ステータスの経費レポート行について顧客に請求する。
- 海外経費の税デフォルトを管理する。
- 経費レポートの税を無効にする。
- 従業員が仮払金を申請できるようにする。
- 組織が従業員の経費を顧客に請求しないように徹底する。
- 出張終了日の前に予約済出張予約レコードを経費として処理する。
- 従業員が特定のプロジェクト ワークタグを選択できないようにする。
- 消去された従業員に関して財務データを保持する年数を指定する。
このタスクを使用して、以下を指定することもできます。
- 予算管理のために、経費レポート レベルまたは経費行レベルのどちらの日付に対して金額を請求するか。例: 経費行が複数の会計期間にまたがることを避けるために、経費レポート全体の日付に対して金額を請求できます。
- 経費レポートと事前申請の連番 ID。
セキュリティ
"業務分野のドメイン セキュリティ ポリシー"
レポートにアクセスして、経費に関するすべてのセキュリティ ドメインを表示できます。設定できるセキュリティ ドメインは以下のとおりです。
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Expenses" 業務分野の "Set Up: Payment Election"
| 支払オプションの処理詳細を設定するために使用します。 |
"Expenses" 業務分野の "Set Up: Expense Item"
| 従業員が経費取引で使用する経費アイテムを設定するのに使用します。 |
"Expenses" 業務分野の "Access Expense Item (Segmented)"
| 経費アイテムへのアクセスを制御するセグメント ベースのセキュリティを設定する場合に使用します。
例: 経費アイテムのセットを営業部門の社員だけに表示します。 |
"Expenses" 業務分野の "Self-Service: Expense Report"
| 経費レポートを完了して提出するために使用します。 |
"Expenses" 業務分野の "Self-Service: Spend Authorization"
| 経費が発生する前に、事前申請リクエストを送信するために使用します。 |
"Expenses" 業務分野の "Process: Expense Report Work Area"
| アクション待ちの経費レポートを "経費レポート ワーク エリア " レポートで管理する場合に使用します。 |
"System" 業務分野の "Set Up: Tenant Setup - Financials"
| Workday 経費管理に関するテナント全体のオプションを設定するために使用できる "Set Up: Tenant Setup - Financials" サブドメインにアクセスするために使用します。 |
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
経費レポート イベント
| 以下のことが可能です。
|
経費レポートの会社間イベント
| 以下のことが可能です。
|
事前申請 | 以下のことが可能です。
|
事前申請の一括クローズ イベント
| 組織が事前申請に対して経費レポートを処理する必要がなくなった場合に、複数の未使用の事前申請をまとめてクローズするために使用します。 |
レポート
レポートおよびダッシュボード | 考慮事項 |
|---|---|
"経費の検証ワーク エリア" レポート | レポート カテゴリおよび支払カテゴリ別に経費を表示し、レポートとグラフを使用して支出を分析します。 |
"経費レポート ワーク エリア" レポート | 未処理のアクションがある経費レポートを表示します。このレポートを使用して、経費レポートのレビュー、差戻し、承認を行えます。 |
経費管理ダッシュボード | 以下のような情報を表示するために使用します。
以下を実行することもできます。
|
"上限金額を超過している経費" レポート | 経費アイテムに定義された上限額を超過している経費レポート行と明細を表示します。個人的費用として識別された行と明細は除外されます。 |
"経費ハブ" ワークレット | 経費のタスクとレポートを 1 か所から表示して、これらにアクセスします。 |
"経費レポート未提出の従業員" レポート | 以下の条件で経費レポートを提出していない従業員を表示します。
|
"Workday スタンダード レポート"
レポートにアクセスして、Workday 経費管理に関するレポートをすべて表示できます。以下のようなレポート データ ソースを使用して、カスタム レポートを作成することもできます。
- Expense Reports for Company: 会社または会社階層の経費レポートを表示できます。
- Tax Rate Application: 課税対象の経費レポートを表示できます。
インテグレーション
Web サービスを使用して、Workday 経費管理で使用するデータをインポートできます。例:
- Import Credit Cards
- Import Credit Card Transactions
- Import Expense Rate Tables
- Put Expense Item
- Put Expense Rate Table Rule
- Put Payment Election Option
その他の Web サービスについては、Workday Community の Web サービス ディレクトリを参照してください。
インテグレーションを使用して以下のプロバイダからクレジット カード データをインポートできるため、従業員は経費レポートにクレジット カード データを含めることができます。
- American Express (AMEX)
- Mastercard
- Visa
以下を使用して、従業員が経費レポートに含める出張予約レコード データを Workday にインポートできます。
- Import Travel Booking Records Web サービス: カスタム インテグレーションを構築します。
- Travel Booking Inbound Connector。
関連性のある機能
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
予算 | 予算チェックを使用して、以下を行うことができます。
|
委員会 | Workday で委員会を設定すると、非従業員の代わりに経費レポートおよび事前申請を作成し、経費を払い戻すことができます。 |
報酬 | 払戻し可能手当プランを作成して経費アイテムに関連付けると、社員がジム会費や授業料などの費用の払戻しを請求できるようになります。 |
財務会計 | 以下の追跡が可能です。
|
モバイル | Workday 経費管理をモバイルで有効にすると、従業員は以下を実行できます。
|
HCM | Workday 経費管理では、Workday HCM の会社および社員のデータが使用されます。たとえば以下のデータがあります。
候補者の代わりに経費レポートを作成して、面接プロセスで発生した経費を払い戻すこともできます。 |
給与計算 | 会社または従業員の支払オプションを使用して、経費の払戻し方法を決定できます。 |
プロジェクト | 経費管理でプロジェクト トラッキングを使用すると、従業員は以下を実行できます。
|
決済 | 支払先の経費を手動で決済したり、Workday をスケジュールして、以下の決済が自動的に作成および実行されるようにできます。
|
Student | 従業員に学生データへのアクセス権を付与して、以下が行えるようにできます。
また、セグメント セキュリティを設定して、従業員が学生の経費データにのみアクセスできるようにすることもできます。 |
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。