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Ultimo aggiornamento: 2024-03-08
Concetto: Spese accessorie studente

Concetto: Spese accessorie studente

L'ufficio dell'economo in genere registra la maggior parte delle spese degli studenti nei conti degli studenti e le pianifica automaticamente. Tuttavia, i dipartimenti al di fuori dell'economo hanno occasionalmente bisogno di addebitare spese ausiliarie ad hoc nei conti degli studenti. Esempio: le biblioteche potrebbero dover addebitare agli studenti i libri scaduti.
I dipartimenti al di fuori dell'economo hanno diverse opzioni per contabilizzare le spese ausiliarie nei conti degli studenti. È possibile:
  • Concedere al personale che non è un economo di borsa l'accesso all'attività
    di imputazione spese studente
     .
  • Consentire al personale non economo di richiedere all'economo di contabilizzare le spese per suo conto.
  • Utilizzare un EIB (Enterprise Interface Builder) per caricare le spese degli studenti.
Quando si seleziona un'opzione, considerare il livello di familiarità del personale con Workday e il volume delle transazioni.

Accedere all'attività Applicazione spese studente

È possibile consentire al personale non economo di utilizzare l'attività
Applicazione spese studente
 per immettere manualmente le spese per uno studente alla volta.
Il processo aziendale
Evento spese studente
 mette in sicurezza e avvia questa attività, che consente di:
  • Concedere le autorizzazioni del gruppo di sicurezza a ruoli specifici.
  • Utilizzare le regole condizionali per inoltrare le spese che soddisfano determinate condizioni all'economo per l'approvazione.
    Esempio: è possibile richiedere all'economo di approvare le spese accessorie superiori a 100 USD.
La sicurezza contestuale consente di controllare ulteriormente le operazioni che il personale che non appartiene all'economista può eseguire l'attività. È possibile:
  • Limitare la disponibilità di voci di spesa per il personale non economo da utilizzare nell'attività.
  • Configurare le assegnazioni dei ruoli nelle unità accademiche associate alle voci di addebito.
Questa opzione è più adatta per bassi volumi di spese studentesche.

Richieste

In Workday, le richieste sono uno strumento flessibile che consente al personale non associato all'economo di richiedere all'economo di contabilizzare le spese per suo conto. Il membro del personale esterno può specificare i dettagli dell'addebito che desidera pubblicare nel corpo della richiesta. È possibile configurare le richieste in modo che, quando il personale che non appartiene all'economo, avvia una richiesta, un membro dello staff dell'economo riceve un'attività in
Mie attività
. Quindi utilizzeranno l'attività
di imputazione spese studente
 per contabilizzare la spesa richiesta.
Questa opzione richiede la maggior parte delle azioni da parte di più membri del personale in reparti separati ed è più adatta per volumi e frequenze relativamente bassi.

EIB (Enterprise Interface Builder)

È possibile utilizzare un EIB in entrata basato sull'operazione del servizio Web
Import Charges for Students
 per caricare in blocco le spese degli studenti. Per utilizzare questa opzione:
  1. Fornire un modello EIB al reparto esterno.
  2. Il reparto esterno inserisce i dati obbligatori nel modello.
  3. Un rappresentante designato dell'economo con accesso di sicurezza e familiarità con l'esecuzione di EIB carica i dati nei conti degli studenti.
Le integrazioni sono più adatte per l'elaborazione di volumi elevati e sono pianificabili, ma richiedono conoscenze specializzate e livelli più elevati di coordinamento tra i reparti.